Overal is nieuwe kennis nodig, maar als produktiefactor is zij nog geen gemeengoed. Bovendien geldt voor iedereen in de organisatie dat meer kennis van zaken bijdraagt aan een verbetering van het produkt. Mede dankzij Internet is het proces voor het opsporen en toegankelijk maken van ondernemingsspecifieke kennis op gang gekomen. Kennisoverdracht is een logistiek proces geworden en het voortbestaan van de onderneming hangt er van af.
In 1995, het jaar van de kennisdoorbraak, was sprake van een sterk groeiend besef dat kennis de produktiefactor is voor wereldwijd ondernemen, en dat deze ‘vierde produktiefactor’ toenemende betekenis krijgt als substituut voor grondstoffen en arbeid. Duidelijk werd dat kennisoverdracht een logistiek proces is. Nu, een jaar later, roept iedere consultant dat het voortbestaan van de onderneming afhangt van de kennis in de organisatie. De onderneming denkt na over de organisatie van kennis. Kennisleveranciers zijn bezig het proces te ontwikkelen om kennis over te kunnen dragen. De kennisketen ontwikkelt zich snel. Vraag en aanbod zijn nog ongestructureerd en niet in evenwicht. Het grote knelpunt is het ontbreken van een waardebepaling; wat kost dergelijke informatie?
De komende generatie auto’s kan 25 procent lichter en 10 tot 20 procent zuiniger zijn door gebruik van betere materialen en constructies. Doelgerichte invoer van nieuwe kennis in alle bedrijfsprocessen maakt die verbetering van produkten en processen mogelijk. De nieuwe generatie auto’s zal een kettingreactie teweegbrengen. Lichtere auto’s vragen om eveneens lichtere caravans en veroorzaken een verandering in de afzet van staal en aluminium. En als auto’s lichter en zuiniger te maken zijn, kan dat bij andere produkten toch ook? Er is werk aan de winkel, vooral voor produktontwerpers en fabricagetechnici.
De prestatieverbetering van nu moet worden behaald met modulair ontwerpen, driedimensionaal modelleren (driedimensionaal ontwerpen) en cae (computer aided engineering) via rapid prototyping, en met een sterk verbeterde werkvoorbereiding via rapid tooling en cnc (computer numerical control, van machines en installaties). De technicus is niet de enige die met meer kennis van zaken, en dus met meer informatie, moet werken. Hetzelfde geldt voor planners, verkopers, inkopers, transporteurs, boekhouders enzovoort; voor iedereen in de organisatie. Overal is nieuwe kennis nodig.
Kennisketens
Die informatie wordt verspreid via kennisketens. Deze ketens zijn net zo divers als die van de goederenstroom. Ze lopen van het basisonderwijs tot het wetenschappelijke onderzoek, van het wetenschappelijke onderzoek naar diverse disciplines die kennis praktisch hanteerbaar maken, en vervolgens via publikaties en scholing naar de gebruiker. De gebruikers zijn voornamelijk ondernemingen en het onderwijs. De media bestaan uit: brochures, boeken, mondelinge overdracht, video’s en CD’s, en kennisbanken. De ketens veranderen doordat er een distributiekanaal bij komt: netwerken. Het Net maakt kennis sneller en doelgerichter toegankelijk.
Kennis doelgericht toegankelijk maken via het Net lost weliswaar een knelpunt op, maar veroorzaakt enkele nieuwe knelpunten. Ondernemingen verspillen geld doordat ze telkens weer opnieuw het wiel uitvinden. Doordat de organisatie niet weet welke kennis precies intern aanwezig is, kan de juiste informatie niet op het juiste moment en de juiste plaats beschikbaar zijn. Nu zijn binnen de organisatie de medewerkers nog de kennis-‘eigenaars’.
