De gedaantewisseling van het papieren naar het elektronische document, zeker in het licht van ‘business reengineering, dwingt organisaties hun behoefte aan documentbeheer opnieuw te bepalen. Liefst aan de hand van standaarden. ‘Document management’ is, zo schetst Arnold van Trotsenburg, hard op weg naar erkenning als een basisvereiste voor praktisch iedere document-intensieve applicatie.
Gezien het aantal definities dat bestaat voor het begrip ‘document’ is het gemakkelijk te begrijpen waarom er bijna net zo veel definities zijn voor het begrip ‘document management’. Wie een document in een hangmap opbergt, is in principe bezig met documentbeheer. Dit is echter niet te vergelijken met het werken in een kantoor waarin gebruik gemaakt wordt van een edms (electronic document management system). De verandering van de documentvorm van papier naar een dynamische elektronische vorm en de recente gerichtheid op business reengineering dwingt organisaties hun behoefte aan documentbeheer te heroverwegen.
Als de term document management system (dms) wordt gebruikt in relatie tot een online systeem, is een gerichte definitie nodig. In het edms-concept wordt het gebruik van kasten, laden en hangmappen niet beschouwd als documentbeheer. De vele functionaliteiten rond diverse technologieën, zoals workflow, text-retrieval en imaging, versluieren het gebrek aan duidelijkheid met betrekking tot de definitie van documentbeheer. Dit is in het bijzonder het geval als die technologieën geïntegreerd zijn in diverse dms’en. Ze zijn echter op zich geen systemen voor documentbeheer. Sommige analisten, leveranciers en gebruikers houden de verwarring in stand door geen duidelijk onderscheid aan te brengen tussen die technologieën.
Ophalen en controleren
Documentbeheer omvat niet het vermogen om documenten te creëren, ofschoon sommige beheerprodukten voorzien in functies voor het opmaken van tekst. Ook produkten die zich exclusief richten op systemen voor het creëren van documenten, zoals Sgml (standard general markup language), tekstverwerkers en dtp-systemen (desktop publishing), worden niet als dms’en beschouwd.
Een goed dms oefent controle uit over praktisch ieder type document, onafhankelijk van het systeem waarmee dat is aangemaakt. Ook andere, op creatie en conversie gerichte produkten, zoals scanners en ocr (optical character recognition), worden niet beschouwd als vormen van documentbeheer, omdat ze niet voorzien in ophaal- en controle-mechanismen.
Sommige leveranciers en gebruikers van zogenaamde document-viewers zien deze als voorzieningen voor documentbeheer. Viewers zijn echter slechts een onderdeel van dms’en. Hetzelfde geldt voor text-retrieval engines.
In tegenstelling tot werkstroombeheer voorziet documentbeheer niet in mogelijkheden voor routing. Sommige produkten voor documentbeheer leveren deze mogelijkheid naast de standaard geboden functionaliteit, maar dit moet beschouwd worden als een extra toepassing.
Binnen de definitie van documentbeheer bestaat meer dan één benadering daarvan. De belangrijkste verschillen tussen produkten in de documentbeheer-markt draaien om het niveau van de controle die over het document wordt uitgeoefend, de benadering van ophalen en het type documenten dat wordt ondersteund.
Drie basistypes
Documentbeheer biedt een middel om documenten op te slaan, gemakkelijk te lokaliseren en op te halen, en om controle uit te oefenen over op documenten gebaseerde informatie, gedurende het gehele bestaan van het document. Er zijn drie basistypes documentbeheer: file managers (fm), library managers (lm) en compound document managers (cdm). Binnen elk van deze types moet worden bepaald wat de omvang is van de te beheren documentencollectie.
Documentbeheer ondersteunt desktop-, groeps- en organisatiebrede installaties. Het primaire verschil tussen groep- en organisatie-georiënteerde produkten is de onderliggende structuur en de controlemethode. Groep-georiënteerde produkten zijn gericht op de eindgebruiker. Het zijn typische kant-en-klare produkten, die elk aantal documenten in een enkelvoudige lan-omgeving (local area network) kunnen beheren. Groep-georiënteerde produkten voorzien niet in vooruitstrevende commit-protocollen, die roll-back en recovery van documenten mogelijk maken. Commit-protocollen zorgen ervoor dat bij storingen de oude situatie hersteld kan worden (recovery), doordat de ondernomen acties zijn terug te draaien (roll-back).
Organisatie-georiënteerde produkten zijn gericht op de IT-groep. Ze zijn te typeren als een set hulpmiddelen om oplossingen voor documentbeheer te installeren, ongeacht de grootte en het aantal lan’s en wan’s (wide area network) in de organisatie. De organisatie-georiënteerde oplossingen voorzien in een betere controle over de systeemconfiguratie en in document-commit-protocollen. In deze serie produkten bestaan verscheidene diversificaties.
