Sinds de opdeling van de Hermans Groep in een aantal ‘business units’ is de rol van de centrale automatiseringsafdeling drastisch veranderd. Elk onderdeel is verantwoordelijk voor zijn eigen IT-budget en heeft zijn eigen informatiemanager. De centrale afdeling Informatisering en Automatisering speelt geen leidende rol meer, maar heeft zowel een adviserende en begeleidende taak als een beheertaak gekregen. Een interview met Jan van der Werff, hoofd I&A bij de Hermans Groep.
"Natuurlijk zouden we graag zelf een nieuw informatiesysteem willen bouwen. Maar dat gaat domweg niet, omdat we daar niet voldoende mensen voor hebben. Met de huidige bezetting zou ik acht jaar bezig zijn om ons logistieke systeem opnieuw te schrijven. Nee, dan wacht ik liever op de nieuwe release van het pakket dat we nu gebruiken", aldus Jan van der Werff, hoofd Informatisering & Automatisering (I&A) bij de Hermans Groep.
Van der Werff maakt deze opmerking niet omdat hij ontevreden is over het huidige standaardpakket. Het is meer de verzuchting van een automatiseerder die zich weliswaar realiseert dat de tijden zijn veranderd, maar die soms terugverlangt naar de periode waarin het takenpakket van de IT-afdeling ook het echte ontwikkel- en bouwwerk van de bedrijfssystemen bevatte. Sinds de Hermans Groep is opgedeeld in een aantal business units – dat gebeurde formeel in mei 1994 – is de rol van de centrale automatiseringsafdeling drastisch veranderd. Elke business unit is nu verantwoordelijk voor zijn eigen IT-budget en heeft zijn eigen informatiemanager. De afdeling van Van der Werff speelt geen leidende rol meer, maar heeft zowel een adviserende en begeleidende taak als een beheertaak gekregen.
"Wij implementeren de applicaties die door de gebruikers bepaald zijn. Daarnaast beheren wij de software, inclusief de complete technische infrastructuur. In zekere zin kun je stellen dat we een Van Gend en Loos zijn geworden: we verzorgen de logistiek en het transport van de data", aldus Van der Werff. Zijn afdeling verzorgt wekelijks ongeveer 25.000 van die gegevenstransporten. Sinds vorig jaar worden deze transporten nauwkeurig bijgehouden door een Message Transfer Agent (mta). "Deze distributie-server van het Delftse bedrijf Walvis hebben we aan onze infrastructuur aangepast. Alle systemen zijn daaraan via Access Units gekoppeld. Deze mta regelt en registreert het dataverkeer tussen de verschillende applicaties."
Informatieplan
De Hermans Groep maakt deel uit van Tengelmann. Het concern heeft meer dan 7000 winkels in tal van Europese landen, de Verenigde Staten en Canada. De totale omzet bedraagt bijna 55 miljard gulden. De Hermans Groep draagt daaraan 1,3 miljard gulden bij. Tot de Groep behoren 112 A&P-supermarkten, 28 Prijsslag discountwinkels en 148 drankenwinkels die onder de naam Cheeers (met drie e’s) opereren.
Toen Van der Werff in 1988 de overstap van Unigro naar de Hermans Groep maakte, was zijn belangrijkste opdracht de automatisering op een nieuwe leest te schoeien. De administratie van de slijterijen werd bijvoorbeeld nog met ponskaartapparatuur verzorgd. Verder stonden verspreid over het land Bull DPS-4-computers opgesteld die weinig groeimogelijkheden hadden. Bovendien draaiden er applicaties op die nauwelijks enige samenhang vertoonden. In 1990 bracht de Stuurgroep Automatisering een informatieplan uit, waarin een aantal prioriteiten was vastgesteld.
"We wilden in de eerste plaats het onderhoud en beheer van de stamgegevens, dat wil zeggen, de informatie over artikelen, leveranciers en filialen, verbeteren. Vervolgens wilden we zowel het in- en verkooptraject en het logistieke proces automatiseren, als een nieuw mis (management informatiesysteem), een edi-systeem (electronic data interchange) en een nieuw financieel systeem opzetten. Uitgangspunt was dat we zouden gaan werken met standaard-software, een Windows-gebruikersinterface en een netwerkstructuur waarin alle werkplekken gekoppeld zijn."
