Voordat u het ‘Jaar 2000-probleem’ kunt oplossen, moet u het goed analyseren en een plan van aanpak opstellen. Voor het krijgen van budget is het noodzakelijk om de schaal van het probleem te doorgronden. Een goede planning is essentieel. Er resteren nu minder dan 950 werkdagen tot 1 januari 2000.
In tegenstelling tot de meeste andere projecten, waarbij een late start automatisch een late afronding betekent, staat de einddatum bij dit project vast. Hoe later u begint, hoe minder tijd er is en hoe geconcentreerder de inspanning moet zijn. Dat leidt tot een veel grotere totale inspanning. Twaalf personen produceren in één maand minder dan één persoon in één jaar.
Hèt grote probleem is het verkrijgen van de steun van het topmanagement. Veel IT-managers zijn bang om hun baan kwijt te raken; als ze de kwestie aankaarten, krijgen ze steevast te horen ‘maar waarom heb je dit probleem dan laten ontstaan’. Hoe langer u wacht, hoe groter het probleem wordt; kom er dus liever rond voor uit. Het excuus ‘schiet me niet neer, ik ben alleen maar de boodschapper’ zal weinig hout snijden. Zorg dus voor een goed voorbereid verhaal.
Een budget verwerven voor een voorlopige beoordeling is de enige praktische benadering. Dan kunt u inzicht krijgen in de schaal van het probleem en de kosten van mogelijke oplossingen in kaart brengen. Veel organisaties hebben dit probleem al aangepakt; hun ervaringen zijn leerzaam. Dit probleem is te belangrijk om achter gesloten deuren te behandelen. Organisaties moeten elkaar helpen door ervaringen uit te wisselen. Er is bijvoorbeeld geen tijd om elk software-tool uitputtend te evalueren. Advies van vergelijkbare organisaties is dus nog waardevoller dan anders. Wees daarom zelf ook bereid tot het uitwisselen van ervaringen – zowel goede als slechte.
Voordat de schaal van het probleem in �w organisatie is in te schatten, moet eerst een complete analyse van �w systemen gemaakt worden. Een belangrijk element van de analyse in dit stadium is het vaststellen van prioriteiten. Waarschijnlijk is het al te laat om alle problemen op te lossen. U kunt slechts de catastrofale problemen aanpakken; stel kwesties die alleen maar irritant zijn uit.
Prioriteiten zijn gebaseerd op twee criteria. Het belangrijkste criterium is de impact van het probleem op de kernactiviteiten van de organisatie; hoe bedrijfskritisch is het? Het versturen van foutieve facturen bijvoorbeeld kan een organisatie de kop kosten. Ten tweede moet u de technische complexiteit inschatten. Het is niet slim om met programma één te beginnen, dan twee te behandelen enzovoort. De technische complexiteit vaststellen is erg moeilijk. In principe moet u de code classificeren als goed, redelijk of slecht. Goede code is klaar. Bij redelijke code zijn aanpassingen die het probleem oplossen de moeite waard. Slechte code moet vervangen worden. Zo’n analyse is essentieel, omdat het niet alleen een maatstaf voor de hoeveelheid werk oplevert, maar ook de manier beïnvloedt waarop het probleem valt op te lossen.
Als de hoeveelheid code die herzien en vervangen moet worden binnen de perken blijft, is aanpassing het antwoord. Echter, wint de slechte code het van de goede, dan kunt u het hele spul beter vervangen. Alles vervangen betekent: overschakelen naar een modern applicatiepakket; dat zal vrij zijn van 2000-problemen. De eeuwwisseling is een geschenk uit de hemel voor pakketleveranciers. Overschakelen op een nieuw applicatiepakket is echter niet zo eenvoudig als het lijkt. Het hangt natuurlijk af van de omvang van de applicatie, maar het kost minstens drie jaar om een belangrijk pakket te implementeren. Daarnaast zullen er vele oudere randapplicaties voorkomen die nog steeds nodig zijn. Ook deze moeten ‘ontsmet’ worden. Als iedereen tegelijk besluit om op pakketten over te stappen, leidt dat tot capaciteitsproblemen, gebrek aan expertise en slechte kwaliteit. Door gebrek aan deskundigen zullen de kosten de pan uitstijgen.
Een goede planning is dus van levensbelang. U moet budgetten vaststellen en door het topmanagement laten goedkeuren. Dit betekent eerst snoeien in de budgetten voor PC-lan’s en kantooromgevingen. Doe even niets aan PC-upgrades en concentreer alle middelen op de echte problemen. De budgetten moeten ten minste rekening houden met financiën, personeel en systeemcapaciteit (parallelle verwerking); door de vaste einddatum zal naar al deze middelen veel vraag zijn. Er moeten teams uit gemengde disciplines komen; er is geen tijd voor intern gesoebat. Verantwoordelijkheden moeten door de gehele organisatie heen worden vastgelegd. Het belang van dit werk moet tot alle niveaus doordringen, van directie tot werkvloer. U moet tools ontwikkelen en aanschaffen (met training), of kiezen voor uitbesteding. Neem contact op met degenen die zouden kunnen en willen adviseren.
Al in een vroeg stadium moeten test-strategieën ontwikkeld worden. Dit is een complex proces, omdat niet alle programma’s tegelijk aangepast kunnen worden. Gemengde systemen testen, terwijl oude en nieuwe parallel draaien, is geen triviale exercitie. Tools zijn ook hier essentieel. Houd tevens rekening met archiveringsproblemen. Verder moet iemand denken aan de randapplicaties. Wie is verantwoordelijk voor PC-programma’s, gegevenspakhuizen en gegevensextractie voor PC-gebruikers?
Misschien blijkt het venijn in de staart te zitten. Zijn alle broncode en alle gegevensschema’s beschikbaar? Bestaat er een lijst van onderdelen, waarin staat wat wat gebruikt? Zo niet, dan kan het testen erg moeilijk worden. Wat te doen met pakketten zonder broncode en met applicaties die zo vaak gewijzigd zijn dat u ze niet meer herkent?