Onderkant functionaliteit
Aan de onderkant van de controle- en ophaal-functionaliteit zitten de file managers. Deze produkten zijn typisch gebonden aan een enkelvoudig bestandstype, voornamelijk document-images. Bestandsmanagers voorzien op twee manieren in het organiseren van documenten: profiles en cabinets.
Profiles zijn quasi databases, die toestaan dat een beperkt aantal index-waarden wordt geassocieerd met elk document (bijvoorbeeld auteursnaam, datum en titel).
Cabinets zijn op iconen gebaseerde metaforen die staan voor de traditionele kast-lade-hangmap-benadering van document-organisatie. De ophaal-functionaliteit is gebaseerd op de opslag/indexering-benadering van het produkt. Er zijn enkele uitzonderingen die voorzien in een full-text-query-benadering van retrieval.
De wortels van bestandsmanagers bevinden zich in document-imaging. Daardoor neigen ze ertoe alle bestanden als images te behandelen. Ze voorzien dus niet in revisie-controle, check-in/check-out en lees/schrijf-bescherming.
Hoog niveau van controle
Library managers zijn niet gebonden aan het enkelvoudige bestandstype. De trend onder deze produkten is om praktisch elk betandstype in zijn oorspronkelijke vorm te ondersteunen (bijvoorbeeld images, tekstverwerkingssystemen, dtp-systemen, spreadsheets en cad- (computer aided design) bestanden).
Retrieval wordt gedaan via twee methoden. Ten eerste door middel van indexen. Deze zijn gebruiker-gedefinieerd in een volledige database (meestal van een externe leverancier). Ten tweede via een volledig geïntegreerde full-text-query-engine.
Daarnaast voorzien library managers in een hoog niveau van controle van documenten. Geavanceerde beveiligingsschema’s, revisie-tracking en -controle, document-check-in/check-out en het gebruik van audit-trails zijn allemaal standaard voorzieningen van deze produkten.
Een voorbeeld: een offshore-organisatie voert projecten uit. Hierbij zijn revisie-niveau en procedures voor check-in/check-out van groot belang. De klant van de organisatie eist dat de documenten die opgeleverd worden voorzien zijn van een revisie-niveau. Check-in/check-out is van belang als meerdere personen die allemaal documentonderdelen produceren aan dat document werken. De projectmanager neemt het document mee naar het boorplatform (check-out) en voert de laatste tekstuele wijzigingen in de specificaties in. Op kantoor kan de plaatsvervangend manager informatie in het document bekijken. Als hij het opent, ziet hij dat hij geen directe aanpassingen mag doen. Hij mag echter wel de onder zijn beheer staande tekeningen aanpassen. Op het moment dat de projectmanager op het boorplatform elektronisch contact zoekt met kantoor, worden de aldaar aangebrachte wijzigingen automatisch opgenomen in het document (check-in).
Virtuele en dynamische bron
Aan de bovenkant van het functionaliteiten-palet bevinden zich de compound document managers. Deze produkten voorzien in dezelfde functionaliteit als library managers. Het verschil ligt in de benadering van de document-definitie. Overeenkomstig huidige trends in document-architectuur en auteursgereedschappen behandelen compound document managers het document als een virtuele en dynamische bron. In deze benadering is het document niet noodzakelijk een enkelvoudige informatiebron, maar eerder een collectie van verwijzingen naar verschillende informatiebronnen. Het kan bijvoorbeeld verschillende afzonderlijke tekstblokken bevatten, een gekoppelde spreadsheet en een gescand plaatje. Naar voren tredende standaarden voor document-architectuur, zoals Opendoc, Corba en Ole, en Sgml ondersteunen deze benadering.
Compound document managers traceren en controleren iedere component van het document. Daarmee voorzien ze in meer flexibiliteit en hogere controleniveaus dan library managers. Op deze manier zijn relaties tussen documenten die gebaseerd zijn op gemeenschappelijke componenten te traceren. Dit is van belang als afzonderlijke componenten van het document verspreid zijn over het wan. De uitdaging aan leveranciers is om de gehele organisatie van deze controle te voorzien. Daarbij moet dan rekening gehouden worden met die relaties tussen documenten, zodat een verandering van een component al dan niet weerspiegeld wordt bij de toepassing ervan in een ander document. Roll-back, recovery en audit-trails zijn aanwezig op component-niveau, en daarbij wordt de integriteit van ieder document behouden.
Deze benadering van documentbeheer leidt naar de ondersteuning van het intelligente document. Leveranciers kunnen momenteel voorzien in produkten waarbij in gecontroleerde omgevingen het intelligente document pro-actief de relatie tussen document-componenten traceert. Hierbij veroorzaakt een verandering in het ene component automatisch een verandering van het andere. Het intelligente document moet de auteur ten minste waarschuwen als het wordt benaderd en daarbij aangeven dat afzonderlijke componenten een verandering ondergaan hebben. Volledige intelligente tracering over de hele organisatie heen is een toekomstige richting, maar nog niet een beschikbare voorziening.
