Organisaties hebben tegenwoordig behoefte aan een informatiehuishouding die meer infrastructureel en faciliterend is dan voorheen. Deze vraag leidt tot nieuwe opvattingen over systeemontwikkeling, die niet sporen met de ideeën waarop bestaande werkwijzen zijn gebaseerd. Het realiseren van een moderne informatiehuishouding vergt een vernieuwing van de werkwijzen. Daarvoor is een omslag nodig in denkwijze en de daaruit voortvloeiende methoden en technieken.
"In het leven zijn geen oplossingen,
er zijn krachten werkzaam:
je moet ze hanteren en de oplossingen
volgen vanzelf." (A. de Saint-Exupery, 1931)
Het actuele denken over systeemontwikkeling spoort niet altijd meer met de ideeën die de bekende werkwijzen en de daaraan ten grondslag liggende denkwijzen tot uitdrukking brengen. Dit artikel beschouwt lineaire watervalmethoden als de manifestatie van die bestaande werkwijzen, waarvan men in de praktijk maar niet loskomt.
De veranderingen in organisaties beïnvloeden ook het gebruik van de informatiehuishouding en als gevolg daarvan het ontwikkelen en de ondersteuning, het beheer en het management ervan. Daardoor volstaat een marginale aanpassing van denk- en werkwijzen niet (meer). Dit laatste gebeurt bijvoorbeeld als een organisatie een ontwikkelstrategie binnen de context van zo’n conventionele methode ontwikkelt.
Vandaag de dag bestaat behoefte aan een informatiehuishouding die meer faciliterend is. Een denkwijze die op dit uitgangspunt gebaseerd is en de methoden en technieken die daaruit voortvloeien moeten dan een ‘kracht’ zijn in de zin van A. de Saint-Exupery. Een kracht die het gedrag van mensen en processen en de eigenschappen van produkten op het gebied van informatisering meer infrastructureel, meer faciliterend maakt dan door huidige methoden.
Zonder trendbreuk zal de echt noodzakelijke vernieuwing van de werkwijze niet plaats vinden. Ook zal de informatievoorziening in veel organisaties dan niet aan gestelde eisen voldoen.
Kritiek op watervalmethoden
De laatste jaren is nogal wat kritiek geuit op de watervalmethoden en op de manier waarop deze worden gebruikt voor het ontwikkelen en beheren van informatiesystemen. Ze zouden ondermeer niet flexibel genoeg zijn en tot te langdurige ontwikkeltrajecten leiden.
In de serie ‘Systeemontwikkelmethoden’ stelden Vlasblom en Rijsenbrij vast dat die methoden, mits met verstand gebruikt, toch meer flexibiliteit kunnen opleveren [1]. Dat is juist. Hun toonzetting suggereert dat ze iets moeten verdedigen of op zijn minst uitleggen. Ook dat klopt. De door hen gepropageerde weg levert namelijk wellicht meer flexibiliteit op dan een weg waarbij geen rekening wordt gehouden met dat aspect, maar toch nog niet genoeg. Bovendien valt met flexibiliteit niet alles te bereiken dat nodig is om de informatievoorziening echt faciliterend te maken, terwijl dat voor organisaties wel zou moeten. De dynamiek in de omgeving van organisaties dwingt hen namelijk tot: flexibeler reageren op marktbewegingen, wensen en eisen van de klanten of doelgroep; en een faciliterende rol van informatisering.
Hoewel de kritiek op watervalmethoden soms helder was, gingen de oplossingen en voorgestelde veranderingen veelal niet ver genoeg. De conclusie luidde vaak dat methoden en technieken voor het ontwikkelen van informatiesystemen zouden moeten worden gemoderniseerd. Dit gebeurde echter voornamelijk in de context van de bestaande methoden. Daardoor betreft die modernisering het sneller of beter uitvoeren van minder grootschalige activiteiten, gebaseerd op de bestaande denk- en werkwijzen. Rapid application development bijvoorbeeld komt vaak neer op sneller en in kleinere gedeelten ontwikkelen. Een ander voorbeeld is de door Vlasblom en Rijsenbrij gepropageerde werkwijze: kies binnen het kader van huidige methoden een ontwikkelstrategie die aansluit op de eisen van de specifieke situatie.
