Vergaande standaardisatie op het gebied van hardware, applicatiesoftware en netwerkmanagementtools. Hiermee zijn forse besparingen te realiseren op onderhoud en beheer, die meer opleveren dan bezuinigingen op de aanschaf van hard- en software, aldus IT-manager Erik Ubels. Zijn argumenten klinken heel aannemelijk, maar gaan alleen op voor organisaties waar de kosten van beheer- en onderhoud die van de hardware ver overtreffen.
Volgens het onderzoeksbureau MRC Information Technology bloeit en groeit de Nederlandse markt van netwerkprodukten. Het bureau heeft berekend dat de investeringen in netwerkprodukten in 1997 naar verwachting 4,25 miljard gulden zullen bedragen. Dat is een forse toename in vergelijking met de 3,24 miljard die in 1993 is uitgegeven. De bestedingen worden door het onderzoeksbureau onderverdeeld in vier hoofdgroepen: bekabeling, hardware (serversystemen en randapparatuur), software en services. Dit jaar zal 1,19 miljard gulden aan software, 1,05 miljard aan hardware, 900 miljoen aan services en 825 miljoen gulden aan bekabeling worden uitgegeven. De sterkste groei in de afgelopen drie jaar vond plaats op het gebied van de netwerkdiensten. Daar is een toename geconstateerd in absolute uitgaven van 18 procent tussen 1994 en 1995 en van 15 procent tussen 1995 en 1996.
De bedragen die worden uitgegeven aan software en netwerkdiensten geven aan dat men groot belang hecht aan het beheren en beheersen van netwerkomgevingen. Dat geldt ook binnen de accountants- en consultancy-organisatie Deloitte & Touche, waar de komende jaren de nodige aandacht aan deze problematiek zal worden geschonken. De reden is simpel, legt de aldaar werkzame IT-manager Erik Ubels uit. "In onze sterk gedecentraliseerde organisatie gaat meer dan de helft van de IT-kosten op aan personeel. Wanneer wij geld willen besparen, dan zullen we maatregelen moeten nemen in de beheer- en onderhoudssfeer. Een besparing van 1 procent levert hier meer op dan eenzelfde procentuele besparing op de hardwarekosten die bij ons nog geen 20 procent van het totaal bedragen."
Bij Deloitte & Touche werken zo’n drieduizend mensen verspreid over zestig kantoren in Nederland. Zij zetten jaarlijks bijna een half miljard gulden om. In elk kantoor ligt een Token Ring-netwerk met tenminste een server. De kantoren zijn in een X.25-netwerk aan elkaar gekoppeld. Dat geldt ook voor een AS/400 die in Rotterdam staat opgesteld en die gebruikt wordt voor de eigen financiële administratie. Er zijn zevenhonderd PC’s en twee duizend notebooks in gebruik. Voor het beheer en onderhoud van deze infrastructuur werd een forse organisatie opgetuigd. Het Micro Support Center te Amsterdam wordt door zo’n twintig medewerkers bemand. Verspreid over het land opereren ruim veertig netwerk- en systeembeheerders. Daarbij tekent Ubels aan dat zij niet allemaal een volledige dagtaak hebben. Op veel – vooral kleinere – kantoren wordt het systeem- en netwerk er door één van de accountants bij gedaan.
Standaardisatie hardware
Er is Deloitte & Touche veel aan gelegen om die beheerorganisatie efficiënter te maken. Daarmee zijn immers de grootste kostenbesparingen te realiseren. ‘Standaardisatie’ is voor hem het toverwoord. "Enkele jaren geleden zijn we gestart met een vergaande standaardisatie op het gebied van hardware. Eén model desktop, notebook en server, waarbij we aan de bovenkant van de lijn zijn gaan zitten. Zo worden alle kantoren uitgerust met een Compaq Proliant 4500/rack en heeft iedereen een kleuren-notebook met 16 Mb intern geheugen en een harde schijf van tenminste 510 Mb. Lang niet iedereen heeft zo’n krachtig notebook nodig. Ook zouden enkele kantoren heel goed met een iets kleinere server uit de voeten kunnen. Maar door op één lijn te gaan zitten – hetgeen overigens ook geldt voor andere componenten zoals de netwerkkaarten, drivers, modems, besturingssoftware en applicaties – hebben we het PC-onderhoud weten te standaardiseren. Wanneer we één keer een probleem hebben opgelost, dan weten we wat we in het vervolg bij soortgelijke meldingen moeten doen. Standaardisatie levert hier dus tijdwinst in het onderhoud op en dus financiële besparingen", aldus Ubels.
