Met behulp van gegevenspakhuizen kunnen medewerkers bedrijfsinformatie beter benutten en zo de concurrentiepositie van het bedrijf helpen verbeteren. Het management kan er informatie uit halen als hulpmiddel bij de besluitvorming en ten behoeve van strategische doeleinden, aldus Wilfried Eickholz.
Informatie wordt inmiddels naast de traditionele factoren als kapitaal, arbeid en grondstoffen als vierde produktiefactor beschouwd. Daarbij maakt men echter anders gebruik van informatie dan de wijze waarop informatietechniek voordien overwegend werd toegepast. Het ging vaak om een door de automatisering ingegeven bedrijfsproces of om tactische inzet. Wanneer we informatie daarentegen als produktiefactor zien, krijgt informatie en de gegevens waaruit deze is ontstaan, een strategische kwaliteit. In die context is het vooral van belang dat informatie toepasbaar is voor het besturen van het bedrijf en voor het verbeteren van de concurrentiepositie. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door informatie te gebruiken als hulpmiddel bij de besluitvorming waardoor direct een economisch voordeel te behalen is.
Nieuwe uitdagingen
Aan het begin van de jaren negentig voorspelde de Gartner Group dat in de komende jaren of zelfs in de komende
tien jaar het overwinnen van veranderingen de hoofdtaak van een bedrijf zal zijn. Hiermee is echter ook de opdracht van een informatiesysteem in een bedrijf gewijzigd. Waarom is deze verandering onvermijdelijk?
Een van de oorzaken is de informatietechniek zelf: die heeft het bedrijf namelijk veel produktiever gemaakt. Een aspect vormt het automatiseren van processen die voorheen handmatig werden uitgevoerd en nu grotendeels door de computer zijn overgenomen. Het gevolg is dat met minder werk meer, beter en efficiënter geproduceerd kan worden.
Voorts kennen sommige branches in hoogontwikkelde landen een verzadiging van de markt. Dit heeft de consequentie dat een bedrijf zijn afzet in deze markten alleen kan vergroten ten koste van zijn concurrenten. Veel markten zijn veranderd van een verkoopmarkt in een koopmarkt.
Zowel het globaliseren van de concurrentie als het liberaliseren en openen van markten die tot nu afgeschermd waren, maken de situatie voor veel bedrijven een stuk moeilijker.
Hoe hebben toonaangevende bedrijven uit de industriële- en dienstensector op deze nieuwe uitdagingen gereageerd?
De basisvoorwaarde is winstgevend blijven. Slechts het invoeren van een geheel nieuwe opzet kon, naast het gebruik en intensiveren van bekende concepten, bedrijven beduidend vooruithelpen. Op dat moment werd business process reengineering geboren. De bedrijfsprocessen met een toegevoegde waarde worden hierbij als één geheel beschouwd. Deze visie staat tegenover het credo van de bedrijven die de werkverdeling vanuit het Tayloristische standpunt organiseren. Een ‘platte’ organisatie, lean management en ook lean production zijn organisatievormen alsmede management- en produktiemethoden, die als antwoord op de nieuwe marktomstandigheden ontwikkeld zijn. Bij de managementdoelen komen een sterkere innovatiekracht, een snellere time-to-market, een hogere kwaliteit van produkten en diensten, en het intensiveren van de oriëntatie op klanten en bedrijfspartners op de eerste plaats.
Produktiefactor
Voor het realiseren van de genoemde managementdoelen vormt het strategische gebruik van informatie een nieuwe uitdaging. Vanuit het databeheer gezien is er maar één gebied waar men verplicht is om grote hoeveelheden data te bewaren: de financiële bedrijfsgegevens. Het kader wordt hier bepaald door de wettelijke bepalingen die voor een boekhouding gelden. Hierbij werd overigens ook de tendens ondersteund om bedrijven overwegend op basis van financiële cijfers te leiden. Dit had tot gevolg dat er ook kostbare kostenberekeningsmodulen ontstonden. Op de achtergrond staat daar het uitgangspunt tegenover dat een bedrijf leeft van zijn klanten en dat het gebruik maken van informatie die met deze orders te maken hebben zeker zo nuttig is.
