Knelpunt bij een effectieve ‘business’-georiënteerde goederenstroom is de aanpasbaarheid van het systeem voor logistiek en financieel management. Een oplossing voor dit probleem moeten Baan IV (voorheen Triton) van Baan en R/3 van Sap bieden.
Omdat veranderen één van de belangrijkste processen is geworden in ondernemingen, spelen de gereedschappen die dit ondersteunen, de tools voor ‘business engineering’, een cruciale rol binnen de systemen voor logistiek en financieel management. Voor ‘continuous business proces redesign’ zijn inmiddels systemen beschikbaar; Baan ondersteunt met Orgware, en Sap met Aris en met BEW (Business Engineering Workbench).
Het toepassingsgebied van het logistieke en het financiële management groeit en verandert doorlopend. Om het veranderingsproces te beheersen, houden ondernemingen zich sinds een jaar of tien bezig met bpr (business proces redesign, herontwerp bedrijfsprocessen). De aandacht gold eerst het herontwerp van de interne goederenstroom. Als die eenmaal klant-georiënteerd is geordend, verschuift het zwaartepunt van de logistieke activiteiten naar de verkoop- en inkoopfunctie. Deze commerciële processen worden vervolgens stap voor stap uitgebouwd.
Voor het uitbouwen van die processen bestaan vele branche-georiënteerde mogelijkheden. Aan verkoopzijde zijn dat ondermeer: verkoop via een netwerk; sturing van de onderdelen ‘inkoop’ en ‘fabricage’ van de logistieke keten vanuit de kassabetaling; en het geven van ruimte aan de verkoopafdeling om samen met de afnemer het specifieke produktontwerp te formuleren op basis van een produktmodel. Op basis van het inkoopcontract zijn de inkomende goederenstroom en uitgaande geldstroom desgewenst geheel geautomatiseerd af te handelen. Door automatisering van de verkoop- en inkooprocessen worden de logistieke en financiële ketens langer. Dat biedt nieuwe mogelijkheden om schakels daarin te elimineren.
Naast de industriële goederen- en geldstromen zijn die van de dienstverlening van toenemend belang. Ook ziekenhuizen, verzekeringsmaatschappijen, reisbureaus, sociale diensten en andere organisaties worden stap voor stap verder gestroomlijnd. De logistiek van de kennisoverdracht komt in beeld. Het totale toepassingsgebied is nog lang niet ontgonnen.
Haat/liefde-verhouding
Tussen het beheer van de goederenstroom en het management van de geldstroom bestaat nog een haat/liefde-verhouding. De logistieke en financiële administratie maken gebruik van dezelfde gegevens. Systemen voor logistiek management en voor financieel beheer zijn geïntegreerd. De logistieke besturing kijkt echter altijd vooruit, terwijl de financiële administratie zich met het verleden bezighoudt. Er zijn ontwikkelingen die de financiële verslaggeving toesturen naar kasstroom-management. Daardoor gaat het beheer van de goederenstroom parallel lopen met het management van de geldstroom.
Een systeem voor logistiek en financieel management stuurt en coördineert niet alleen de fysieke gebeurtenissen voor verkoop, produktie, opslag, transport, distributie en betaling, maar ook die van de administratieve werkstroom. Deze ketenprocessen zijn voor iedere ondernemer uniek. Onder druk van de markt is iedere logistieke dienstverlener voortdurend bezig zijn processen verder te ontwikkelen. Het veranderingsproces is een continu proces. Dit wil niet zeggen dat de eenmalige reorganisaties tot het verleden behoren. Als een organisatie ingrijpend moeten worden omgebogen, samengevoegd of gesplitst, is een forse ingreep nodig.
Voor de organisatie die zich stapsgewijs in de richting van de klant begeeft, is het veranderingsproces doorlopend. In dat proces wordt voortdurend aan het systeem voor logistiek en financieel management gesleuteld. Er komen functies bij en schakels worden veranderd en geëlimineerd. De aanpassing van het systeem is niet meer de storende factor in dat proces. De huidige besturingssystemen zijn ‘bouwpakketten’ die betrekkelijk gemakkelijk aan de eisen van klanten aangepast kunnen worden. Het knelpunt is verschoven van de systeemontwikkeling naar het formuleren van het eisenpakket van de klant en het aanpassen van de organisatie. Dat eisenpakket moet worden vertaald in een klantspecifiek informatiesysteem en de logistieke en financiële organisatie moet zich voortdurend aanpassen aan de veranderende besturing.
