Een klassiek IT-probleem: managementinformatie-systemen zo inrichten dat ze bestand zijn tegen ingrijpende bedrijfsreorganisaties, marktveranderingen en vervanging van bestaande produktiesystemen?
Toen Philips Lighting in het begin van de jaren negentig in zijn Europese verkoopvestigingen startte met het implementeren van het ‘Enterprise Resource Planning’-systeem Tolas, is ervoor gekozen om op een onafhankelijk platform een managementinformatie-systeem te bouwen. Bovendien werd een meta-dictionary gebouwd. Daardoor zijn wijzigingen in de database op relatief eenvoudige wijze door te voeren.
"Het beschrijven van de organisatiestructuur is lastig. De organisatie is zo in beweging, dat wat ik nu vertel, morgen weer anders kan zijn. Die wijzigingen in de organisatie worden aangebracht om te kunnen inspelen op een markt die ook voortdurend in beweging is", zegt René Vanuytsel, manager Systems & Procedures bij de afdeling Finance & Accounting van Philips Lighting. Het noemen van aantallen medewerkers heeft om diezelfde reden ook weinig zin.
"Philips Lighting ontwikkelt en produceert lampen in vele soorten en maten en voor tal van toepassingen. Het gaat om ruim 20.000 verschillende produkten, die worden vervaardigd in fabrieken, verspreid over diverse landen. In Europa hebben we meer dan 50.000 afleveradressen. We kennen een matrixstructuur waarin de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en produktie in handen ligt van afzonderlijke produktgroepen. Voor de commerciële activiteiten zijn de afzonderlijke nationale organisaties verantwoordelijk. In het geval van Europa worden deze aangestuurd door Philips Lighting Europe, gevestigd in Eindhoven", legt Vanuytsel uit.
Eén standaardpakket
In het begin van de jaren negentig werd op Europees niveau besloten om de ’tailor-made’ informatiesystemen die elke nationale organisatie voor zichzelf had ontwikkeld te vervangen door een standaardpakket, waaraan in nauw overleg voor elk land extra functionaliteit werd bijgebouwd. De keuze viel op de modules van het erp-systeem (Enterprise Resource Planning) Tolas die de commerciële en logistieke activiteiten ondersteunen. Tolas is ooit door GSI op de markt gebracht. Later is GSI, dus ook het pakket, overgenomen door ADP, dat de verdere ontwikkeling van Tolas heeft gestaakt.
Het besluit om voor alle landen een standaardpakket te implementeren viel samen met een andere ingrijpende beslissing: een reorganisatie van de IT-activiteiten. Tot dan toe hadden alle verkooporganisaties hun eigen informatiesystemen. Er werd overeenstemming bereikt om de IT-activiteiten te concentreren in vier regionale centra. Op de daar opgestelde Vax/VMS-computers zouden de lokale vestigingen zowel de back- als de front-office processen binnen Tolas kunnen afhandelen.
De herschikking van de IT-activiteiten had organisatorische en softwarematige consequenties. Er moest immers goed worden nagedacht over de vraag voor welke processen het mogelijk is ze regionaal dan wel nationaal af te handelen. Het gevolg hiervan was dat er voorzieningen in Tolas moesten worden ingebouwd om de integriteit van de gegevens te waarborgen. "Met de regionalisatie en de aanschaf van standaard software wilden we een aantal doelstellingen realiseren. Allereerst was dat een betere benutting van de personele- en de computer-resources. Ten tweede wilden we door een snellere informatievoorziening meer grip krijgen op de hoogte van de voorraden. Ten derde wilden we zowel op nationaal als op Europees niveau goede en uniforme analysetools voor de verkoop- en marketingactiviteiten", aldus Vanuytsel.
Strakke gegevenshiërarchie
Iedere automatiseerder weet dat de conversie van een oud naar een nieuw informatiesysteem de nodige hoofdbrekens met zich meebrengt. Bij de start van het Tolas-project stonden de automatiseerders van Philips Lighting voor de taak om meer dan tien oude systemen te vervangen door één pakket en daarbij ook zorg te dragen voor een nieuwe infrastructuur. Een dergelijk project heeft alleen kans van slagen als het gefaseerd en verspreid over een aantal jaren wordt uitgevoerd.
In 1991 is gestart met een inventarisatie van de eisen en wensen van de nationale organisaties met betrekking tot de extra functionaliteit die ze aan het standaardpakket aangebouwd wilden zien. Twee jaar later vond de eerste implementatie plaats. De bedoeling was dat dit jaar de laatste verkooporganisatie zou overgaan.
Ook werd spoedig na de start van het project begonnen met het analyseren van de aanwezige gegevens in de bestaande systemen en met het opzetten van een gegevenshiërarchie. Deze werkzaamheden waren niet alleen nodig om een conversie van de oude systemen naar Tolas mogelijk te maken, maar ook om uniformiteit in de toekomstige informatievoorziening te krijgen. "De nationale organisaties gebruikten bijvoorbeeld hun eigen klant- en produkt-coderingen", vertelt Vanuytsel. "Sommige landen werkten met gedetailleerde gegevens, andere met globale data. We hebben bij het begin van het project de functie van data-administrator nieuw leven ingeblazen. Deze functionarissen kregen tot taak om aan de hand van een strakke gegevenshiërarchie een meta-database op te stellen. Deze ‘masterdata’ vormen de basis voor het verkoopinformatiesysteem, de zogeheten Sales & Margin Analyses-module (SMA). Elk land dat overging op Tolas heeft daarover de beschikking gekregen."