Bij financieel management zien we orders alleen nog terug in de cijfers op de rekening van de klanten. De afwikkeling van de opdrachten en de opdrachten zelf bevatten een hoeveelheid informatie die nuttig kan zijn voor het realiseren van een bedrijfsverbetering. Klantenopdrachten resulteren in opdrachten aan interne en externe leveranciers, waardoor een netwerk aan relaties ontstaat met een groot optimalisatiepotentieel. Met name grotere bedrijven hebben te maken met enorme hoeveelheden gedetailleerde data die slechts te beheersen zijn met behulp van de modernste technieken.
Toen dit duidelijk werd, ontstond in de jaren tachtig het idee van een gegevenspakhuis. Dit is een database met alle informatie die in een bedrijf aanwezig is en ook als produktiemiddel beschikbaar is. Ieder bedrijfsproces wordt in detail zichtbaar gemaakt. Deze informatie kan worden aangevuld met behulp van andere informatie die dienstenleveranciers, zoals online-diensten en marktonderzoeksbedrijven, aanbieden. Op deze manier is bij de besluitvorming ook optimaal gebruik te maken van informatie over de markt en de concurrentie.
De informatie die kan worden opgevraagd uit een gegevenspakhuis moet altijd actueel, accuraat en niet subjectief ingekort zijn. Ook moet het mogelijk zijn om hiervan in een acceptabele tijd gebruik te maken vanuit de gewenste invalshoek.
Lean management houdt onder andere in dat opdrachten en verantwoordelijkheden naar lagere niveaus in de bedrijfshiërarchie worden verplaatst. Voor een succesvol verloop wordt als basisvoorwaarde gesteld dat de medewerkers meer verantwoordelijkheden krijgen (empowerment). De verantwoordelijkheden worden anders toegekend dan tot nu toe het geval was. Het is niet langer de manager die met zijn beperkte verantwoording binnen de hiërarchische piramide over een deel van het bedrijf – inclusief de betreffende activiteiten – regeert. De medewerker in een platte organisatie heeft namelijk niet meer alleen een uitvoerende maar ook een sturende opdracht in het kader van het bedrijfsproces waarvan hij deel uitmaakt. Eén van de doelen van deze heroriëntering van de bedrijfsprocessen is dat de medewerker gemotiveerd wordt en naar eigen verantwoording zijn werkzaamheden uitvoert.
Dit is in de eerste plaats mogelijk met behulp van de enabler– informatie. Informatieverwerkende- en informatieverstrekkende systemen stellen aan de medewerkers informatie en functies beschikbaar, die niet alleen expertise leveren maar ook veel gedetailleerde kennis over feiten.
Definitie gegevenspakhuis
Aanvankelijk geloofde men dat een gegevenspakhuis te produceren is, wanneer alle binnen een bedrijf opgeslagen informatie als virtuele informatie beschouwd wordt. De gedachte daarbij was dat men met behulp van de betreffende software en het opnemen van computers in een netwerk, tegen acceptabele kosten gebruik zou kunnen maken van de data. Daarbij was het niet nodig dat de data fysiek geïntegreerd werden. Dit basisconcept is momenteel om verschillende redenen achterhaald.
In het midden van de jaren tachtig beschreef William Inmon van Prism Technologies voor de eerste keer de kenmerken, waarover de data uit een gegevenspakhuis zouden moeten beschikken:
– De data zijn gericht op de behoeften van de eindgebruiker en ook zodanig gemodelleerd. Een gegevenspakhuis vormt de basis om gedetailleerde data om te zetten in informatie die door mensen begrepen en gebruikt kan worden.