Bpr-benaderingen
Software-leveranciers hebben ingespeeld op deze knelpunten. IDS, het bedrijf van prof. Scheer uit Saarbrücken, ontwikkelde omstreeks 1990 de eerste versie van de organizer Aris. Vervolgens kwam Baan met de eerste bouwstenen voor Orgware. Onlangs presenteerde Sap een eigen gereedschap, de Business Engineering Workbench. Aris, Orgware en BEW zijn alledrie tools voor computer aided business of enterprise engineering. Dit zijn de eerste van een reeks van dergelijke gereedschappen. Oracle en Cap Volmac beschikken inmiddels ook over zulke tools en die voor MFG Pro komt eraan.
Het doel van deze applicaties is de eisen die aan het informatiesysteem gesteld worden, om te zetten in een werkende software-configuratie en organisatie. Ze concentreren zich op de besturings- en organisatieproblematiek. Baan is als eerste – en voorlopig enige – erin geslaagd de oplossing voor de besturingsproblematiek automatisch te vertalen in een besturingssysteem. De problematiek van de systeemaanpassing is hiermee (vrijwel) geheel onder de oppervlakte verdwenen.
De bpr-benaderingen van Baan, Sap en IDS verschillen van elkaar. Baan legt sterk de nadruk op het snel en effectief kunnen veranderen van bedrijfsprocessen. Aspecten van die benadering zijn: doorlooptijden voor veranderingen verkorten; mogelijkheden voor latere optimalisatie van de bedrijfsprocessen; de relatie met het gebruik van het informatiesysteem; en het kunnen vastleggen en onderhouden van relaties met het kwaliteitssysteem. Orgware onderscheidt zich het meest door de sterke integratie met de Baan-applicaties.
Ervaringen van anderen
Door gebruik van Orgware is het knelpunt bij het veranderen van het bedrijfsproces verschoven van het systeem naar de organisatie. De klant heeft de mogelijkheid om kennis te nemen van de ervaringen van anderen met het analyseren en verbeteren van bestaande processen, het toepassen van verbeterde processen en het opnieuw ervaring opdoen. Een in Orgware ontwikkelde en uitgewerkte besturingsroute wordt met één druk op de knop in Baan IV gerealiseerd. Voor creativiteit bij het veranderen is veel plaats.
De leverancier kan het veranderingsproces begeleiden. Hij is nauw bij de invoeringsproblematiek betrokken, zodat hij de adviesfunctie kan vervullen. De leverancier werkt daarbij met partners, net zoals de concurrenten. Voor de sector ‘electronics’ zijn dat Kpmg en Origin en voor ‘food & beverage’ (semi-procesindustrie) Cap Gemini. Met Ernst & Young is het zogenaamde Eto-referentiemodel (engineer to order) ontwikkeld. In de farmaceutische markt heeft Baan nog geen vooraanstaande positie; MFG Pro domineert deze sector. Naast de vergaande ondersteuning van het veranderingsproces krijgt de verdere ontwikkeling van de applicaties veel aandacht, zoals blijkt uit de annoncering van de onder Windows draaiende versie van Baan IV.
Referentiemodellen
Bij Sap ligt het accent meer op de ontwikkeling van R/3 en wat minder op het veranderingsproces. De leverancier streeft met R/3 naar het zo breed mogelijk bedienen van de markt. Het veranderingsproces wordt volledig aan de partners overgelaten; onder andere C&L, Kpmg en CA. Die partners maken gebruik van de ontwikkeltool Aris of, sinds kort, van BEW. Aris is een los van Sap ontwikkeld produkt, dat in Nederland verkocht wordt door Smaragd uit Bruchem. Dit bedrijf verzorgt ook de opleidingen voor het hanteren van de applicatie. De prijs van het gereedschap is laag en de opleiding duurt slechts enkele dagen. Op basis van de bedrijfsprocedures worden met behulp van Aris de eisen aan functionaliteit, gegevensmodel en organisatie bepaald. Als die eisen met behulp van de logistieke en financiële consultant zijn vastgelegd, vertaalt Sap deze naar een werkend R/3.
