"Als de gebruiker nu niet snel beslist, wordt de schaarse ruimte in dit project al helemaal opgesoupeerd. Iedere tegenslag zal dan zondermeer tot uitstel van de oplevering leiden."
Sommige automatiseringsprojecten moeten om de een of andere reden ‘plotseling’ en met een veel te korte doorlooptijd worden opgestart. Dat kan verband houden met een wetswijziging of met de introductie van een nieuw produkt. Natuurlijk is dit alleen mogelijk wanneer de organisatie zulke projecten vanaf het begin op een heel andere manier oppakt dan ‘normale’ projecten. De vraag luidt echter hoe ver men de normale doorlooptijd van een project kan verkorten. Over het algemeen bestaat daarvoor wel een zekere ruimte, vooral als de normale doorlooptijd van een project op een watervalmethode is gebaseerd. Er zijn wel grenzen aan de mate waarin de doorlooptijd verkort kan worden. De grootste tijdwinst is waarschijnlijk in het eerste deel van de doorlooptijd, de zogenaamde ‘aanloopfase’, te boeken. Daarvoor dient men dan wel direct een vorm van crisismanagement in te stellen. De grootste valkuil is immers dat de organisatorische ‘slack’ al in deze fase volledig is opgesoupeerd. Een crisisteam dient ervoor te zorgen dat bepaalde keuzes aan de kant van de gebruiker direct worden gemaakt, en dat een eventuele discussie over prioriteiten wordt uitgesloten. Dat klinkt allemaal heel vanzelfsprekend, maar zo’n scenario is in de praktijk meestal niet volgens een kant-en-klaar draaiboek uit te voeren. Zo zal er bijvoorbeeld binnen zeer korte tijd een crisis-gevoel in de gehele organisatie moeten ontstaan. Zolang de absolute einddatum nog ver in het verschiet ligt, lijkt een project altijd nog haalbaar. Het is dan ook van groot belang om deadlines op korte termijn vast te stellen, zoals een absolute einddatum voor de aanloopfase: het moment waarop de functionele specificaties en een gedetailleerde planning en begroting van de realisatie opgesteld moeten zijn, om een bepaalde invoeringsdatum nog net te kunnen halen. Daarvoor is een handvat nodig dat absoluut niet ter discussie mag staan. Voor automatiseringsprojecten die normaal gesproken een jaar vergen, zal men een doorlooptijd van zes tot negen maanden kunnen hanteren. Hoewel dit een betrekkelijk arbitraire keuze is, dient deze wel direct en definitief gemaakt te worden. Voor het verkrijgen van zoveel mogelijk functionaliteit zal men, afhankelijk van de mogelijkheden, de opleveringsdatum naar achter moeten kunnen schuiven. Als die binnen zes maanden na het einde van de aanloopfase valt, dan moet die datum zondermeer worden uitgesteld. Komt die tussen de zes en negen maanden te liggen, dan zullen er keuzes in de functionaliteit moeten worden gemaakt. Alle acties moeten daarna worden afgestemd op het realiseren van de gekozen doorlooptijd. De functionele specificaties moeten vervolgens vanuit de nul-situatie worden opgebouwd, afhankelijk van de beschikbare middelen. Als de minimaal noodzakelijke eisen niet binnen de gekozen doorlooptijd gerealiseerd kunnen worden, moet deze alsnog verlengd worden. Indien dat wel mogelijk is, kan de resterende tijd worden benut voor het opvangen van risico’s, dan wel voor een grotere functionaliteit. De maximale na te streven functionaliteit wordt uiteindelijk bepaald door het kritieke pad, en door de paden die daar dicht in de buurt dreigen te komen. Het hoeft geen betoog dat het hier gaat om een zeer ingewikkelde besluitvorming en om een afweging van wensen en mogelijkheden op basis van schattingen. Beide moeten in uitermate korte tijd plaatsvinden. De kans dat men daar niet op tijd uitkomt, is dan ook buitengewoon groot. Dat helpt echter wel om het probleem alom op de agenda te krijgen. Zodra blijkt dat het crisisteam de zaak ook niet meer onder controle heeft, ontstaat pas het moment waarop alle reserves in de organisatie worden aangesproken, en zal ook het noodzakelijke organisatiebrede draagvlak voor een crisis-organisatie ontstaan. Dat is tevens het moment waarop de kaarten definitief geschud kunnen worden. Dan wordt ook de definitieve opleveringsdatum bepaald, en wordt min of meer duidelijk welke functionaliteiten te bieden zijn. Hoe eerder men deze aanloopfase in al zijn aspecten heeft doorgemaakt, des te groter is de kans dat het project met de aldus overeengekomen doelstellingen en levertijd opgeleverd kan worden. Als men tijdens de aanloopfase geen korte metten maakt, zal de organisatorische ‘slack’ al in die fase zijn opgesoupeerd.