– De data zijn geïntegreerd. De gegevens uit de verschillende gegevensbeheersystemen, die over het algemeen ook een verschillend format kennen, worden samengebracht en geconsolideerd zodat ze op eenduidige wijze te benaderen zijn.
– De data hebben een tijdelijke dimensie. Gegevens die zijn opgeslagen in een operationele database geven alleen een momentopname weer. Om over een bedrijfsontwikkeling te kunnen oordelen is ook de informatie over de veranderingen noodzakelijk.
– De data zijn duurzaam. Het betreft data die in een operationele database allang verwijderd zouden zijn. Daarentegen completeren in een gegevenspakhuis de nieuwe data uit de produktiesystemen de bestaande informatie waardoor het tijdsbestek steeds wordt verlengd.
Een gegevenspakhuis met omvangrijke gedetailleerde informatie over de bedrijfsobjecten en -processen, die naast de operationele databases functioneert, mist de tekortkomingen van de tot nu toe beschikbare informatieverstrekkende systemen. Veel gebruikersgroepen bevestigen dit momenteel. De weg naar het gegevenspakhuis is ingeslagen. Begin 1995 heeft de Meta Group vijfhonderd grote bedrijven gevraagd naar hun plannen met betrekking tot gegevenspakhuizen. Meer dan de helft van de ondervraagden blijkt al gestart te zijn met een gegevenspakhuis-project en meer dan 90 procent van de ondervraagden heeft dit gepland voor de eerstkomende twee jaren.
Een gegevenspakhuis-project is voornamelijk een systeemintegratie-project: het is niet zomaar kant en klaar verkrijgbaar maar moet van geval tot geval worden gebouwd. Op de markt zijn softwareprodukten voor veel gegevenspakhuis-functies verkrijgbaar. Dit betreft het ontwerpen van de database, het database-systeem, de metadatabase, de meeste tools om het gegevenspakhuis te kunnen benaderen en de middleware om de computersystemen te verbinden die met elkaar communiceren. Alleen daar waar men te maken heeft met individuele databronnen of archaïsche systemen die gebruik maken van databronnen, moet men rekening houden met noemenswaardige individuele ontwikkelingen. Dit geldt ook voor het geval dat een zeer speciaal gebruik vereist is.
Toepassingsgebieden
Een gegevenspakhuis wordt omvangrijk opgezet, zodat deze het bedrijf voordelen kan bieden.
Toepassingen met een strategisch ontwerp ondersteunen de doelen die een bedrijf zich op de lange termijn gesteld heeft. Daarbij horen bijvoorbeeld marketing, verkoop en financiële- en bedrijfseconomische sturing. Strategisch georiënteerde toepassingen bieden concurrentievoordelen doordat nieuwe omzetbronnen kunnen worden gegenereerd en het bedrijf flexibeler en met meer prestatievermogen kan functioneren.
De toepassingen waarmee bedrijfsprocessen geoptimaliseerd kunnen worden, leveren een bijdrage aan het organiseren van hulpbronnen die belangrijk zijn voor het realiseren van de essentiële bedrijfsdoelen.
Toepassingen die de besluitvorming ondersteunen, verbeteren de kwaliteit van deze besluiten omdat gebruik kan worden gemaakt van de volledige informatie. De verschillende managementniveaus krijgen de mogelijkheid om gedetailleerde informatie te analyseren in trends en voorvallen, die bij de besluitvorming van belang kunnen zijn.
Toepassingen op tactisch gebied verbeteren de mogelijkheden van het bedrijf om sneller op niet geplande situaties te kunnen reageren. Ook hier kan gebruik worden gemaakt van een gedetailleerde informatiebank. Er kan bijvoorbeeld beter gereageerd worden op verrassende stappen van de concurrent zoals prijsverlagingen of op nieuwe methoden om de verkoop te stimuleren.
