De voortschrijdende communicatie-technologie zou leiden tot een snelle toename van ’telewerken’, zo was ooit de verwachting. Hoewel het aantal (deels) telewerkende Nederlanders gestaag groeit, zijn voor de ontwikkeling van dit fenomeen toch meer stimulansen nodig dan de technische mogelijkheden alleen.
Nog net voor de zomer werd het Nederlands Telewerk Forum opgericht. Het Forum, dat onderdak heeft gevonden in het Utrechtse Media Plaza, wil invoering van telewerken in Nederland stimuleren, ondermeer door het uitgeven van publikaties, het organiseren van congressen en het inrichten van een documentatie- en demonstratiecentrum. Vanzelfsprekend wordt ook gewerkt aan het opzetten van een Internet-site. Promotionele activiteiten zijn zeker nodig, want telewerken heeft om verschillende redenen nog steeds niet zo’n hoge vlucht genomen als menigeen verwachtte.
Het Forum is de opvolger van het Platform Telewerk Nederland. Dit Platform werd in juni 1995 opgeheven, omdat de overheidssubsidie afliep. Enkele bedrijven die produkten en diensten voor telewerken verkopen, hebben vervolgens het voortouw genomen om een nieuwe organisatie in het leven te roepen. Het Forum telt nu zo’n twintig leden, onder wie ook het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, de Vifka en TNO.
Volgens voorzitter C.C. de Bruin is het NTF niet alleen bedoeld voor leveranciers. Ook bedrijven en organisaties die zich met andere aspecten van telewerken bezighouden, zijn welkom. Overwogen wordt om het lidmaatschap ook open te stellen voor individuele telewerkers. Voor hen zal het lidmaatschap minder kosten dan de 10.000 gulden die nu gevraagd wordt.
Enorme potenties
Hoewel telewerken nog tal van financiële en organisatorische beperkingen kent, heeft het fenomeen volgens De Bruin enorme potenties. Haar mening wordt geschraagd door tal van onderzoeken die de afgelopen jaren zijn gehouden. Uit een onderzoek van TNO blijkt dat in Nederland 1,3 miljoen banen voor telewerken in aanmerking komen. Volgens TNO zijn er zo’n 80.000 werknemers die een deel van hun tijd telewerken. Een toename tot zo’n 400.000 telewerkers rond het jaar 2000 wordt haalbaar geacht.
Andere onderzoeken bevestigen die trend. Het marktonderzoeksbureau IDC ziet het aantal telewerkers tot de eeuwwisseling jaarlijks met ruim 10 procent groeien tot 216.000. Ook Ovum verwacht een snelle stijging van het aantal telewerkers in Nederland: van 96.000 in 1995 tot 395.000 in 1999 en 441.000 in het jaar 2000. Een onderzoek van Moret, Ernst & Young heeft uitgewezen dat 56 procent van de Nederlandse bedrijven plannen heeft om binnen drie jaar met telewerken te beginnen.
Europese Telewerk Week
De Europese Commissie schat dat er in Europa ongeveer 1,2 miljoen telewerkers zijn. Ze streeft naar een totaal van 10 miljoen Europese telewerkers in het jaar 2000. Ze zegt sinds 1989 actief betrokken te zijn bij de promotie van telewerken. In tal van geschriften wordt daarvan getuigenis afgelegd. Telewerken wordt bijvoorbeeld als één van de belangrijkste prioriteiten aangegeven in zowel het Witboek van Delors uit 1993 over ‘Groei, concurrentiepositie en werkgelegenheid’ als een rapport van de Bangemann Groep met aanbevelingen aan de Europese Raad over de informatiemaatschappij.