Een structurele aanpassing
Door actuele ontwikkelingen is behoefte ontstaan aan een andere manier van omgaan met hulpmiddelen en faciliteiten voor de informatievoorziening. Dat noodzaakt tot een radicalere breuk met de werkwijzen van twee à drie decennia informatisering en automatisering. Ontwikkeling en beheer worden een geïntegreerd en permanent proces van leiden, ontwikkelen, beheren en gebruiken van de informatie-infrastructuur (het geheel van applicaties, gegevens, databases, computers en communicatiefaciliteiten), als geïntegreerd bestanddeel van het bedrijfsproces.
Vanuit deze optiek bestaat geen behoefte aan een nieuwe methode of techniek, maar aan een structurelere aanpassing van de werkwijzen van gisteren (en vandaag) [2]. Dat leidt bijvoorbeeld tot drie aanbevelingen. Allereerst: laat het begrip informatiesysteem verdwijnen en denk in plaats daarvan in informatie-infrastructuur en de informatie-infrastructuur-componenten, die permanent worden gewijzigd en vervangen. Ten tweede: laat zware ontwikkeltrajecten (van informatiesystemen of applicaties) tot het verleden behoren. Laat in plaats daarvan permanente evolutie plaatsvinden. Ten derde: laat de organisatiedoelen permanent invloed uitoefenen op wat gebeurt op het gebied van informatisering (zie figuur 1).
De informatiehuishouding is een faciliteit en de informatie-infrastructuur is er voor het primaire proces.
Trends en effecten
Allerlei trends hebben effecten op de architectuur, die bestaat uit het bedrijfsproces, de organisatiestructuur en de (informatie)-infrastructuur. Kort samengevat zijn de volgende trends en effecten van belang.
De dynamiek van de externe omgeving (globalisering, onvoorspelbaar markt- of klantengedrag en dergelijke) noodzaakt tot klant- en marktgerichter opereren. Decentralisatie van de besluitvorming en flexibilisering van het gebruik van middelen zijn daarop een reactie.
De impact van technologische ontwikkeling groeit. Technologie is slechts zinvol toe te passen als ook de economische en maatschappelijke effecten worden meegewogen. De ‘kaartenbak-automatisering’ staat niet meer voorop. Ontwikkeling van veranderingsbereidheid en meer aandacht voor opleiding, motivatie en dergelijke zijn daarop een reactie.
De ontwikkeling van de technologie heeft steeds grotere en verdergaande impact in zowel organisaties als de maatschappij. Aan de communicatiebehoefte die dat met zich meebrengt moet worden voldaan (hierbij is technologie relevant als zowel veroorzaker als facilitator).
Het lijnmanagement neemt in toenemende mate het voortouw bij informatisering. Dit versnelt de ontwikkeling van een kritische houding ten aanzien van die informatisering. Effectiviteit en efficiëntie worden in relatie met ontwikkeling, gebruik en beheer van de informatiehuishouding steeds belangrijker.
Meer flexibiliteit
De opgesomde ontwikkelingen hebben – soms in combinatie met elkaar – allerlei (combinaties van) effecten [3]. De legacy systemen zijn niet alleen niet of onvoldoende flexibel, maar ook onvoldoende aanpasbaar [4]. Tegelijkertijd is het onbegonnen werk om alle systemen opnieuw te bouwen en te implementeren. Oplossingen moeten gezocht worden in parallelwegen.
Ook is sprake van kritiek op informatici. Ze stellen zich te rigide op. Verder accepteert het management de te geringe resultaten – die bovendien te lang op zich laten wachten – niet langer. Het neemt steeds meer (en beter) zelf de leiding.
