Het verkopen van plafondpanelen gaat winkeliers sinds kort een stuk beter af. Het Rotterdamse Hunter Douglas, aluminium-fabrikant en vooral bekend van de merknaam Luxaflex, heeft een Windows-applicatie voor dealers laten ontwikkelen waarmee een plafond snel kan worden getekend. De output van het PC-pakket is een verkoop- en inkooporder plus installatie-tekeningen voor de consument.
Hunter Douglas kampte met het volgende probleem. Het bedrijf wilde een nieuwe produkt, Luxalon Domestica plafondpanelen, in de markt zetten. Dit consumentenprodukt zou via een nieuw distributiekanaal (de detaillist) aan de man gebracht moeten worden. Om een detaillist een plafond te laten verkopen, is een PC-toepassing een ‘must’. De oplossing werd gevonden in het PC-pakket Luxaquote, ontwikkeld door het Woerdense bureau Dedicate op een fixed price-basis. Een projectteam bestaande uit negen mensen, waarvan vier intern bij Hunter Douglas, maakte in juni 1995 een aanvang met het werk. In februari 1996 kon het programma worden opgeleverd. Als budget was ongeveer 400.000 gulden beschikbaar; de helft was gereserveerd voor Luxaquote. Het is een internationaal bruikbare Windows 3.11-applicatie geworden die ook op eenvoudige PC’s (486 DX, 8 MB) kan draaien. Wanneer de winkelier de software start, kan hij het hele verkoop-proces van begin tot eind afhandelen. Samen met de consument maakt hij het ontwerp van de kamer en bepaalt hij ondermeer de legrichting van de panelen en de kleur. Dit kan allemaal op het beeldscherm. Daarna gaat de PC rekenen en wordt een constructie-tekening gemaakt zodat de consument weet waar hij moet boren. Voor de winkelier levert Luxaquote een offerte- en orderbevestiging en een verkoopbon.
Luxaquote wordt inmiddels toegepast in Nederland en België; binnenkort zal het ook worden geïntroduceerd in Duitsland en zelfs in Rusland. Elk land heeft een vertegenwoordigende organisatie die zorgt voor de vertaling en de ondersteuning. De winkeliers moeten zelf een standaard-PC aanschaffen.
Hunter Douglas noemt Luxaquote een verkoopstimulerende applicatie. Wordt er inderdaad meer verkocht? "Dat is moeilijk te zeggen", vertelt Erik den Ouden, projectleider bij Dedicate, "omdat we hier met een nieuw produkt te maken hebben. Maar gezien het enthousiasme in de markt – de winkeliers en dealers staan erom te springen – is het wel duidelijk dat het helpt." De dealers zijn immers zelfstandige ondernemers en als het niet zou werken, vindt het geen aftrek. Dealers betalen een symbolisch bedrag (300 gulden) voor het gebruik van Luxaquote. Jaarlijks komt er nog 75 gulden bij voor onderhoud. Toch kunnen de ontwikkelkosten uiteindelijk worden terugverdiend omdat in de hele wereld meer dan duizend winkeliers van het programma gebruik gaan maken.
De applicatie is geschreven met Microsofts Visual C++. Omdat er problemen rezen met de Visual C++-compiler, waarvoor ook Microsoft geen oplossing kon vinden, liep het project anderhalve maand vertraging op. Ook de complexiteit van het probleem (optimalisatie van de berekening voor panelen en dragers) bleek groter dan men in eerste instantie had aangenomen. Er deden zich problemen voor die moeilijk in wiskundige regeltjes zijn om te zetten, zoals: waar houdt het gat voor een trap op?
De applicatie neemt – in de gecompileerde versie – 2,6 MB in beslag. Voor de opslag van gegevens wordt gebruik gemaakt van de Microsoft Access database.
