De conventionele benadering van systeemontwikkeling heeft als nadeel dat ieder probleem gezien wordt als specifiek en uniek. Dat maakt het onmogelijk gestructureerd kennis op te bouwen van de probleemoplossing; elk probleem wordt immers slechts één keer opgelost. Toekomst Vaste Systeemontwikkeling (Tvso) zou de nadelen van het ontwikkelen van maatwerk volgens de watervalmethode ondervangen, en tegelijkertijd de voordelen van standaardpakketten dicht benaderen.
Informatietechnologie is binnen de moderne maatschappij niet meer weg te denken. Zo’n dertig jaar geleden werden de eerste complexe informatie-technologische omgevingen ingericht. Daarbij werd gebruik gemaakt van computercentra die de omvang hadden van complete flatgebouwen. Alle technologische vooruitgang ten spijt verschilt de wijze waarop dertig jaar geleden een probleem in een systeem werd gegoten niet zoveel van de manier waarop men dit vandaag de dag probeert vorm geven.
Volgens de conventionele (waterval-) methode is het gebruikelijk om in eerste instantie via een organisatiekundig onderzoek de primaire bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Eén van de essentiële criteria voor het optimaal functioneren van deze processen is een gedegen informatievoorziening. Deze wordt ná het organisatiekundig onderzoek in kaart gebracht. De aan de bedrijfsprocessen gerelateerde informatiestromen geven een goed onderbouwd beeld van de informatiebehoeften.
Vervolgens kunnen de knelpunten in de procesgang gesignaleerd worden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om overdrachtspunten te elimineren en om controle-momenten samen te voegen of te verplaatsen naar eerdere stappen binnen het proces. Als deze problemen gerelateerd zijn aan de wijze waarop de informatievoorziening is vormgegeven, heeft de organisatie te maken met een probleem op informatietechnisch vlak. Dit valt dan direct te vertalen naar een specifieke oplossing in termen van informatietechnologie.
Specifiek en uniek
Het grote voordeel van die conventionele benadering is dat de oplossingen altijd één op één corresponderen met de problemen. Een groot nadeel is dat ieder probleem gezien wordt als specifiek en uniek. Het gevolg is dat nooit sprake kan zijn van het gestructureerd opbouwen van kennis voor wat betreft de probleemoplossing, omdat ieder probleem per definitie slechts één keer wordt opgelost. Voor ieder probleem komt er een apart (uniek) systeem (zie figuur 1).
Met het huidige uitgebreide aanbod aan standaard softwarepakketten zal dat weliswaar niet altijd het geval zijn, maar als het gaat om grote, complexe automatiseringstrajecten die (ogenschijnlijk) uniek zijn, wordt vaak naar specifiek maatwerk gegrepen.
Toekomst Vaste Systeemontwikkeling (Tvso) kan de nadelen van het ontwikkelen van maatwerkautomatisering volgens de watervalmethode ondervangen, terwijl de voordelen van standaardpakketten dicht benaderd worden.
Uitgangspunt van Tvso is hetzelfde aparte, unieke probleem. In tegenstelling tot de conventionele ontwikkeling wordt bij Tvso niet direct gezocht naar een specifieke, unieke oplossing (zie figuur 2).
De eerste stap betreft het abstraheren van het unieke probleem volgens een vooraf gedefinieerde methode. Dit abstraheren gebeurt met behulp van bekende schematechnieken, zoals dfd’s (data flow diagrams), ibd’s (informatie behoeften diagrammen) of de conventionele stroomdiagrammen.
Uitkomst van deze stap is een abstracte weergave van de procesgang en de daarbij behorende informatiestromen. Deze abstracte weergave is een getrouwe afbeelding van de werkelijkheid, in dit geval de organisatie.
Als voorbeeld kunnen de uitvoeringsinstellingen binnen het stelsel van de sociale zekerheid dienen, omdat deze allemaal te karakteriseren zijn als gegevensverwerkende organisaties. Het voorbeeld beperkt zich tot de uitvoeringsinstanties. Deze voeren onder andere de WW en de WAO uit. Als een uitvoeringsinstantie met de beschreven methode in kaart is gebracht, gaat het nog steeds over een WW-aanvraag bij aanvang en de betaling van een WW-uitkering als sluitstuk van het proces.
Generieke problemen
In de volgende stap van de ontwikkelmethode wordt het geabstraheerde probleem gegeneraliseerd. Dit betekent dat een aantal aspecten van het in kaart gebrachte probleem niet meer worden meegenomen in het verdere ontwikkelproces.
Voor de uitvoeringsinstantie betekent dit een generalisering van de WW in: het beoordelen van het recht op een uitkering; het berekenen van de duur en de hoogte ervan; het uitkeren van het bedrag aan de verzekerde. Waar voordien nog sprake was van WW-aanvragen en -betalingen, gaat het nu over aanvragen en betalen.
In de volgende stap wordt de uitkomst vergeleken met reeds eerder geabstraheerde problemen uit andere projecten. Ook bij die projecten was in eerste instantie sprake van bijvoorbeeld aanvragen en betalen in het kader van de WAO.