Non-stop-principe
Ter ondersteuning van de inkoop en distributie en het magazijnbeheer is gekozen voor het pakket Dispos van de Duitse firma Dacos, dat indertijd alleen onder Guardian op Tandem-computers draaide. Op het hoofdkantoor en de distributiecentra in Gilze en Monster zijn Tandem-computers geplaatst. "Ik heb er tot op de dag van vandaag geen spijt van dat we, min of meer noodgedwongen, voor dat hardware-platform hebben gekozen. Alles is dubbel uitgevoerd, zodat bij een eventuele storing de taken onmiddellijk worden overgenomen. Het komt voor dat we van het remote support-centrum van Tandem een telefoontje krijgen met de mededeling dat er iets met een van de computers aan de hand is. Zelf merken we daar dan nauwelijks iets van. Behalve misschien wat performanceverlies. Ik denk dat de netwerk- en PC-leveranciers van dat non-stop-principe nog heel wat kunnen leren", meent Van der Werff.
Sap R/3 werd, in combinatie met HP9000-machines, gekozen als financieel-economisch pakket, terwijl voor de winkelautomatisering het oog viel op Position van Siemens Nixdorf. In de winkels zijn daarvoor lan’s (local area network) aangelegd, waarin ook de (op Dos gebaseerde, vrij programmeerbare) kassa-PC’s, scanners, printers, weegschalen en betaalterminals van verschillende leveranciers zijn gekoppeld.
De winkels, die zijn uitgegroeid tot zelfstandige automatiseringscentra, vallen overigens niet onder de verantwoordelijkheid van Van der Werff, maar onder een aparte, acht man tellende afdeling die onder de business unit Supermarkten ressorteert. De centrale I&A-afdeling is wel nauw bij de winkelautomatisering betrokken, aangezien enerzijds haar systeemontwikkelaars worden ingezet voor het beheer, het onderhoud en het aanpassen van de programmatuur en anderzijds haar technische specialisten de infrastructuur in de gaten houden.
Slechts advies geven
Op het Baarnse hoofdkantoor ligt een netwerk waarin Novell-lan’s en de Tandem- en HP-computers zijn gekoppeld. De distributiecentra in Gilze en Monster zijn via huurlijnen op dit netwerk aangesloten, terwijl het distributiecentrum in Nieuwegein en de filialen respectievelijk van Isdn- (Integrated Services Digital Network) en kieslijnen gebruik maken. In de distributiecentra en het hoofdkantoor is een PDS-systeem op basis van UTP-bekabeling (unshielded twisted pair) aangelegd voor zowel spraak- als datacommunicatie.
Volgens Van der Werff zijn de voordelen van een dergelijk systeem evident. Bij interne verhuizingen of uitbreidingen is het niet meer nodig om kabelgoten open te breken en nieuwe kabels neer te leggen; het omwisselen van wat draden in de schakelpanelen is voldoende. "Ik heb een dergelijke bekabelingsstructuur ook voorgesteld voor de winkels. Maar voorlopig krijg ik daarvoor de handen nog niet op elkaar. Hoewel men zich bewust is van de besparingen op de lange termijn, vindt men de initiële investeringen te hoog", aldus Van der Werff. Met deze opmerking geeft hij treffend aan in welke positie de manager Informatie & Automatisering terecht is gekomen in een decentrale organisatiestructuur: hij kan slechts advies geven aan de business units, die hun eigen IT-budgetten beheren.