De terugverdientijd van Luxaquote is bijzonder. Omdat er binnen twee jaar duizend pakketten verkocht zullen worden, zijn de ontwikkelkosten er snel uit. En dan worden de mogelijke meer-verkopen buiten Europa (Azië) en de dealertrouw die Luxaquote kan opleveren nog buiten beschouwing gelaten.
Doelstellingen
De 32-jarige projectleider Rob Goijen van Hunter Douglas vertelt over de details en de totstandkoming van het project. "De doelstellingen van de applicatie zijn te onderscheiden in voordelen voor de dealer en voor Hunter Douglas. Voor de dealer moet het een verkoopondersteunend instrument zijn om interactief met de consument ontwerpen te maken. Op snelle en foutloze wijze moet men offertes kunnen maken en het produkt kunnen bestellen bij de leverancier. Doelstelling is ook het leveren van een mooie ‘print out’ aan de consument: een presentatie- en constructie-tekening. Ten slotte moet het de efficiency bij de dealer vergroten.
Hunter Douglas moet de distributie van de plafondpanelen – een technisch complex produkt – via de detailhandel kunnen laten lopen (voorheen was dit niet het geval). Dit moet geschieden met een volledige validatie van de order bij de dealer, zodat deze geen fouten kan maken. Uiteindelijk willen we bereiken dat het order entry-punt wordt verlegd van de fabrikant naar de gebruiker. Tevens denken we door middel van Luxaquote de verkoop te stimuleren. Wanneer wij de eerste zijn met een dergelijk software-pakket, is de dealer op een gegeven moment gewend te werken met Luxaquote. Als een concurrent dan met een dergelijk systeem komt, zal de winkelier zeggen: ik heb al zoiets van Hunter Douglas", aldus Goijen.
"Nadat de doelstellingen waren geformuleerd, hebben we een selectie van leveranciers gemaakt. Zelf hebben we een globaal functioneel ontwerp gemaakt. Daarna vroegen we een aantal software-huizen om een offerte. Dedicate kwam er gunstig uit. Toen hebben we met hen drie weken betaald vooronderzoek gedaan. In dat vooronderzoek is het datamodel in alle details ontwikkeld en is het functionele ontwerp meer technisch ingevuld. Op grond van dat ontwerp is een ‘fixed price, fixed date’-afspraak gemaakt, en kreeg ik ‘management commitment’ en budget."
Ontwikkeling
"Als tools kozen we voor Visual C++ van Microsoft in combinatie met de database van Access (MDB), beide gekoppeld via Odbc. Voor de data- en object-modellering viel de keus op twee upper-Case tools: S-Designer voor het datamodel en Select OMT voor de technische documentatie. Er is ontwikkeld via de rad-methodiek. In het ontwikkelteam zaten vier mensen van Hunter Douglas: een R&D’er, een marketeer en twee mensen van IT. Tevens hebben we vier dealers bij het project betrokken die we tijdens vier fasen in het ontwikkeltraject om hun mening hebben gevraagd."
"Gedurende de ontwikkeling hebben we een applicatiebeheerder aangenomen. Als we in de toekomst veel capaciteit nodig hebben, kunnen we Dedicate weer inschakelen. We zien de software-bouwer ook als ‘back-up’ en kunnen zo ons bedrijfsrisico minimaliseren. Toen we de opdracht aan Dedicate gunden, hebben we tevens een apart team – een ‘Luxaquote-organisatie’ – opgezet. Bij Dedicate kregen we een grote ruimte ter beschikking die we vol hingen met Hunter Douglas-posters. Iedereen werkte daar voor Luxaquote, of hij nu van Dedicate of van Hunter Douglas kwam. Verder werd het dealerforum gestalte gegeven en werd intern bij Hunter Douglas een testgroep opgezet. De technische specificaties die we in de ontwerpfase opstelden, zijn per onderdeel verder gedetailleerd en getest. De marketing- en R&D-teamleden hebben de schermen ontworpen. Dedicate zorgde voor de programmering, waarna Hunter Douglas de software testte", aldus Goijen.