Groeiende gerichtheid op de klant en op de bijdrage van processen aan de externe output van een organisatie leiden tot het handhaven van de gedecentraliseerde besluitvorming (waarvan vaak al sprake is) in combinatie met een geïntegreerde (geconcentreerde) informatievoorziening. Dit moet leiden tot meer flexibiliteit van organisaties als geheel en dus ook van de informatisering.
Deze situatie heeft een aantal effecten:
– Procesgerichtheid en output-sturing (ook voor de processen op het gebied van de informatievoorziening) moeten nadrukkelijker tot stand worden gebracht.
– Het architectuurdenken moet centraler komen te staan.
– Data(bases) moeten als integraal beschikbare grondstof te benaderen zijn door iedereen die geautoriseerd is.
– Bij informatisering (gebruik, ontwikkeling, beheer en management) moet sprake zijn van meer gerichtheid op het bedrijfsproces.
– Bij informatisering moet men de gebruikte technieken, en ook de methoden (SDM en Itil bijvoorbeeld), hanteren in een kader dat het mogelijk maakt dat de informatiehuishouding echt faciliteert.
– Informatisering moet zich niet langer richten op informatiesystemen, maar op kleine, permanent aan vervanging, wijziging en dergelijke onderhevige componenten van de informatie-infrastructuur.
– Ontwikkeling van de componenten van de informatie-infrastructuur moet niet meer lineair plaats vinden. Het wijzigen, ontwikkelen en vervangen van die componenten moet permanent onderhevig te zijn aan de invloed van organisatiedoelstellingen en de dynamiek daarvan.
– Gebruik van informatie-infrastructuur moet het primaat krijgen; het staat centraler en neemt in deze zin de rol van ontwikkeling over.
– Informatiseerders moeten meer op klant en op bijdrage gericht werken.
– Beheersing van activiteiten op het gebied van informatisering richt zich minder op fasering en produkten, en meer op resultaten/bijdragen en beheer van de componenten van de informatie-infrastructuur, op ‘repository-achtige’ wijze.
De beroepsuitoefening
De beschreven ontwikkelingen hebben consequenties voor de beroepsuitoefening op het gebied van systeemontwikkeling. Deze consequenties zijn inhoudelijk duidelijk te maken door in te gaan op de methoden van werken.
Deskundigen proberen aan te geven dat men met een watervalmethode modern kan informatiseren (zie bijvoorbeeld [1] en [5]). De gegeven ‘oplossingen’ zijn op zich niet verkeerd, maar gaan niet ver genoeg. Eén van de redenen is wellicht dat men te krampachtig vasthoudt aan verouderde uitgangspunten; dit doet het door Rijsenbrij gepresenteerde model [6] bijvoorbeeld.
Zo’n uitgangspunt is het voorkomen van informatiesystemen (inclusief de gegevens). Daarmee blijft men de functies, de applicaties of hoe ze ook heten beschouwen op het niveau van informatiesystemen: een grote berg functies die als een geheel ontwikkeld en beheerd moeten worden. Het componentdenken [2] heeft nog geen plaats gekregen. De geest van het watervaldenken waart nog rond, terwijl binnen die watervalcontext (of ‘kachelpijpcultuur’ [4]) op eigentijdse manier wordt gedacht.
Infrastructureel denken
De manier van denken moet nu meer dan ooit omslaan naar ‘infrastructureel denken’. Infrastructureel in de zin van: de informatiehuishouding speelt een voorwaardenscheppende rol. Deze beweegt (dus!) organisch mee met de ontwikkelingen van de organisatie, de processen daarbinnen en – het belangrijkst – de ontwikkelingen aan de vraagkant; de externe omgeving, de ‘markt’ (zie figuur 2).
Infrastructureel ook in de zin van facilitair; er moet grondstof toegankelijk beschikbaar zijn voor gebruik in het bedrijfsproces. Dat zit hem niet in nieuwe methoden of technieken [7].