Alle volgens Tvso gegeneraliseerde problemen zijn bewaard in een zogenaamde modellen-bibliotheek. In deze bibliotheek wordt gezocht naar een reeds in kaart gebracht probleem dat overeenkomsten heeft met het huidige probleem. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de WW op een hoog abstractieniveau grote overeenkomsten vertoont met de WAO. In beide gevallen is sprake van recht, duur, hoogte en uitkeren. Vervolgens kan worden nagegaan of de informatietechnologische oplossing die in een eerder stadium voor de WAO gerealiseerd is, en waarvan gedacht werd dat deze uniek was, ook voor de WW valt toe te passen.
De modellen-bibliotheek is bij aanvang van de ontwikkeling volgens Tvso ‘leeg’. Dit houdt in dat bij aanvang van Tvso de bibliotheek zal moeten ontstaan en dat deze moet uitgroeien tot een omvang waarbij in het ideale geval ieder uniek probleem is terug te vinden. Als de modellen-bibliotheek grotere vormen aanneemt, wordt het mogelijk dat probleemklassen ontstaan van generieke problemen die dezelfde eigenschappen bezitten. Enkele voorbeelden hiervan zijn ‘produktieproces’, ‘betalingsproces’ en ‘matchingproces’. Dit soort processen zijn terug te vinden binnen iedere organisatie. Zo wordt het mogelijk steeds sneller generieke oplossingen voor generieke problemen te vinden.
Geen statisch geheel
De bibliotheek is geen statisch geheel, maar vertoont overeenkomsten met een leerproces. Inzichten die voortvloeien uit nieuwe problemen bieden de mogelijkheid de bibliotheek bij te werken. Hierdoor wordt deze op een steeds hoger generiek niveau gebracht. Dat maakt het weer mogelijk om steeds sneller overeenkomsten tussen problemen vast te stellen. Deze ontwikkeling kent wel een bovengrens, omdat de problemen nooit zó generiek gemaakt mogen worden dat ze triviaal zijn en daardoor dus geen informatiewaarde meer hebben.
Bij het voorbeeld van de WW en de WAO bestaat er een bepaalde overeenkomst tussen deze twee wetten. Dit betekent dat voor de uitvoering en dus de systemen eveneens overeenkomsten te vinden moeten zijn. Het is echter tevens mogelijk dat deze problemen zodanig te generaliseren zijn dat ook buiten het stelsel van de sociale zekerheid organisaties bestaan waarbinnen de generalisatie valt toe te passen. In dit specifieke geval kan dat gelden voor onder andere verzekeringsmaatschappijen, en ook voor banken. Deze organisaties kennen ook aanvragen, beoordelingen, controles en uitbetalingen. Generiek gezien zijn uitkeringen hetzelfde als bijvoorbeeld het verstrekken van een lening, het afsluiten van een lijfrente of het uitkeren van een annuleringsverzekering.
Naast de modellen-bibliotheek wordt een ‘oplossingen-bibliotheek’ bijgehouden. Van ieder generiek probleem wordt een eveneens generieke oplossing vastgelegd. Deze oplossing wordt beschreven in termen van informatietechnologie, waarbij sprake is van een zogenaamd casco-informatiesysteem. Ook in deze technische beschrijving komen termen als WW- en WAO-uitkeringen niet voor. Op dezelfde wijze als bij de modellen-bibliotheek is het mogelijk de oplossingen opnieuw te gebruiken. Het ‘WW-casco-informatiesysteem’ is bijvoorbeeld ook toepasbaar bij het uitvoeren van een annuleringsverzekering.
Tijdwinst
De keuze voor maatwerkprogrammatuur of standaardsoftware is niet meer relevant als men gebruik maakt van de modellen- en oplossingen-bibliotheken. Het casco dat is ontstaan met behulp van de beschreven methodiek vertoont overeenkomsten met standaardsoftware. De nadere invulling van dit casco – om te komen tot een specifieke oplossing – vertoont overeenkomsten met maatwerk. Het voordeel is dat door middel van parametrisatie op vrij eenvoudige wijze maatwerk verkregen wordt.
Deze methode hebben we een ’toekomst vaste methode’ genoemd, omdat we ervan uitgaan dat er altijd wijzigingen binnen de verschillende bedrijfsprocessen zullen plaatsvinden. Als deze wijzigingen optreden, is het niet noodzakelijk het complete (ondersteunende) informatiesysteem aan te passen. Het casco-informatiesysteem is tenslotte reeds aanwezig en door middel van een nieuwe parametrisatie op gemakkelijke wijze aan te passen voor de nieuwe situatie, onder de voorwaarde dat dat casco voldoende generiek is. Is dit niet het geval, dan is sprake van een nieuw probleem en zal de gehele Tvso-cyclus opnieuw gestart worden. Voor het stelsel van de sociale zekerheid zou die situatie ontstaan als niet meer gesproken wordt over recht-duur-hoogte, dus bij een stelselwijziging.
Door middel van Tvso valt een grote tijdwinst te boeken bij het ontwerpen en realiseren van informatiesystemen. Voorwaarde hierbij is dat de organisatie investeert in de op te bouwen bibliotheken. Van probleem naar systeem via een zijweg is uiteindelijk een kortere weg naar maatwerksystemen met een ’toekomstvast’ karakter.
Drs J.H. Klein Meuleman en drs J.C.J. Uijlenbroek zijn als organisatieadviseurs werkzaam bij Ordina Sociale Zekerheid te Amsterdam. Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Utopics te Leusden, een dochtermaatschappij van Ordina Beheer.