De door Sap ontwikkelde BEW was voor het eerst te zien op de Cebit. Deze toolset bestaat uit Aris, aangevuld met Sap-referentiemodellen. De leverancier spreekt niet over referentiemodellen maar over de repository. BEW is een gereedschap voor het vastleggen van de processen, het bepalen van de functionaliteit en de daarvoor benodigde gegevens en het structureren van de logistieke organisatie. Daarbij wordt ook de belasting van die organisatie in kaart gebracht. Het is een flexibel systeem. De bedrijfsprocessen zijn in R/3 voorgeconfigureerd. Via BEW wordt de gewenste functionaliteit geselecteerd. Verder is R/3 geparametriseerd. Door parameterselectie is zo nodig een fijnafstemming mogelijk.
Functies en activiteiten
De gebruiker hoeft niet langer zijn systeem voor logistiek management zelf te formuleren. Zowel Baan als Sap werken met referentiemodellen. Deze modellen ontstonden in het begin van de jaren tachtig. Toen kwamen de zogenaamde Koop-modellen op. Systemen voor logistiek management in discrete produktie-omgevingen werden en worden aan de hand van het ‘Klanten Order Ontkoppel Punt’ in referentiemodellen ondergebracht. Het voordeel van deze modellen is allereerst herkenning en vervolgens het feit dat de structuur van het besturingssysteem niet steeds opnieuw moet worden ontworpen.
Naast de zes Koop-modellen kende de vorige generatie software voor logistiek management ook applicaties voor de semi-procesindustrie en voor het distributieproces. Ondanks de verschillen in de structuur van de goederenstroombesturing komen in deze modellen veel functies met elkaar overeen. Dit heeft ertoe geleid dat basis-software is ontwikkeld, dat bestaat uit één groot gegevensmodel, een bibliotheek met functies en activiteiten (via orders en door de functies aangestuurde gebeurtenissen), en een aantal referentiemodellen.
Bij de referentiemodellen van Baan domineren die voor de discrete produktie en de semi-procesindustrie. De referentiemodellen zijn branche- en typologie-georiënteerd. Ze zijn modulair opgebouwd. Baan komt binnenkort met een nieuwe module voor kasstroomplanning. Naast referentiemodellen voor de discrete produktie en de procesindustrie beschikt Sap vooral over modellen voor diverse typen van dienstverlening. Sap heeft net als Baan de gebruikelijke modules voor goederenstroom- en financieel beheer. Daarnaast heeft R/3 uitgebreide modules voor personeelsbeheer (resource management), onderhoud en service.
Het uitgangspunt voor de ontwikkeling van een klantensysteem voor logistiek en financieel management vormen de (voortdurend veranderende) eisen die gesteld worden aan de besturing van de goederenstroom. Sap maakt die eisen vervolgens binnen het overeenkomende referentiemodel per module kenbaar. Binnen de modules wordt aangegeven welke functies en gegevens beschikbaar zijn. Het opbouwen van een systeem bestaat uit het kiezen van functies. Als bepaalde functies ontbreken, moeten deze aan het basis/referentiemodel worden toegevoegd.
Niet modulegericht
Baan werkt niet modulegericht. Het accent ligt op de ‘business functions’ en de ‘business functions variants’, die weer vertaald worden naar de ondersteunende processen binnen de ‘business functions’. Die ondersteunende processen kunnen naast Baan-applicaties ook handmatige processen en andere applicaties zijn. Baan-applicaties kunnen in elke relevante volgorde worden aangeboden en kennen geen module-beperking. In Orgware staan niet de functies, maar de informatieverwerkende processen centraal. In het systeem is een bibliotheek met standaard ‘business functions’, ‘business processen’ en de bijbehorende ‘business rules’ opgenomen. Waar dit relevant is, worden aan de ‘business processen’ de applicaties gekoppeld.
In de praktijk werkt dit als volgt. In een bepaald (logistiek) proces volgen gebeurtenissen elkaar op. Voorgaande gebeurtenissen moeten uitgevoerd zijn om de volgende te kunnen uitvoeren. Op basis van ‘best practices’ geeft Orgware binnen het referentiemodel de volgorde van gebeurtenissen aan in de vorm van een werkstroom-diagram. Een gebeurtenis is een object met gegevens dat Orgware presenteert. Als de gebruiker voor toepassing van een of meerdere gebeurtenissen heeft gekozen en de gegevens heeft geselecteerd, wordt hij voor de onderliggende transactie geautoriseerd. Hij kan dan nog over de invoeringsdatum beslissen, en eventueel eerst ‘droogzwemmen’ om de nodige ervaring op te doen of met een submodel de veranderde situatie simuleren.
