"Alle vorderingen op conceptueel en technisch niveau ten spijt blijven veel bedrijven doormodderen."
In de automatisering worden op technisch en conceptueel niveau vaak veel te hooggespannen verwachtingen gewekt. Met nieuwe methoden en technieken zou men op een snellere, betere en meer doelmatige manier kunnen werken. Het is op zichzelf heel goed om te beseffen dat dit – theoretisch althans – tot de mogelijkheden behoort. Maar schiet je daar ook iets mee op als de tijd, het geld of de motivatie bij de minder direct betrokkenen daarvoor meestal ontbreekt? Is de methode nog wel iets waard als de persoonlijke prioriteiten, vaardigheden en activiteiten van het management en de gebruikers daar niet op zijn afgestemd? Zelfs het automatiseringspersoneel zit vaak niet op nieuwe methoden te wachten, en zeker niet als men daarvoor zijn manoeuvreerruimte moet inleveren.
Men kan misschien wel alles, maar niet alles tegelijk. Een andere opstelling is vaak alleen met veel pijn en moeite door te voeren. Ook de noodzakelijke interesse is niet altijd door iedereen op te brengen. Zodra de plannen te veel worden gebaseerd op de verwachte voordelen van een nieuwe methode, loopt men het risico ze voortdurend te moeten bijstellen. Nieuwe concepten, methoden en technieken worden meestal slechts gedeeltelijk en geleidelijk toegepast, omdat het niet anders kan. Voor het bereiken van korte-termijnresultaten worden ze vaak het eerst opzij gelegd. Met andere woorden: in de praktijk werkt men vaak helemaal niet volgens het boekje, vooral niet als daarvoor onvoldoende gelegenheid wordt geboden. Maar zou het niet nog veel slechter gaan als men zonder methoden en technieken zou werken?
Ik moest daaraan denken toen ik kort geleden voor het eerst wat uitvoeriger werd geïnformeerd over een betrekkelijk nieuwe methode, genaamd ‘Euromethod’. Deze werd in opdracht van de Europese commissie ontwikkeld en zou bij uitstek geschikt zijn voor de ingewikkelde problematiek rondom de werving en selectie van leveranciers van automatiseringsmiddelen. Door de benodigde processen met deze methode te structuren en te optimaliseren zou men onder andere betere afspraken kunnen maken en betere contracten opstellen. Euromethod richt zich in het bijzonder op de relaties tussen de leveranciers en de afnemers, ongeacht of dat interne of externe relaties zijn. Men dient haar echter niet te beschouwen als een alternatief voor reeds in gebruik zijnde projectbeheersingssystemen. Ze moet dan ook bij voorkeur in combinatie daarmee worden uitgevoerd, ook al is er misschien overlap, bijvoorbeeld op het gebied van risico-analyse. Euromethod staat los van welke systeemontwikkelingsmethodiek dan ook. De regeling van afspraken op het gebied van exploitatie, beheer en onderhoud sluit echter aan op Itil, waarmee de methode zich uitstekend laat combineren. Euromethod zou in het bijzonder bruikbaar zijn bij het opzetten van (Europese) IT-aanbestedingsprojecten. Maar ze zou eveneens van nut kunnen zijn om de interne automatiseringsorganisatie beter te structureren.
Meer in het algemeen lijkt deze methode heel geschikt als instrument om de institutionele infrastructuur van de informatievoorziening te verbeteren op bedrijfs-, nationaal- en Europees niveau. Voor de afnemers heeft de methode onder andere het voordeel dat de voorstellen van diverse leveranciers beter vergelijkbaar zijn. Dat effect zou nog groter kunnen worden als de methode tot (inter)nationale standaard wordt verheven en wellicht min of meer kan worden voorgeschreven. Dat is niet uitgesloten wanneer deze – zoals tot nu toe het geval was – politiek en financieel krachtig door de Europese commissie ondersteund blijft worden.
In praktische zin bestaat natuurlijk altijd het risico dat deze methode tot een veel te bureaucratische aanpak leidt, en dat de kosten niet meer tegen de baten opwegen. Maar dat gevaar is minder groot als ze wordt gebruikt om het maken van afspraken op het gebied van de IT verder te professionaliseren, en beter controleerbaar te maken. Het voorkomen van een zekere willekeur bij de aanbesteding van grote automatiseringsprojecten is natuurlijk ook een doelstelling. Belangrijkste doel is het bevorderen van een voldoende doordachte en weloverwogen beslissing. Kortom, een heleboel verwachtingen – door de doelstellingen opgewekt – die wel eens niet uit zouden kunnen komen! Desalniettemin zijn ze de moeite van het proberen waard; men kan er altijd wel iets van leren.
