De kracht van de logistiek manager van vandaag ligt in het ontwikkelen van ‘vangnetten’ voor elektronisch zakendoen. Daarbij moet hij samenwerken met de commercieel managers, die in het midden van die netten zitten en het ‘vangproces’ verzorgen. Uiteindelijk moet mondiaal online zakendoen het marktpotentieel vergroten, de commerciële activiteiten versnellen en de verkoop-, inkoop- en servicekosten verlagen. Een onontbeerlijk hulpmiddel is programmatuur voor elektronisch zakendoen. Helaas is het aanbod daarvan nog beperkt.
Vooruitstrevende logistiek managers begonnen na te denken over supply chain management ofwel ketenlogistiek toen het logistiek management in de jaren tachtig bezig was de goederenstroom om te buigen van proces- naar meer klant-gericht. Het toepassen van ketenlogistiek kwam in het begin van de jaren negentig op gang in de automotive-industrie. Het estafettestokje is inmiddels overgenomen door de semi-procesindustrie. Vooral internationale ondernemingen reorganiseren nu de logistieke keten.
Een daarop volgende stap komt in zicht: het wereldwijd online zakendoen. Die stap verandert veel. Wie goed, snel en goedkoop wil worden bediend, geeft jit-signalen (just-in-time) af over gewenste produkten of diensten. Die signalen ontstaan in de database. Dankzij nieuwe informatietechnologie zijn gekwalificeerde afnemers en leveranciers in staat om via een netwerk in die database te kijken en daar de benodigde commerciële informatie uit te halen. Sneller en betrouwbaarder kan het niet. Er ontstaat ruimte om direct te reageren op gevraagde logistieke of technische diensten. Nu moeten de logistiek-, de verkoop- en de inkoopmanager om de tafel gaan zitten om hun strategie aan te passen.
Eenduidige begripsvorming
De automotive-industrie past het principe van ketenlogistiek inmiddels toe via co-makership en co-engineering. Probleem was en is om tot goede procedurele afspraken te komen. Edi speelt hierbij een cruciale rol; voor het overdragen van alfa-numerieke informatie en van proforma standaarden als Vdafs en Iges. Voor het overdragen van technische informatie is ook Step van lieverlede een belangrijke rol gaan spelen. Co-makership en co-engineering werken al een paar jaar. Deze eerste vorm van ketenlogistiek is wat formalistisch. De keten kan nog veel flexibeler zijn. Daarvoor is echter geavanceerdere IT-ondersteuning nodig.
De semi-procesindustrie is inmiddels ook bezig met het ontwikkelen van de logistieke keten, maar op een andere wijze dan de automotive-industrie. Unilever verandert nu eerst de processen, door deze meer regionaal in plaats van nationaal te organiseren, terwijl het onderzoek en ontwikkeling centraliseert. Dit leidt tot het uitschakelen van schakels in het integrale logistieke proces. Aan het herontwerp van de logistieke keten ligt niet alleen een onderzoek naar de mogelijkheden van het optimaal bedienen van de klanten tegen de laagste kosten ten grondslag; ook de daarvoor benodigde informatietechnologie wordt grondig herzien.
Om elkaar wereldwijd te begrijpen, is eenduidige begripsvorming noodzakelijk. Spraakverwarring in de logistieke keten moet worden uitgebannen, derhalve is mondiaal eenheid gebracht in de specificaties van vaste en variabele gegevens. Logistiek en commercieel managers en managers ‘onderzoek en ontwikkeling’ handelen nu binnen het concern op dezelfde basis. Begripsverwarring met afnemers en leveranciers is hoegenaamd opgelost. Order-, artikel- en produktspecificaties hebben waar ook ter wereld dezelfde inhoud. Men hoeft het wiel nu ook niet meer telkens opnieuw uit te vinden. Onderzoek wordt gecentraliseerd. Al die maatregelen maken het logistieke proces minder complex. Op termijn levert dat een forse verbetering van de dienstverlening en kostenbesparingen op.
