AMSTERDAM – ‘Pure’ detachering, waarbij een overheidsorgaan aanvullende kennis binnenhaalt, wordt niet altijd Europees aanbesteed. Volgens de interpretatie van sommige instanties vallen deze opdrachten niet binnen de geldende richtlijnen. Andere diensten volgen wel de Europese procedure, om op deze manier een goed marktoverzicht te krijgen. De afgelopen zes maanden hebben slechts acht Europese aanbestedingen plaatsgevonden.
In de automatiseringsbranche zijn overheidsinstanties verplicht de opdrachten, waarvan de totale investeringen een drempelbedrag overschrijden, binnen de gehele Europese Unie aan te besteden. De procedure is vastgelegd in EU-richtlijnen, die in 1993 zijn opgenomen in het Nederlandse recht. De Commissie van de EU evalueert deze richtlijnen aan het eind van dit jaar. De praktijk leert dat de regelgeving moeilijk toegankelijk is en dat vragen uit de praktijk onbeantwoord blijven.
Revolutie
In de IT-branche veroorzaakten de richtlijnen een kleine revolutie. Niet langer kon de overheidsinstantie met de vertrouwde huisleverancier door middel van onderhandelingen vraag en aanbod op elkaar afstemmen. Voortaan moest een deel van de opdrachten Europees aanbesteed worden, zodat bedrijven uit de gehele Europese Unie kunnen meedingen. De Europese aanbestedingsrichtlijnen werden opgesteld om de procedure omtrent aanbesteden van overheidsopdrachten doorzichtig te maken. Zij passen in het streven naar een interne markt.
Indien het totaal aan investeringen bij een overheidsopdracht een vastgesteld bedrag overschrijdt, dan is de aanbestedende dienst verplicht om ‘Europees te gaan’. In 1994 werd de drempelwaarde vastgesteld op ongeveer 200.000 ecu, inmiddels is het bedrag verlaagd. Niet alleen ministeries, provincies en gemeenten worden in de regelgeving als overheidsinstelling aangemerkt, ook academische ziekenhuizen, instellingen van wetenschappelijk onderwijs, waterschappen, en ondernemingen als KPN, zijn verplicht om Europees aan te besteden.
Lacunes
Overheidsinstanties interpreteren de regelgeving niet altijd op dezelfde manier. Deze interpretatieverschillen kunnen ontstaan, doordat de regels lacunes bevatten en er geen aanbestedingsreglement bestaat. "Veel aanbestedende diensten beseffen niet dat ze de Europese procedure moeten volgen. Een concurrent kan zich gepasseerd voelen en naar de rechter stappen. Men wordt harder en zakelijker en de vrees om naar de rechter te gaan, neemt af", aldus H.R. ’t Hart, adviseur bij Customerselekt, een bedrijf dat geïnteresseerde leveranciers informeert over Europese aanbestedingen.
‘Pure’ detachering, waarbij een overheidsorgaan aanvullende kennis binnenhaalt en specialisten in dienst van de leverancier voor een bepaalde periode in de aanbestedende overheidsorganisatie werken – deze vorm wordt ook wel bodyshopping genoemd – wordt niet altijd Europees aanbesteed. Volgens de interpretatie van sommige instanties vallen deze opdrachten, waarbij de leiding over het project bij de aanbesteder ligt, niet binnen de richtlijnen. Andere diensten volgen wel de Europese procedure, om op deze manier een goed marktoverzicht te krijgen. Uit gegevens van Customerselekt blijkt dat er gedurende de afgelopen zes maanden acht Europese aanbestedingen op het gebied van detachering hebben plaatsgevonden.
De Europese aanbestedingen hebben veelal betrekking op projecten aangaande systeemintegratie, systeembouw, consultancy en onderhoud. Ook deze opdrachten kunnen door middel van detachering plaatsvinden, al ligt de leiding over het project bij de leverancier. Indien de overheidsinstelling de Europese Unie in moet, dan zal in het Supplement op het Publikatieblad van de EG, of in de Tenders Electronic Daily een oproep tot mededinging verschijnen, waarop alle belangstellenden kunnen reageren. De aanbestedende dienst kan kiezen tussen een openbare en niet-openbare procedure.
In het eerste geval kunnen geïnteresseerde bedrijven een offerte indienen, waarna de aanbesteder een keuze maakt. In de niet-openbare procedure vindt een voorselectie plaats. De bedrijven melden zich in eerste instantie alleen maar aan. De aanbestedende overheidsdienst selecteert vervolgens een aantal bedrijven, dat een offerte kan uitbrengen. De selectiecriteria moeten vooraf door de aanbesteder worden bekendgemaakt om objectiviteit te garanderen. Ook de gunningscriteria worden in de richtlijnen genoemd; de opdracht gaat naar het bedrijf dat de laagste prijs biedt, of de economisch voordeligste offerte levert.
Marktoverzicht
Op het eerste gezicht brengt de procedure rond het Europees aanbesteden voordelen met zich mee voor zowel de aanbestedende overheidsinstantie als het geïnteresseerde bedrijf. Het publieke orgaan krijgt namelijk een goed marktoverzicht en de leveranciers kunnen in de EU meedingen naar opdrachten. Er kleven voor de partijen ook nadelen aan de procedure. Voor de overheidsinstanties betekent Europese aanbesteding een hoop administratieve rompslomp. Daarnaast valt in de praktijk het aantal opdrachten aan buitenlandse bedrijven tegen. "Ik schat dat 90 procent van de opdrachten van Nederlandse overheidsinstellingen terecht komt bij Nederlandse bedrijven, of een buitenlands bedrijf dat zich via een Nederlands verkoopkantoor heeft ingeschreven", zegt ’t Hart.
Voor de leverancier kan de procedure extra kosten met zich meebrengen. "Vaak wordt er in de procedure naast de offerte een ontwerp gevraagd, hetgeen extra kosten oplevert. Zo’n 90 procent van de opdrachten komt uiteindelijk toch bij de huisleverancier terecht, aangezien dit bedrijf weet wat de opdrachtgever wil. Dus een bedrijf kan extra investeringen plegen en aan het eind van de rit met lege handen staan. Bovendien weerhoudt de openbare procedure veel bedrijven van het stellen van vragen. Deze worden namelijk, vanwege de openbaarheid van de procedure, eveneens bekend gemaakt aan de concurrenten. Zo bestaan er niet veel discussiemogelijkheden met de klant en dat kan nadelig zijn voor de inhoud van de aanbieding", legt E. Plante, general manager divisie Overheid van Cap Gemini uit.
De Federatie Nederlandse Ondernemingen in de Informatietechnologie (Fenit), heeft een inventarisatie gemaakt onder haar leden en is van plan om binnenkort contact op te nemen met de ministeries van Binnenlandse Zaken en Economische Zaken, om de gesignaleerde knelpunten te bespreken. MC