Deze opmerkingen betreffen een manier van denken en werken, een visie die als een ‘kracht’ in de zin van De Saint Exupery moet werken op degenen die processen voor ontwikkeling, beheer, gebruik en management van de informatiehuishouding en -infrastructuur realiseren. Bij het nemen van beslissingen over aanschaf en ontwerp, en over de inrichting van de informatiseringsfunctie is die visie bepalend voor de uitkomst. Die uitkomst zal anders zijn dan wanneer men op basis van ‘oude’ denk- en werkwijzen handelt.
Als de werkwijze in de praktijk gebaseerd is op een nieuwe visie, moet er ook bij het opleiden van informatici en informatiegebruikers aandacht voor deze ontwikkeling zijn. Dat betreft niet primair het formuleren van nieuwe leerdoelen en daarop gericht opleiden en certificeren, en evenmin het leren van nieuwe ‘kunstjes’ (methoden, technieken en tools) gericht op bestaande doelen, waarbij alleen het hulpmiddel verandert. Hoewel op dit gebied permanente ontwikkeling nodig blijft, moet de nodige verandering vooral te merken zijn in de inhoud van bestaande opleidingsprogramma’s. Het actuele denken moet snel worden ingevoerd. Dat betekent allereerst een andere invulling van de leerdoelen.
Hoewel steeds minder programmatuurontwikkeling plaatsvindt, blijft aan opleiding op dit gebied behoefte bestaan. Het overkoepelende leerdoel kan vrijwel gelijk blijven. Wel verandert de context waarbinnen geprogrammeerd wordt; de inleidende lessen wijzigen dus. Tevens kunnen de gehanteerde technieken en talen, en dus de tools veranderen. Verder wordt het lesprogramma geactualiseerd.
Concreet gaat het bij opleiden om de volgende vernieuwing:
Hanteer een werkwijze die ervoor zorgt dat nieuwe methoden, technieken en tools voor het ontwikkelen en beheren van informatiesystemen permanent snel in het pakket zijn op te nemen.
Meer functiegerichte opleidingen zijn wenselijk. Ga dus uit van actuele functieprofielen, die toch aansluiten op de huidige praktijk.
Neem afstand van de (te) exclusieve rol die conventionele methoden spelen als kader voor scholing. Introduceer actuele denkwijzen als overkoepelend kader en geef daarbinnen ondermeer conventionele methoden en technieken een (bescheiden) plaats.
Besteed veel meer aandacht aan het bedrijfsproces en, vooral, gerichtheid daarop als uitgangspunt voor informatisering.
Besteed meer aandacht aan het gebruik van gegevens. Facilitair informatiseren begint met eenvoudige integrale beschikbaarheid van gegevens.
Jilt Sietsma RI opereert vanuit Sietsma Management, een expertisecentrum voor Informatie-Infrastructuur Management te Apeldoorn.
LITERATUUR
[1] G. Vlasblom en D.B.B. Rijsenbrij: Flexibilisering van de methodologie van systeemontwikkeling. Informatie, jg.36, nr.3, 1994.
[2] A.A. Uijttenbroek, J. Sietsma, G. F. Hice en B.C.H. van den Camp: Informatie infrastructuur management. Lansa Publishing, 1995.
[3] D.S. Tan: Van informatiemanagement naar informatie-infrastructuur management. Lansa Publishing, 1995.
[4] H. van Steenis: Weg met de kachelpijp. Computable, 1 december 1995.
[5] Franke, De Gouw en Van Hamond: Informatiearchitectuur als basis voor flexibiliteit. Informatie, jg.37, nr.9, 1995.
[6] D.B.B. Rijsenbrij: Basisconcepten in systeemontwikkeling. Informatie, jg.35, nr.11, 1993.
[7] J. Sietsma en W. Wisman: Pragmatische systeemontwikkeling, gericht op maximale flexibiliteit. Informatie, jg.37, nr.11, 1995.
[8] R. van Toledo: Raamwerk voor RAD-projecten. Computable, 2 februari 1996.