Specifieke culturen
De divisies Philips Lightning en Philips Medical Systems (PMS) reorganiseren op soortgelijke wijze hun activiteiten – ieder op haar eigen manier, want licht verkopen aan miljarden gebruikers is iets anders dan het volgens klantenspecificatie leveren en onderhouden van medische apparatuur. Iedere divisie moet eerst zelf haar strategie bepalen, met een eigen specificatie van logistieke begrippen en een eigen benadering van de logistieke keten. Die benadering kan regionaal aan specifieke culturen zijn gebonden. Philips Lightning is mondiaal in drie regio’s verdeeld, met elk een eigen service-cultuur. PMS past zich aan landelijke omstandigheden aan. De medische wetgeving in bijvoorbeeld Italië verschilt van die in Nederland, en de produkten en service van PMS moeten daarop zijn aan te passen. Echter, de tijd is voorbij dat iedereen dat op zijn eigen houtje doet.
In de logistieke keten hanteert een divisie één produktconcept, één gegevensconcept en één leverings- en serviceconcept, met ruimte voor aanpassing in de functionele uitvoering. Functionaliteit is een variabele geworden. Met deze aanpak van eenheid in gegevensintegriteit, optimalisatie van de keten, centralisatie van onderzoek en ontwikkeling en flexibiliteit in de uitvoering en uitoefening van de functies zijn de internationale concerns een stap verder dan de automotive-industrie.
Verbeteren de logistieke prestaties door deze maatregelen? Het antwoord is duidelijk. Unilever is bezig met een proces van kostenverlaging; door doublures in fabricage en in onderzoek en ontwikkeling te saneren, door gerichter in te kopen en door het produktassortiment te verbeteren. Philips Lightning verbetert de marketing, het produktiekanaal, de distributie en de service. PMS vervangt de verkoop van röntgen-apparatuur door wereldwijde levering van imaging-service. De apparatuur is daar een onderdeel van.
Dergelijke ingrepen zijn enorm. Er is geen sprake meer van logistieke processen, maar van bedrijfsprocessen. Het gaat niet om het leveren van alleen produkten. Ook kennis, toegankelijk gemaakt in een gegevenspakhuis, is een voor de service benodigd produkt, net zoals voorraden. De logistiek manager blijft zich bezighouden met veranderen. Mrp-systemen (material-requirements planning) worden nu echt erp-systemen (enterprise-recources planning), met integratie van produktie, distributie, verkoop, produktontwikkeling, service en financiën. Integratie van informatiesystemen is een feit. Gebruik van netwerken speelt in toenemende mate een rol. Ondernemingen reorganiseren hun magazijnen en produktiebedrijven internationaal en passen de distributiepatronen aan.
Een keurslijf verdwijnt
Voor de nabije toekomst doemen nieuwe mogelijkheden op voor verdere verbetering van de goederenstroom. Smaakmaker is Oracle, dat vorig jaar bestandsorganisaties opkrikte tot toegankelijke gegevenspakhuizen. Inmiddels zijn, gebaseerd op een nieuwe denkwijze over het organiseren van bestanden, twee modules voor een nieuwe manier van zakendoen op de markt gebracht. In de tweede helft van dit jaar volgt een derde, afrondende module. De eerste van die modules is het eind vorig jaar gelanceerde Oracle Web. Afgelopen voorjaar is Internet Commerce gepresenteerd. In het najaar wordt de trilogie afgerond met Payment.
De combinatie van Web en Internet Commerce biedt faciliteiten om elk soort informatie in het gegevenspakhuis gecontroleerd op te vragen via het netwerk en over te dragen naar de eigen database (ook naar niet-Oracle databases). Zowel interne als externe – geautoriseerde – gebruikers kunnen deze mogelijkheden benutten. Een nieuwe faciliteit is dat die informatie object-georiënteerd is, zodat de gebruiker niet alleen specifieke informatie kan opvragen, maar ook programmatuur krijgt aangeboden om die informatie te bewerken. De geautoriseerde logistieke functionaris kan nu bijvoorbeeld in het voorraadbestand en in het bestand met de inkoopprognoses van de afnemer kijken. Hij kan die gegevens gebruiken om een aanbieding te doen of een eigen afzetprognose samen te stellen.