Toepassingen die de capaciteiten en de beslissingsruimte van een medewerker bevorderen, vergroten ook de waarde van de arbeid van kenniswerkers. De medewerkers maken bij het uitvoeren van hun werkzaamheden gebruik van bedrijfsinformatie en werken op die manier direct mee aan het verbeteren van de concurrentiepositie van het bedrijf.
De systeembasis
Een informatiesysteem op basis van een gegevenspakhuis bestaat eigenlijk uit twee typen computers. De interactieve werkplekcomputer waarop de gebruiker zijn opdrachten geeft en de resultaten ontvangt. En een systeem voor de centrale database, ook wel het gegevenspakhuis genoemd. We hebben hier te maken met een typisch client/server-systeem dat aan beide zijden hardware met een krachtig prestatievermogen vereist.
De werkpleksystemen – clients – moeten goede weergavemogelijkheden bieden. Zij ondersteunen de medewerkers bij het formuleren van de opdrachten en stellen hen in staat om complexe berekeningen uit te voeren. Het systeem dat als server voor het databasebeheer functioneert, moet complexe opvraagverzoeken ondersteunen. Ook als deze tegelijkertijd vanaf meerdere werkplekken plaatsvinden moeten zij door de zeer omvangrijke database binnen een acceptabele tijd worden uitgevoerd.
Het database-systeem is de belangrijkste component in het gegevenspakhuis-concept. In tegenstelling tot de vaak complexe structuren van produktiegegevens kent een gegevenspakhuis een platte structuur, maar bevat daarentegen wel een enorme hoeveelheid informatie. Hoeveelheden van honderden tot duizenden Gigabytes of zelfs één of meerdere Terabytes vormen binnen gegevenspakhuizen geen uitzondering. Eén van de kenmerken van een beslissings- en analysesysteem is dat het vaak gaat om complexe zoekvoorwaarden, veelvuldige joins en sequentiële scans in grote tabellen. Functies zoals datapositionering, parallel vragen, parallel laden en indexeren zijn naast een dynamisch systeembeheer van belang om de omvangrijke databestanden te kunnen beheren. Het hoge prestatieniveau dat vereist is voor het online actualiseren van de databank – zoals bij Oltp-systemen – vereist omvangrijke opvraagmogelijkheden.
Een gegevenspakhuis is in principe op een willekeurig platform samen te stellen. Hierbij is het van belang dat op het platform een databasesysteem beschikbaar is dat de juiste functionaliteit levert voor de specifieke beslissings- en analysesystemen. Als systeembasis kunnen mainframes en midrange-servers met een SMP- of MPP-architectuur (symmetrical multiprocessing respectievelijk massively parallel processing) worden gekozen. Als het om grote hoeveelheden data gaat – vanaf 100-200 Gigabyte – is een massief parallel systeem met een architectuur die speciaal op parallelle database-systemen is afgestemd, de beste oplossing.
Wilfried Eickholz, Dipl.-Ing., is werkzaam bij Siemens Nixdorf Informatiesystemen AG te Paderborn, Duitsland.
Waarom een eigen database voor gegevenspakhuis?
STRUCTUUR VAN DE OPERATIONELE DATABASE
Opbouw volgens de eisen van de produktie, niet volgens de eisen van de gebruiker van het gegevenspakhuis
CONSISTENTIE EN REPRODUCEERBAARHEID VAN DE ANALYSERESULTATEN
Data die eenmaal zijn opgenomen in het gegevenspakhuis zijn onveranderlijk; daarentegen veranderen de data in de operationele systemen steeds.
PRODUKTIVITEIT VAN DE GEBRUIKER VAN HET GEGEVENSPAKHUIS
Onnodig lange looptijden van queries op verschillende databases en daarmee onnodige systeembelasting kunnen worden vermeden.
STORINGSVRIJ FUNCTIONEREN
Onderlinge tegenwerking van het operationele systeem en het gegevenspakhuis kan worden vermeden.