Binnen internationale, en inmiddels ook enkele middelgrote, ondernemingen is het proces voor het opsporen en toegankelijk maken van ondernemingsspecifieke kennis op gang gekomen. Informatie over gelijksoortige ervaringen wordt gebundeld, door gebruikers geanalyseerd en als best practices geformuleerd, vastgelegd en via een intranet overgedragen. Dit draagt bij aan het verbeteren van produkten en processen.
Een produkt op zich
De volgende stap om kennis doelgericht toegankelijk te maken bestaat uit het direct aan het produkt koppelen van die informatie. Over de produkt(groep)structuur heen wordt de bijbehorende kennislaag gelegd; de informatie is dan in de produktstructuur ingebouwd. De structuur bestaat dus niet meer alleen uit de materialen- en activiteitencomponenten, maar ook uit kenniscomponenten. De bill of material wordt tevens een bill of knowledge.
Net zoals met produkten, materialen en processen kan dan ook met kennis worden gemanipuleerd. Dat is ondermeer nodig omdat een best practice voor het toepassen van een bepaald produkt, systeem of dienst in bijvoorbeeld Italië een andere is dan in Japan. De verkoopadviseur verkoopt op basis van die best practice-kennis in Japan een Japans produkt, in Italië een Italiaans produkt enzovoort, terwijl de eraan ten grondslag liggende produkt- en kenniscomponenten uit één structuur komen.
De organisatie als kennisbron is geïsoleerd. Die bron raakt uitgeput als ze niet met nieuwe informatie wordt gevoed. Een continue instroom van nieuw materiaal is noodzakelijk. Nieuwe kennis inbrengen door onderzoek en ontwikkeling is kostbaar. Bronnen voor nieuwe kennis zijn wetenschappelijke instituten en uitgaven, patentbureaus en dergelijke. Nagaan of een ander het probleem al heeft opgelost is effectiever, mits er mogelijkheden bestaan om die informatie effectief en efficiënt op te sporen.
Er is niet alleen behoefte aan wetenschappelijke kennis, vastgelegd in een patent, model of verhandeling, maar ook aan informatie over produkten en processen met betere prestaties. De bron daarvan is de leverancier. De leverancier als kennisbron is miskend. Hij draagt direct kennis over via brochures, handboeken en produktopleidingen, en indirect via uitgevers van technische tijdschriften en boeken, leerinstituten en consultants. De informatie-overdracht is nog vooral gekoppeld aan het (vernieuwde) produkt, maar dat verandert. De kenniscomponent verzelfstandigt; het wordt een produkt op zich. In de toekomst zullen organisaties dergelijke informatie gebruiken om geheel nieuwe produkten of diensten en processen te ontwikkelen. Het vernieuwingsproces wordt daardoor drastischer.
Templates
Netwerken als nieuw distributiekanaal brengen de kennisoverdracht in beweging. Ze zijn zo belangrijk omdat langs die weg een enorme hoeveelheid informatie direct en doelgericht beschikbaar komt om problemen op te lossen. Daardoor staan de vertrouwde overdrachtsstructuren ter discussie. Veel wetenschappelijke informatie is via het Net beschikbaar, maar produktkennis nog nauwelijks. De leverancier moet zijn kennis eerst een hanteerbare vorm geven, en die informatie vervolgens via een intranet of Internet toegankelijk maken.
Wat de leverancier toevoegt op het net, is kennis over de objecten uit zijn assortiment. Dergelijke informatie geeft aan hoe met het object moet worden gemanipuleerd, wat de parameters zijn. Daf-truckers kunnen al internationaal via hun bakkie informatie krijgen over het oplossen van storingen en kunnen zo ook de locatie van de dichtstbijzijnde dealer vernemen. Leveranciers van verspanende gereedschappen vertellen via het Net alles over de toe te passen verspaningscondities (wat commercieel onvoorzichtig is). Naast dit soort informatie is kennis over de ontwikkeling van objecten nodig, om de gebruiker met het betreffende systeem op het veranderingspad te brengen.