Daarmee wordt een nieuwe stap in de ontwikkeling van het logistiek management gezet. Tot nu toe liep de elektronische informatiestroom van de afnemer naar de aanbieder gestructureerd. Als dat nodig is, hoeft men nu alleen nog maar de autorisatie te regelen. Binnen zo’n kader is de informatie-uitwisseling vrij. Dit betekent bijvoorbeeld dat de aanbieder via het netwerk in de database van de afnemer kan opsporen wat de vraag is naar produkten of diensten. Vervolgens kan hij direct reageren op geconstateerde behoeften. Er verdwijnt een keurslijf van procedures. De logistiek wordt daardoor dynamischer, want dankzij deze mogelijkheid zijn vraag en aanbod flexibeler en sneller op elkaar af te stemmen. Vrije communicatie vervangt het harnas van procedurele afspraken.
De Payment-module maakt deze informatie-uitwisseling compleet. Als kijken in andermans databank wordt omgezet in koop- en leveringsacties, kan de afnemer gelijk betalen. Bij wereldwijd zakendoen, waarbij men het betalingsgedrag van de partners niet kent, is dat een absolute voorwaarde.
Edi-begripsdefinities
De nieuwe mogelijkheden zijn veelzijdig. Het maakt voor wat betreft de informatietechnologie niet uit of een ondernemer in een voorraadbestand van een leverancier kijkt en daar produkten in reserveert, of dat een particulier snuffelt in het bestand van een CD-winkel en een paar CD’s bestelt en afrekent. De mogelijkheden zijn legio, niet alleen op het logistieke, maar ook op het financiële en het technische vlak.
Een voorbeeld op het gebied van service maakt dat duidelijk. Bij een storing aan een specifiek systeem meldt de Australische gebruiker nu de storing aan de Nederlandse leverancier. De helpdesk van de service-organisatie vraagt vervolgens de cyclusgegevens op over de laatste twee draaiuren, analyseert dan de systeemwerking en stelt de oorzaak van de storing vast. Zo’n procedure verloopt nu via een protocol dat de leverancier van de apparatuur zelf heeft ontwikkeld. Met behulp van Internet Commerce is het mogelijk die functie uit te oefenen op basis van een automatische melding van de afwijking van het systeemgedrag. Er zijn geen gecompliceerde IT-protocollen meer voor nodig. Dezelfde leverancier verkoopt nu nog via dealers; dat zou ook direct via het netwerk kunnen gebeuren.
Het gaat te ver om te zeggen dat edi in deze situatie heeft afgedaan. Edi vereist echter dat men informatiestromen structureert. De inhoud van berichten wordt nauwkeurig gedefinieerd en overgedragen. De berichten passen in vaste presentatievormen. Internet Commerce vraagt niet om een gestructureerde informatie-overdracht. De gebruiker vraagt informatie op, in het formaat van de aanbieder. Hij manipuleert met deze informatie, met behulp van de aangeboden programmatuur of met eigen software, bijvoorbeeld Excel. De besturingssoftware waaronder men werkt is Windows, NT of 95. Via Windows zijn de – al dan niet bewerkte – gegevens weg te schrijven. De programmatuur blijft eigendom van Oracle; de software kan worden gebruikt, maar opname in het eigen systeem is onmogelijk. In dit kader verliezen de edi-protocollen aan betekenis. Het belang van de edi-begripsdefinities kan alleen maar toenemen, want ook die brengen mondiaal eenheid in de logistieke spraak.
De macht van de logistiek
Met de opkomst van het logistiek management, bijna veertig jaar geleden, ontstond een nieuwe machtspositie in de bedrijfs- en dienstverlenende organisatie. De eerste taak was beheer van voorraadniveaus. Daarna kwam de coördinatie van de interne goederenstroom, met alras daaraan gekoppeld het capaciteitsbeheer. Vervolgens moest de logistiek manager de produktontwikkeling in evenwicht brengen met de aan de goederenstroom gestelde eisen. Toen dat proces onder controle was, konden de grenzen van de goederenstroombeheersing worden verlegd naar de afnemer en de toeleverancier. Het traject waarover de goederenstroom wordt beheerst, blijft groeien, en daarmee neemt ook de macht van de logistiek manager toe. Zijn taak betreft nu het uitbouwen van het logistieke netwerk en het vergroten van de dynamiek daarin.