In principe waren de doelstellingen, die in het informatieplan van 1990 waren vastgelegd, bereikt op het moment dat de decentrale organisatiestructuur in 1994 werd ingevoerd. Na die tijd zijn, naast de implementatie van de Message Transfer Agent, aanpassingen gepleegd aan een aantal systemen om een betere afstemming op de veranderde situatie te bereiken. "Het centrale artikelenbestand in Dispos is bijvoorbeeld gesplitst in aparte bestanden voor de afzonderlijke business units, die gekoppeld zijn aan eigen bestanden in de distributiecentra. Daar bovenop hebben we als een soort identificatiemechanisme een Concern-bestand geplaatst, om ervoor te zorgen dat artikelen die alle business units voeren één artikelnummer dragen. Ook hebben we hierin het centrale leveranciers- en filiaalbestand opgenomen, om de informatie vanuit de business units op concern-niveau te kunnen gebruiken, ondermeer voor ons management informatiesysteem."
Geen gedwongen winkelnering
Interessant is de vraag of de implementatie van het informatieplan ook in vier jaar zou zijn gerealiseerd in een gedecentraliseerde omgeving. Van der Werff is van oordeel dat een en ander dan veel trager zou zijn verlopen. "Toen indertijd concernbreed eenmaal was gekozen voor één standaardpakket voor de bedrijfskritische applicaties, was het logisch dat de eigen IT-afdeling deze ging implementeren. Nu is er geen sprake van gedwongen winkelnering. Wij zijn een profitcenter geworden dat met externe partijen moet concurreren. De business units kunnen zelf bepalen welke applicaties ze willen aanschaffen, met dien verstande dat hun beslissing uiteindelijk wel kan worden overruled door de directie." Met deze opmerking geeft Van der Werff impliciet aan dat vandaag de dag uit kostenoogpunt wellicht wèl voor concernbrede pakketten zou zijn gekozen, maar dat het besluitvormingstraject langer zou hebben geduurd.
Aan het standaardpakket Sap R/3 is niet gesleuteld. Aan Dispos en Position zijn enige manjaren besteed om de van oorsprong Duitse pakketten geschikt te maken voor de Nederlandse situatie. "Omdat geen ingrijpende wijzigingen zijn aangebracht in de pakketten, hebben we fors op de onderhoudskosten weten te besparen, ondermeer door een personeelsreductie op de afdeling Systeemontwikkeling. We hoeven immers bij de implementatie van nieuwe releases niet zoveel mankracht in te zetten om alle bedrijfseigen toevoegingen aan te passen", aldus Van der Werff.
Overigens geeft hij te kennen voorlopig weinig behoefte te hebben aan al te grote veranderingen. "Misschien dat we op termijn van Novell overgaan op Windows NT en dat de filialen via Isdn worden aangesloten. Een extern bureau moet binnenkort met een advies komen over onze toekomstige infrastructuur. Ik zoek nu een antwoord op de vraag hoe we straks op die ene betaalterminaal bij de kassa de bonte verzameling van pinpas-, chip- en klantkaarten moeten gaan verwerken. Wat onze primaire processen – inkoop, opslag en distributie – betreft, verkeren we in de prettige situatie dat we de ontwikkelingen rustig kunnen afwachten."
Deskundigheid in huis
Met die ontwikkelingen doelt Van der Werff op de pogingen die Sap in het werk stelt om het pakket Dispos te integreren in zijn eigen software. Dacos, de leverancier van Dispos, is twee jaar geleden door Sap overgenomen. Vanaf die tijd werken tientallen ontwikkelaars in Walldorf aan een nieuwe Sap R/3 Retail-versie. "Wat Sap nu als retail-oplossing op de markt brengt, is in mijn ogen nog niet goed genoeg. Pas bij versie 4.0 zullen de belangrijkste Dispos-functies in R/3 zijn ingebracht. Mijn verwachting is dat versie 4.0 ergens in 1998 uitkomt. Al met al gaan er voor ons nog zo’n vijf jaar overheen voordat ons huidige Dispos-systeem eventueel door Sap R/3 Retail zal zijn vervangen."
Van der Werff onderneemt inmiddels wel al pogingen om op korte termijn twee hbo’ers in dienst te krijgen. Het is de bedoeling dat zij zich volledig in beide pakketten gaan inwerken, zodat te zijner tijd de deskundigheid in huis is om Sap R/3 Retail te implementeren.
Cok de Zwart, freelance medewerker Computable