"We hebben ook een versie-beheersysteem gemaakt waarmee we de dealers registreren en aangeven wat een dealer mag. Iedereen krijgt immers dezelfde database geleverd. Alleen de autorisatie – wat men mag zien in die database – hebben we in een zogenoemde ‘ini-file’ afgehandeld. Het versie-beheer- en distributie-systeem genereert een versleutelde ‘ini-file’. Er bestaan verschillende versies van het programma (gevorderd en eenvoudig). Dat regelen we ook in die ‘ini-file’."
"Gedurende de realisatie-fase controleerde een teamlid van Hunter Douglas continu de documentatie. Natuurlijk is er gebruikersdocumentatie ontwikkeld die tevens bij de dealertraining wordt gebruikt. Ook is de support-organisatie tijdens deze realisatiefase gedefinieerd. Dat is belangrijk. We willen de ondersteuning voor de dealers zo laag mogelijk in onze organisatie zetten. Er worden mensen in de binnendienst getraind. Voor het geval dat zij er niet uitkomen, hebben we een centrale helpdesk opgezet – de spin in het web – met relaties naar produkt-management en automatisering. In de realisatiefase hebben we een trainingsruimte ingericht met vijftien PC’s. Dealers die het pakket aanschaffen krijgen daar een cursus van een halve dag. Natuurlijk hebben we ook een setup-programmaatje gemaakt om de software eenvoudig op de PC te installeren. Ter introductie van het pakket bij de dealers, is een roadshow opgetuigd waarmee we heel Nederland afreisden."
Veranderingsscript
"In de implementatie-fase zijn bugs meteen weggewerkt. Het pakket bestaat uit vier schijven waarop de gecomprimeerde software staat, inclusief data. Drie schijfjes bevatten altijd dezelfde software. Het vierde schijfje bevat de database en de ‘ini-file’. Deze is uniek voor iedere gebruiker. In die file staat ook zijn of haar naam. Dit is ondermeer een beveiliging tegen illegaal kopiëren. Daarvoor is niet gekozen omdat we niet willen dat er gekopieerd wordt, maar omdat we moeten zorgen dat de winkeliers steeds een ‘up to data’-versie gebruiken. Als we iets veranderen aan de database en iemand maakt gebruik van een illegale kopie, kan er een probleem ontstaan indien er met onjuiste data gewerkt wordt. Om dat te voorkomen zitten naam en adressering van de dealer versleuteld in de ‘ini-file’; deze worden automatisch op de inkooporder gedrukt," aldus Goijen.
"We hebben tevens een aparte vertaal-tool ter beschikking om het vertalen voor het buitenland te vereenvoudigen. Deze tool zuigt als het ware alle teksten en labels – voorzien van een time-stamp – uit de applicatie. Die teksten kunnen dan gemakkelijk door een vertaalbureau worden aangepast."
"Verder zijn de updates van de database van belang. We kunnen een veranderingsscript schrijven en die naar de dealer sturen. Door dit script af te draaien wordt de database bijgewerkt. Als we een dealer zomaar een nieuwe database sturen, bestaat het risico dat hij met een inconsistente database komt te zitten. De winkelier bewaart in deze database immers ook zijn eigen unieke, elementaire zaken: zijn orders."
Het Luxaquote-project valt op door relatief lage kosten, het snelle ontwikkeltraject (negen maanden), een relatief geringe tijdsoverschrijding (anderhalve maand) en doordachte opzet. Er is bovendien gekozen voor moderne ontwikkel-tools (Visual C++, Windows-interface, Select OMT en S-designer). Door een slim gebruik van de Access-database in deze maatwerk-applicatie (zodat er per pakket geen aparte licentierechten aan Microsoft verschuldigd zijn) wist men de prijs van het pakket laag te houden. Het lijkt erop dat Hunter Douglas zijn probleem hiermee heeft opgelost.