Het is mogelijk om activiteiten aan te passen, in te passen of te elimineren, en te vervangen door andere activiteiten die het administratieve proces versnellen en/of het besturingsproces verbeteren. Het invullen van het referentiemodel met behulp van Orgware en het aanpassen en toepassen van het model is een geïntegreerde procedure. Die procedure wordt iteratief toegepast; een voorwaarde voor continue bpr. Een bekwame logistieke afdeling met goede materiekennis van het systeem kan Orgware zonder hulp gebruiken.
Het met Baan IV geïntegreerde Orgware-veranderingstraject is opgedeeld in een selectie-, een implementatie- en een optimalisatie-fase. Voor het beheer van dit traject is binnen de applicatie de Business Organizer ontwikkeld. De Enterprise Modeler ondersteunt en beheert de ontwikkeling van het Enterprise-model. Hierin is een ‘budget configurator’ opgenomen voor het beheer van de voortgang en van het projectbudget. Er zijn faciliteiten voor het vastleggen en integreren van een kwaliteitssysteem. De partner of Baan-adviseur hanteert de Enterprise Modeler.
‘Activiteit gedreven’
Bij Sap ligt de situatie anders. Aris is de organizer. Indien alleen met de huidige Aris-tool wordt gewerkt, moet de consultant de geformuleerde eisen volledig naar R/3 vertalen. BEW vereenvoudigt dit proces aanmerkelijk, omdat door gebruik van het referentiemodel het vertalen beperkt kan worden tot selecteren, parametriseren en configureren. Wat overblijft is dat voor iedere verandering het betreffende deel van R/3 opnieuw geparametriseerd en geconfigureerd moet worden. Aris komt dit najaar met een nieuwe release die dit proces verder vereenvoudigt.
BEW is ontwikkeld voor het ontwerpen, analyseren en implementeren. Het is een set methoden, modellen en gereedschappen voor het bepalen van business objects, het organiseren van de goederenstroom, het modelleren van de processen en de werkstromen, het samenstellen van het object- en het gegevensmodel, het leveren van de applicatie-componenten, en het implementeren van de procedures, compleet met een implementatiegids en de samenstelling van de organisatie. De basis van analyse is nu het R/3-referentiemodel. Tegelijkertijd zijn de referentiemodellen verder ontwikkeld.
Toegevoegd zijn concepten voor: het promoten van activiteiten; lean management; tqm (total quality management); en globalisering. Voor de opbouw van referentiemodellen maakt de leverancier gebruik van een bibliotheek met achthonderd voorgedefinieerde bedrijfsprocessen met varianten. Met behulp van deze processen worden ‘activiteit gedreven’ procesketens ontwikkeld.
Object-georiënteerd
Sap droomt van object-georiënteerde informatiesystemen. Daarbij zijn de functies objecten. Ieder object regelt de uitvoering van een gebeurtenis ofwel een activiteit. Aan ieder object zijn de gegevens verbonden die voor het uitvoeren van de activiteit noodzakelijk zijn. Het object geeft ook aan naar welke andere gebeurtenis relaties moeten worden gelegd. In deze ‘droom’ zijn systemen in hoge mate open, zodat het mogelijk is functies uit R/3 en uit andere systemen te koppelen. De leverancier wil koploper zijn in deze ontwikkeling. Het wachten is op de daarvoor noodzakelijke standaardisering.
De partners van Baan en van Sap ontwikkelen nieuwe referentiemodellen die moderne manieren van zakendoen ondersteunen. Berenschot presenteerde april dit jaar een referentiemodel voor ‘Multi-site business informatiesystemen’. Levenscyclusbeheer met de gesloten informatieketen vanaf het proces van produktontwikkeling tot en met het ge- of verbruikte en geliquideerde produkt komt in beeld. De logistieke ketens worden langer, en boven de besturing van de ondernemingsprocessen groeit een besturingslaag die deze processen integreert.
Al die ontwikkelingen passen in één dominerend proces: de continu veranderende goederenstroom. Omdat veranderen het belangrijkste proces is geworden, krijgen de gereedschappen die verandering ondersteunen, de tools voor business engineering, een steeds dominantere plaats binnen de systemen voor logistiek en financieel management.
Cees van Heijkoop, freelance medewerker van Computable