Door die voortdurende uitbouw en versnelling neemt de complexiteit van de goederenstroom en van het logistiek management toe. Zowel de logistieke keten zelf als informatie in die keten moeten worden vereenvoudigd. Het eerste gebeurt door schakels in het logistieke proces te elimineren. Het tweede vindt plaats door uniforme begripsbepaling en voortdurend verdergaande automatisering van administratieve- en besturingsfuncties.
Het informatiesysteem zelf verdwijnt geleidelijk onder de oppervlakte. Het wordt gekoppeld aan en daarna geïntegreerd met de informatiesystemen voor produktontwikkeling, procesbesturing en beheer van produktgegevens. Al die systemen zijn toegankelijk via netwerken en Windows, NT of 95. Bij de zorg voor IT staat die voor een juiste keuze van het besturingssysteem en voor het voortdurende aanpassen daarvan voorop. Systeemonderhoud maakt plaats voor effectieve systeemaanpassing.
Nieuw voor de logistiek manager is het beheren van de mogelijkheden om zaken te doen via het net. Elektronische communicatie via het net met de vaak onbekende afnemer vervangt stap voor stap de ‘handmatige’ communicatie met afnemers en toeleveranciers. Representatief voor de kracht van de organisatie moet dan de uitstraling zijn van de – duidelijk en uitdagend opgebouwde – homepages en de manieren waarop via het netwerk contact kan worden gezocht.
Vangnetten opbouwen
De kracht van de logistiek manager schuilt in de mogelijkheden om via het netwerk over te komen en de kwaliteit daarvan. De belangrijkste spelers in die activiteiten zijn de verkoop- en de inkoopmanagers. De logistiek manager van morgen ontwikkelt de structuur voor geheel nieuwe – elektronische – vangnetten. In het midden van dat net zitten de commercieel managers. Zij verzorgen het ‘vangproces’. Voor dit soort activiteiten ontwikkelde programmatuur kan niet meer dan een hulpmiddel zijn, maar is wel belangrijk, omdat het een verdere stap mogelijk maakt in effectief wereldwijd zakendoen. Het gaat om het vergroten van het marktpotentieel, het versnellen van de commerciële activiteiten en het verlagen van de commerciële kosten (verkoop, inkoop en service).
Die handel is niet alleen weggelegd voor internationale ondernemingen. Het is bijvoorbeeld al mogelijk om via Internet goedkope CD’s te bestellen in de Verenigde Staten (wel met vijf tot tien tegelijk, anders slokken de verzendkosten het prijsvoordeel op).
Faciliteiten als die van Internet Commerce heeft de klant daar niet voor nodig, maar voor de leverancier is het handig. Dan kan in het systeem voor logistiek management veel tegelijk gebeuren. Die ene aanvraag is doorgekoppeld naar de voorraden, de behoeften, de betaling etcetera. Of dat nu geldt voor een verzoek om analyse van een storing in een installatie van de klant, voor het in een bestand kijken van een afnemer om diens behoefte te peilen, voor het boeken van een reis door een particulier bij een reisorganisatie of voor wat dan ook, is om het even. Waar het om gaat is dat de logistiek manager zijn vangnet zo inricht dat zijn onderneming de opdracht krijgt en niet de concurrent.
Veel organisaties zijn al bezig met het opbouwen van de vangnetten. B2Bbusiness uit Deventer is een onderneming die daarin ondersteunt. Ze maakt homepages en zorgt voor de connectiviteit met het gegevenspakhuis. De homepage is een begin van het elektronisch zakendoen. Voor een verzekeraar is dit produkt inmiddels uitgebouwd tot een systeem voor het via het netwerk afsluiten van verzekeringen. Daf Trucks adviseert bij pech onderweg via het ‘bakkie’ van de vrachtwagenchauffeur door de diagnose te stellen en een oplossing voor het probleem aan te dragen.
Op dit moment wordt van diverse kanten gewerkt aan het elektronisch zakendoen. Wat nu ontstaat zijn veelal nog slechts stukjes van de puzzel. Sommige organisaties zijn al zo ver dat de elektronische handel begint te functioneren; zij kunnen het uitbouwen ervan starten.
Cees van Heijkoop, freelance medewerker Computable
LITERATUUR
Multi-site business information systems. Berenschot, Utrecht, mei 1996.