Standaarden
Noodzakelijk is de ontwikkeling van standaarden voor documentbeheer. De Aiim Document Management Alliance (DMA) is een taskforce die zich richt op het ontwerp van standaarden voor interoperabiliteit en op het definiëren van overeenkomstige produkten die gecoördineerde toegang mogelijk maken tot multi-vendor document-opslagplaatsen. DMA heeft een forum gecreëerd voor gebruikers en leveranciers die willen samenwerken om zicht te krijgen op de behoefte van de markt.
Eén van de eerste acties van de taskforce was het definiëren en rangschikken van de wensen van gebruikers, om er zeker van te zijn dat DMA-standaarden voldoen aan hun behoeften. Het DMA User Requirements Subcommittee heeft het eerste niveau van interoperabiliteit en functionele vereisten voor dms’en gedefinieerd. Deze vereisten werden gerangschikt op basis van de wensen van DMA-leden. De bevindingen van de subcommissie zijn gepubliceerd in de DMA functional and interoperability requirements for enterprise management systems (te verkrijgen bij de Aiim Bookshop).
De subcommissie identificeerde functionele vereisten gebaseerd op de Black forest group requirements for enterprise document mangement‘ en groepeerde deze in vijf gebieden: document-invoer en -verwerking; document-retrieval en -display; document-review en -approval; document-opslag en administratie; en document-services.
Vervolgens voegde de subcommissie vereisten toe op het gebied van interoperabiliteit. Deze maken het mogelijk om objecten uit te wisselen tussen verschillende libraries. Daarbij wordt hetzelfde document in twee verschillende libraries gerepresenteerd en kunnen organisaties een gemeenschappelijk recordbeheer-beleid over verschillende documentencollecties heen implementeren.
De DMA technische commissie gebruikte de vereisten om het bereik van DMA 1.0 te definiëren. Toekomstige releases van de specificatie zullen geleidelijk aan DMA worden toegevoegd. Daarbij zal hoge prioriteit worden toegekend aan zowel gebruikersvereisten als cruciale opkomende technologieën.
Algemene richtlijnen
Een beschouwing van de basale produktcategorieën en architecturen moet vooral gericht zijn op de ingebouwde voorzieningen van een produkt. Dergelijke voorzieningen betreffen: platformbeschikbaarheid; bestandstype-ondersteuning; geïntegreerde databases; ondersteuning van standaarden voor documentbeheer; geïntegreerde tekst-retrieval, geïntegreerde werkstroom-automatisering, specifieke ondersteuning van engineering-toepassingen; en api-toolsets (application programming interface).
Wie zich oriënteert op het aanbod, kan enkele algemene richtlijnen hanteren voor investeringen in een dms. Ten eerste: zoek leveranciers die al op weg zijn, of tenminste een richting aangeven, naar ‘enterprise cdm’ (compound document manager). Ten tweede: kijk naar leveranciers die werken met en ondersteuning geven aan de voorgeschreven standaarden voor documentbeheer (bijvoorbeeld DMA en Odma). Ten derde: beschouw file managers niet als bron voor documentbeheer. Het is duidelijk dat softwareleveranciers van plan zijn om dit niveau van functionaliteiten op te nemen in besturingssystemen, zoals Cairo. Naarmate deze object-georiënteerde document-bewuste omgevingen zich verder ontwikkelen, zijn de leveranciers van documentbeheer gedwongen om voor te blijven en zich te onderscheiden door toegevoegde waarden te bieden. Wie intelligente verbindingen, elektronische handtekeningen, elektronische watermerken of bewijzen van echtheid en vergelijkbare functies kan leveren, steekt met kop en schouders boven de rest uit.
Documentbeheer is op weg naar erkenning als basisvereiste voor praktisch iedere document-intensieve applicatie. Integratie tussen documentbeheer en andere op documenten gebaseerde technologieën, zoals werkstroom, tekst-retrieval en imaging, is onvermijdelijk. Imaging is niet gepositioneerd als concurrerende technologie, maar als een gegevenstype dat moet worden ondersteund. Tekst-retrieval is een ingesloten voorziening in vrijwel elke library, in cdm-systemen en in sommige file managers. ‘Werkstroom’-leveranciers blijven documentbeheer ondersteunen en omgekeerd. Deze trends zullen zich voortzetten. Echter, totdat er een allesomvattende technologie bestaat, blijft het nodig om de behoefte aan documentbeheer specifiek te bepalen en gericht mogelijke oplossingen te onderzoeken.
Arnold van Trotsenburg is werkzaam als senior consultant bij Xerox Professional Document Services