De kennis die nu beschikbaar komt, gaat over een bepaald proces. Daarnaast is de samenhang tussen processen van belang. Nieuw daarbij zijn templates, modellen van een type logistiek proces. Een template omvat de structuur, de procedures, de applicatie en de kennis. Bekend zijn inmiddels templates voor: het besturen van logistieke processen, systemen voor bpr (business proces redesign), en machine- en installatiebesturing. Onder andere Baan, Sap, Incontrol en Berenschot ontwikkelen en leveren dergelijke templates.
Optima zoeken
De template voor de automobiel-, annex voertuig-industrie bijvoorbeeld bevat het hele model voor de logistieke besturing van die industrie. De gebruiker kan binnen de template een besturingsmodel volgens zijn eigen praktijk definiëren en toepassen, en vervolgens stap voor stap een geavanceerder model invoeren. Zo’n template is ontwikkeld uit de best practices van de leverancier en zijn partners; er ligt een enorme hoeveelheid kennis in besloten. De klant koopt in de nabije toekomst niet alleen de procedures met de programma’s om deze geautomatiseerd te kunnen afhandelen, maar ook de bijbehorende kennis. Templates vormen het begin van de gerichte inbreng van objectkennis in de organisatie.
De template staat nog in de kinderschoenen. Technische handelshuizen bijvoorbeeld leveren via dochterbedrijven machines, gereedschappen, smeermiddelen, besturingssystemen etcetera. Eerst moeten de templates van al die afzonderlijke produktassortimenten worden ontwikkeld. Dan volgt integratie, zo dat de gebruiker zijn problemen kan oplossen langs diverse views (produktvormgeving en -fabricage, het meest economische middelengebruik, de produktlevenscyclus met de laagste milieubelasting enzovoort). Voor het oplossen van die integrale problemen moet de kennisleverancier een reeks faciliteiten toevoegen voor het zoeken van optima.
Complexiteit oplossen
De logistieke modellen voor kennisdistributie worden gecompliceerd, en iemand moet die complexiteit oplossen. Door de in het bedrijfsproces benodigde kennis in vier categorieën op te splitsen, blijkt in welke richting de oplossing waarschijnlijk gezocht moet worden. De eerste categorie betreft de kennis die nodig is om nieuwe of te vernieuwen produkten te ontwikkelen. De eigen organisatie genereert die wetenschap, deels uit onderzoek en ontwikkeling, deels via kennisinstituten. De tweede categorie omvat de door leveranciers geleverde produktkennis, al dan niet gestructureerd in templates. De derde bevat de materiekennis van produkten en processen in algemene zin, zoals marketing, logistiek en logistiek management. De vierde is de primaire kennis, bijvoorbeeld van statistiek, rekenkunde, wiskunde en talen.
De eerste drie categorieën moeten voortdurend worden vernieuwd. Die nieuwe kennis wordt nu ingebracht door vakliteratuur, produkt- en systeeminformatie van leveranciers, cursussen en seminars, en een klein beetje, maar in toenemende mate, via het net. Kennisdistributie via netwerken is niet alleen belangrijk door de doelgerichtheid en snelle toegankelijkheid, maar ook vanwege het marketingaspect; de leveranciersnaam is eraan verbonden.
Kennis doorgeven is primair een uitgeef- en opleidingsproces, tot nu toe via tijdschriften, boeken, cursussen en dergelijke. De verstrekking via het Net wordt daar stap voor stap aan toegevoegd. Voor wetenschappelijke publikaties is dat proces al vergevorderd. Aan levering van materiekennis via het Net wordt gewerkt. Inmiddels zijn titels van publikaties online beschikbaar, maar het artikel zelf moet nog worden besteld. Het knelpunt is dat goede betalingsprocedures voor online geleverde publikaties ontbreken.