Het verkoopinformatiesysteem SMA is, evenals een soortgelijke analysetool voor voorraadbeheer, niet binnen Tolas gebouwd. Er is gekozen voor software van SAS Institute. "Die omgeving is beter te bewaken dan die van Tolas. Bovendien waren de tools die Tolas bood om managementinformatie te genereren en ermee te manipuleren niet krachtig en intelligent genoeg. De SAS database wordt via een speciaal door ons gebouwde interface gevoed met transactiegegevens vanuit Tolas. Elk land dat Tolas gebruikt, heeft nu de beschikking over SMA, waarin het gebruik kan maken van dezelfde gegevens", aldus Vanuytsel.
Geen misverstanden
De introductie van een gestandaardiseerd verkoopinformatiesysteem bij alle Europese vestigingen biedt ook op ondernemingsniveau grote voordelen. Bij de maandelijkse rapportages kunnen geen misverstanden ontstaan vanwege verkeerde interpretaties of het vergelijken van appels met peren. "Natuurlijk was dat een belangrijk argument om voor deze aanpak te kiezen, maar niet het enige", zegt Vanuytsel.
Voor rapportagedoeleinden op ondernemingsniveau was het voldoende geweest om de landenorganisaties een soort meta-dictionary ter beschikking te stellen, waarin de gegevensdefinities en de wijze waarop welke gegevens verstrekt moeten worden zijn vastgelegd. Het zou dan de verantwoordelijkheid van het management van de afzonderlijke landen zijn geweest om ervoor te zorgen dat de gegevens uit de operationele systemen in een rapportagesysteem terechtkomen.
Een dergelijke werkwijze kan gevaarlijk zijn. Aan de afzonderlijke landen wordt immers gevraagd een inspanning te leveren voor iets waar ze zelf in eerste instantie geen baat bij hebben. Het gaat namelijk om het genereren van managementinformatie die niet direct rendement oplevert voor hun eigen activiteiten. Uit vakliteratuur en de dagelijkse praktijk blijkt dat de kwaliteit van systemen die door dwang van bovenaf worden gebouwd veel te wensen kan overlaten.
Totaaloverzicht
Philips Lighting heeft ervoor gekozen om in de vorm van SMA de afzonderlijke landen een goed alternatief aan te bieden voor de bestaande verkoopinformatiesystemen. Dat alternatief levert enerzijds een rechtstreekse en positieve bijdrage aan de eigen commerciële activiteiten en anderzijds uniforme gegevens voor gebruik op ondernemingsniveau.
"De gegevens worden niet alleen gebruikt voor rapportage-doeleinden, maar ook voor verkoop- en marketingactiviteiten", vertelt Vanuytsel. "Daarvoor zijn we nu een pilotproject gestart, Astra genaamd. Philips Lighting heeft veel internationaal opererende klanten. De afzonderlijke landenorganisaties bedienen de vestigingen van die klanten. Om een totaaloverzicht van de verkoopactiviteiten met betrekking tot internationale klanten te krijgen, halen we periodiek bepaalde gegevens uit de afzonderlijke SMA-modules. Deze data worden gedownload in Astra, een SAS-applicatie die dezelfde meta-dictionary heeft als de afzonderlijke SMA-modules."
"De accountmanagers die op centraal niveau onze internationale klanten bedienen, gebruiken die gegevens. Als ze op grond van de geëxtraheerde gegevens in Astra opmerkelijke zaken tegenkomen, kunnen ze één of meerdere lokale SMA’s met behulp van drilldown-technieken raadplegen voor een nadere analyse. De meta-dictionary van Astra fungeert immers ook als ‘verkeersagent’, die aangeeft in welke gedistribueerde databases specifieke gegevens liggen opgeslagen. We hebben voor deze opzet gekozen omdat Astra anders te groot zou worden. De grootte van de afzonderlijke SMA-databases varieert van 6 tot 8 Gigabytes."
Niet overdoen
De eerste implementatie van Tolas en SMA vond in 1993 plaats. Successievelijk zijn alle nationale verkooporganisaties op de systemen overgegaan. De laatste conversie stond voor dit jaar gepland. Deze gaat echter niet door, omdat inmiddels is besloten om Tolas te gaan vervangen door SAP R/3. Toch beschouwt Vanuytsel al het werk van de afgelopen jaren niet als verloren. "Ik denk dat we SAP in een korter tijdsbestek operationeel hebben dan menig ander bedrijf. We hebben in Europa ervaring opgedaan met een gemeenschappelijke manier van werken. Bovendien hebben we een metabase waarin de complete gegevensstructuur en -hiërarchie is vastgelegd. Al dat werk hoeven we niet over te doen. Omdat we de SMA-modules in SAS – dus buiten Tolas – hebben ontwikkeld, kunnen we naast SAP verder gaan met het uitbouwen van het managementinformatie-systeem. De SMA-modules bevatten nu nog gegevens voor verkoop- en marketingactiviteiten, maar op termijn zijn ze uit te breiden tot een volledige gegevenspakhuis-applicatie."
Cok de Zwart, freelance medewerker Computable