Hoewel de Europese Commissie zich ervan bewust is dat het bieden van concrete voorbeelden van succesvolle toepassingen de beste manier is om organisaties te bewegen telewerkprojecten op te zetten, zijn er binnen de Europese instellingen nog geen voorbeeldprojecten gestart. Voorlopig blijft het bij het uitbrengen van een aantal brochures en het initiëren en coördineren van activiteiten om ‘het maatschappelijk bewustzijn ten aanzien van de rol van telewerken in de informatiemaatschappij te vergroten’. Eén van die activiteiten is het organiseren van een Europese Telewerk Week, waarvan de eerste in november vorig jaar is gehouden.
Isdn-verbindingen
Nederland is samen met Engeland en de Verenigde Staten koploper op het gebied van telewerken. Toch meent De Bruin dat een goede en intensieve lobby noodzakelijk blijft. Hoewel een toenemend aantal organisaties de voordelen van telewerken denkt te zien, liep de invoering niet zo voorspoedig als aanvankelijk werd verwacht. Sommigen zien de terughoudendheid van de overheid om goede randvoorwaarden te creëren als belangrijke reden. Anderen wijzen op de hoge prijzen die de PTT tot nu toe in rekening bracht voor Isdn-aansluitingen (Integrated Services Digital Network).
Volgens ingewijden zal het niet lang meer duren voordat de overheid met maatregelen komt in de belastingtechnische sfeer, die telewerken financieel aantrekkelijker zullen maken. De PTT heeft onlangs de prijzen voor Isdn-lijnen drastisch verlaagd. De verwachting is daardoor dat Isdn de komende tijd definitief zal gaan doorbreken. De PTT denkt aan het einde van dit jaar 100.000 ISDN-2 aansluitingen te hebben gerealiseerd.
Nu de PTT duidelijk Isdn-verbindingen aan het promoten is, wordt het vanuit kosten- en capaciteitsaspect steeds interessanter om telewerkprojecten in overweging te nemen en bij bestaande thuiswerkplekken zowel analoge- als huurlijnen te vervangen. De gesprekskosten voor Isdn worden, in tegenstelling tot een analoge verbinding, niet per tik, maar seconde berekend. Inmiddels komen er meer en meer apparaten op de markt die de Isdn-verbinding tussen een telewerkplek en kantoor alleen activeren wanneer daadwerkelijk gegevens worden verstuurd.
Ten opzichte van een huurlijn heeft een Isdn-verbinding als voordeel dat er slechts betaald hoeft te worden als de lijn werkelijk in gebruik is. Een ander groot voordeel van een Isdn-verbinding is dat er gelijktijdig twee onafhankelijke kanalen beschikbaar zijn. Dit betekent dat het mogelijk is om tijdens een gesprek ook gegevens uit te wisselen. Aangezien Isdn-lijnen een hoge bandbreedte bieden, kan de telewerker vanaf huis vrijwel alle netwerkfaciliteiten en applicaties gebruiken die op kantoor beschikbaar zijn.
De kosten
De kosten van een telewerkplek zijn om tal van redenen moeilijk in kaart te brengen. De investeringen betreffen ondermeer een per onderneming variërende mix van hardware, software en communicatiemiddelen. Deze zijn vrij gemakkelijk te calculeren. Het Ministerie van Verkeer en Waterstaat komt in zijn Handleiding Telewerken, waarin de ervaringen met en de resultaten van telewerken bij dit departement in kaart zijn gebracht, tot een eenmalige investering per telewerker van 7300 gulden en een jaarlijks terugkerend bedrag van 1100 gulden.
Over de investeringen die gemoeid zijn met het aanpassen van de centrale systemen en voorzieningen op het ministerie zelf wordt niets vermeld. Toch zullen hier ook aanpassingen en uitbreidingen noodzakelijk zijn en zal de organisatie moeten investeren in communicatiesoftware, beveiligingsmaatregelen, de telefooncentrale, wijzigingen in de bekabeling en toegangsmogelijkheden tot centrale computers met gegevensbestanden. Bovendien zullen contracten met tal van leveranciers moeten worden aangepast. Volgens berekeningen van het VNO/NCW kunnen de eenmalige investeringen dan oplopen tot bijna 50.000 gulden en een jaarlijks terugkerende kostenpost van maximaal 17.500 gulden per telewerkplek. Als een telewerkproject gekoppeld wordt aan een herontwerp van bestaande bedrijfsprocessen en de implementatie van workflow- of groupware-software, kunnen de kosten nog hoger uitvallen dan de ramingen van VNO/NCW.