Nieuwe faciliteiten
Kennis leveren via het Net is alleen aantrekkelijk als er nieuwe faciliteiten aan worden toegevoegd. Nodig zijn bijvoorbeeld mogelijkheden om: de benodigde kennis gemakkelijk op te sporen via gebruiksvriendelijke zoekstructuren; door te koppelen naar leverancierskennis via homepages; en als gebruiker ‘kennistemplates’ samen te stellen. Het aanbod moet object-georiënteerd, per object geordend en op kwaliteit geselecteerd zijn. Er moet veel kennis over hetzelfde object direct toegankelijk zijn. De kennis moet ondergebracht zijn in kennisstructuren en ontwikkelingspatronen. De kwaliteit van kennis moet door structurering en presentatie ervan verbeterd worden.
De eerste stap naar dit nieuwe uitgeefproces is het creëren van een eigen website. Die website is de nieuwe kenniswinkel. De houder ervan koopt kennis in, voegt daar meerwaarde aan toe en verkoopt het resultaat.
Na het uitgeefproces volgt het leerproces via het middelbare, hoge en universitaire onderwijs en het leerinstituut. Als deze organisaties kennis hebben ingekocht, moeten ze daar opnieuw meerwaarde aan toevoegen. Die meerwaarde zit vooral in het proces van het leren. De meerwaarde van onderwijs boven het zelfstandig kennis nemen is dat de student gestuurd wordt in het onderwijsproces. De toe te voegen faciliteiten zijn ondermeer: op de vraag en het individu afgestemde curricula; op het individu afgestemde didactiek en tempo; effectieve leervormen; onderwijs voor een groot deel op de werkplek; en voor aanvullend onderwijs direct aansluitend op de werkproblematiek.
Prijsvergelijking
De uitgevers bereiden zich voor om hun produkten elektronisch via netwerken te verspreiden. De grondstoffen, in de vorm van artikelen en gedigitaliseerde boeken, zijn beschikbaar. Het inrichten van een website kost tijd en het toevoegen van waarde aan de kennis is kostbaar en tijdrovend. Technisch vormt het inrichten van de commerciële website nu nog problemen, maar binnenkort niet meer. De problemen met logistieke processen voor object-georiënteerde kennislevering via het Net zijn op te lossen.
De echte knelpunten liggen aan de vraag- en aanbodkant. De gemiddelde bedrijfsorganisatie is nog niet toe aan een proces van doelgericht kennis verzamelen en gebruiken. Ze moet zich nog een goed en volledig beeld vormen van wat er met kennis als substituut voor materialen en energie te bereiken valt. Daarna volgt de vraag welke inspanning die substitutie kost. Kennis als produktiefactor is nog geen gemeengoed. Het veranderingsproces van ongecontroleerd naar gecontroleerd kennis genereren en gebruiken is enigszins in beweging. Een belangrijke oorzaak voor de trage beweging is dat de reële kosten van nieuwe kennis nog niet duidelijk zijn. Prijsvergelijking met behulp van een substitutiebalans staat nog in de kinderschoenen.
De ontwikkeling van de prijs van kennis begint aandacht te krijgen van de werkvoorbereiding – binnen de organisatie van oudsher het knooppunt voor de kostprijscalculatie. Nieuwe calculatietools met kennisbanken koppelen het calculatieproces voorzichtig los van de bedrijfservaring. De organisatie kan met de tools zonodig bedrijfsgrensoverschrijdend calculeren. Niet de co-maker, maar de uitbesteder zelf bepaalt dankzij kennis de prijs. Investeren in kennis levert rendement op bij de eigen produktie en bij het inkopen.
Het nieuwe kenniskanaal met een scala aan bijbehorende logistieke kennisketens is in ontwikkeling. De grote ontbrekende is de klant. Binnenkort wordt die klant gelokt met ‘kennis op maat, precies op tijd en van hoge kwaliteit’. Dat is wel van belang als lokaas, maar niet het belangrijkst. Het echte lokaas is meer winst en betere klantbediening. Voor die rekensom moet de prijs van kennis duidelijk zijn.
Cees van Heijkoop, freelance medewerker Computable
