PARIJS – In toenemende mate worden IT-projecten voortijdig stopgezet. Opdrachtgevers zijn eerder bereid het geldelijke verlies voor lief te nemen dan te worden opgezadeld met een systeem dat niet volledig aan de eisen en wensen voldoet. Daar staat tegenover dat het aantal projecten dat succesvol wordt afgesloten ook een stijgende tendens vertoont.
Dit blijkt uit het nieuwste Chaos-onderzoek van het Amerikaanse bureau Standish Group International. De resultaten van het onderzoek werden bekend gemaakt op de International Project Leadership Conference, die dit jaar voor het eerst door ABT International, de leverancier van de Project Workbench PMW, in Europa werd georganiseerd.
Het eerste onderzoek werd gehouden in 1994. Toen bleek dat meer dan 31 procent van alle IT-projecten gedurende de looptijd werden stopgezet. Cijfers die in augustus 1996 werden verzameld, tonen aan dat dit percentage inmiddels is opgelopen tot veertig. Daarmee was volgens Standish Group International een totaal bedrag gemoeid van 100 miljard gulden. "We hebben echter ook kunnen constateren dat het aandeel van projecten dat als succesvol kan worden betiteld, sterk is toegenomen, namelijk van 16 procent in 1994 tot 27 procent in 1996. Meer dan de helft (53 procent) werd in 1994 opgeleverd met een forse tijd- en budget-overschrijding. In 1996 is dat deel teruggelopen tot 33 procent", aldus Jim Johnson, directeur van de Standish Group International, die deze verschuiving als een positieve ontwikkeling bestempelt. "Organisaties zijn zich ervan bewust dat IT-projecten beter gemanaged behoren te worden en zijn eerder bereid om met het stopzetten van een project het geldelijke verlies voor lief te nemen dan voortdurend geld in een project te blijven stoppen om uiteindelijk met een systeem opgezadeld te worden dat niet volledig aan de eisen en wensen voldoet."
Drie factoren
Uit een nadere analyse blijkt het falen van IT-projecten voornamelijk aan drie factoren te wijten: een gebrek aan betrokkenheid van de gebruikers, onvoldoende steun van het topmanagement en onduidelijk geformuleerde doelstellingen. "Andersom betekent het dat wanneer deze drie factoren aanwezig zijn, een project 50 procent kans van slagen heeft. Daarnaast spelen de aanwezigheid van goede functionele specificaties, competent personeel en een goede planning een belangrijke rol", meent Johnson.
Bij maatwerk-softwareprojecten die te laat worden opgeleverd of worden stopgezet, is volgens Johnson het overgrote deel van de beschikbare tijd gespendeerd aan infrastructurele aanpassingen. Het gevolg is dat er te weinig tijd wordt besteedt aan de functionaliteit van de applicatie. "Het risico dat er een applicatie wordt opgeleverd die niet voldoet aan de verwachtingen van de eindgebruikers is dan levensgroot aanwezig. Steeds meer organisaties willen dat risico niet meer nemen en zetten het project daarom liever stop."
Overigens constateert Johnson ook veel mislukkingen bij projecten die worden opgezet om standaard pakketten te implementeren. "De praktijk wijst uit dat hier vaak veel te veel functionaliteit wordt geactiveerd. Een onderzoek bij DuPont toont bijvoorbeeld aan dat driekwart van de geactiveerde functies niet wordt gebruikt. Ze zijn door de gebruikers tijdens de besprekingen wel als wezenlijk betiteld, maar blijken slechts ‘hebbedingetjes’ te zijn."
Een goed projectmanager is volgens Johnson iemand die in staat is om enerzijds goed te luisteren naar wat het management, de gebruikers en de automatiseerders te zeggen hebben en hun opmerkingen samen te vatten in een taal die voor iedereen begrijpelijk is. Anderzijds moet hij ‘nee’ kunnen zeggen. "Versie-management is een goede methode om softwareprojecten, of het nu gaat om maatwerk of pakketten, tot een succes te maken. Inventariseer eerst alle functionele eisen en wensen, stel een prioriteitenlijst op, selecteer de meest kritische elementen, schrap de helft en streep daarvan nog eens 50 procent door. Wanneer de basisfuncties gereed zijn, kunnen nieuwe projecten worden gestart, waarmee volgens het Time Box-principe nieuwe releases van de applicatie worden opgeleverd, die meer functionaliteit bevatten", aldus Johnson. CZ