Enkele voordelen
Duidelijk is dat het starten van een telewerkproject in veel gevallen een verhoging van het IT-budget met zich zal meebrengen. De vraag is welke baten daartegenover staan. In de brochure Telewerken, Het nieuwe management instrument, die in opdracht van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat is geschreven, staan enkele voordelen vermeld:
Flexibiliteit bij piekbelasting. Het postorderbedrijf Otto zet een groep telewerkers in wanneer een nieuwe catalogus is uitgebracht. De klanten kunnen zo 24 uur per dag, zeven dagen per week hun bestellingen doorgeven.
Besparing op kantoorkosten. Doordat 800 medewerkers geen vaste werkplek meer hebben, bespaart IBM in het nieuwe kantoorpand in Utrecht jaarlijks 6,2 miljoen gulden. In plaats van een eigen werkplek hebben de medewerkers een plaats die ze delen met anderen of gaan ze telewerken.
Besparing van reiskilometers. De telewerkers bij het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij in Den Haag reizen ieder gemiddeld op een telewerkdag 70 kilometer minder dan normaal. Dat scheelt bovendien per telewerker 2,3 uur reistijd per dag.
Minder verhuizen. De directie Noord-Holland van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat is overgegaan op telewerken om de sociale gevolgen van een fusie op te vangen. Door te gaan telewerken, hoeft een deel van het personeel niet dichter bij het nieuwe hoofdkantoor te gaan wonen.
Hogere produktiviteit. De Rabobank in Eindhoven ziet een produktiviteitsverhoging van 15 procent bij haar kredietadviseurs, nadat deze vanuit huis zijn gaan werken. De adviseurs verliezen geen tijd meer met reizen naar het hoofdkantoor en hebben meer tijd voor klantenbezoek.
Behoud van ervaren personeel. Ervaren deeltijd-werkkrachten, die het werk op kantoor niet meer kunnen combineren met het gezinsleven, mogen bij Ohra thuiswerken. Zo houdt dit bedrijf ervaren werknemers in dienst en spaart het de kosten van vervanging en opleiding uit. Ook de telewerkers zijn tevreden: het verloop is nul.
Betere dienstverlening aan de klanten. Digital laat al sinds jaren verkopers, consultants en servicemonteurs van huis uit werken. Dat levert forse besparingen van kantoorruimte op. Het verhoogt vooral de klanttevredenheid, omdat deze sneller en beter bediend worden.
Kosten-baten analyse
Het Amerikaanse onderzoeksbureau Gartner Group noemt in een Research Note het voorbeeld van een tweejarig project met telewerken dat is uitgevoerd door de stad Los Angeles. Daaruit zou blijken dat: de gemeente per jaar 8000 dollar op een telewerker bespaart, de behoefte aan kantoorruimte met 30 procent is verminderd, het woon/werk-verkeer met 23 procent is teruggebracht, 18 procent van de telewerkers aangaf dat telewerken een reden was om bij de gemeente te blijven werken, de produktiviteit met 12,5 procent is gestegen en vandaag de dag 35 procent van de ambtenaren op reguliere basis telewerk verricht.
Gartner Group maakt echter geen melding van het bedrag dat de gemeente Los Angeles in het project heeft geïnvesteerd. Een goede kosten-baten analyse blijkt kennelijk ook bij telewerken moeilijk te maken – maar daar is het dan ook een IT-project voor.
Cok de Zwart, freelance medewerker Computable