Laag uitvalpercentage
"We betrekken onze spullen van leveranciers die in de markt bekend staan om de kwaliteit van hun produkten. Dat betekent enerzijds dat de aanschafkosten wat hoger zijn. Maar dat betaalt zich anderzijds weer terug, omdat het uitvalpercentage laag is en zich in het algemeen met A-merken minder problemen voordoen. Ook deze factoren vertalen zich in lagere onderhoudskosten", meent Ubels. Hij is bovendien van oordeel dat het inkopen van machines met overcapaciteit van een A-merk op termijn besparingen oplevert, omdat de gebruiksduur en daarmee de afschrijvingstermijn kunnen worden verlengd. "Het verlengen van de afschrijvingstermijn van gemiddeld drie jaar met een half jaar spaart je dus één investeringsronde in de zes jaar uit. Maar het bespaart je ook een hoop werk – en dus geld – dat met het vervangen van het machinepark gepaard gaat. Daarbij kijk ik dan niet alleen naar de inspanningen die de automatiseerders moeten verrichten om de apparatuur te installeren en configureren, maar ook naar de tijd die onze accountants kwijt zijn. Zij zitten minimaal een dag zonder notebook, omdat we hun data van de oude op de nieuwe machine moeten overzetten", aldus Ubels die zich in zijn streven naar standaardisatie graag gesteund zou zien door de hardwareleveranciers.
Langere levenscyclus
"Naar mijn oordeel volgen de modellen elkaar veel te snel op. De levenscyclus van de produkten zou langer kunnen zijn. In het kader van de door ons voorgestane standaardisatie, willen we ons tot een absoluut minimum aantal modellen beperken. Maar dat lukt niet vanwege de drang van de leveranciers om steeds met iets nieuws op de markt te komen. Zo hebben we vorig jaar besloten om een bepaald type notebook aan te schaffen. De leverancier voert dit model nu niet meer en heeft een opvolger op de markt gezet. Aangezien jaarlijks bijna één derde van onze computers wordt vervangen, zitten we de komende tijd met twee types notebooks. Dat is onderhoudstechnisch gezien lastig. Wanneer er volgend jaar weer een opvolger zou komen, hebben we te maken met drie modellen. Door voortdurende produktwijzigingen zijn we gedwongen om meer modellen in ons assortiment op te nemen, dan we zouden willen. Dat is vanuit het oogpunt van het onderhoud lastig", meent Ubels. Hetzelfde probleem geldt volgens hem voor de applicatiesoftware. "Waar wij als gebruikers bij gebaat zijn, zijn standaard releaseschema’s op basis van functionaliteit. Ik wil niet gedwongen worden om een nieuwe versie aan te schaffen met als doel de leveranciers aan te geven welke bugs er nog in zitten en vervolgens wederom een nieuwe release te kopen waaruit de oude fouten weliswaar zijn verwijderd, maar die weer vol met andere bugs zit. Voor functionaliteit willen we betalen; nuttige functionaliteit wel te verstaan. Ik merk dat onze gebruikers al moeite genoeg hebben om de bestaande functies van de nieuwste tekstverwerkingspakketten te gebruiken."
Netwerkbeheer
Nu door standaardisatie het hardware-onderhoud fors is beperkt, heeft Deloitte & Touche een volgende standaardisatieronde in gang gezet. Deze vindt plaats op het gebied van het netwerkbeheer. Daar verwacht Ubels uiteindelijk de meeste besparingen te kunnen realiseren. "Momenteel hebben we Novell Netware als besturingssysteem. Novell biedt goede mogelijkheden voor het gezamenlijk gebruik van printers en bestanden, maar in onze optiek schiet het in veel andere zaken te kort. Vooral in een Windows-omgeving. Vandaar dat we besloten hebben om over te gaan op Windows NT. Het grote voordeel van dit besturingssysteem is dat het in het netwerk te allen tijde de baas is. Bij Netware loop je het risico dat wanneer er problemen zijn met één nlm (Netware Loadable Module), het hele netwerk plat gaat. Bovenop Windows NT plaatsen we SMS en SQL-Server van Microsoft. Hiermee zijn PC’s op afstand te beheren, configuraties aan te passen en software vanaf een centrale plek te distribueren. Daarvoor hebben we nu nog geen goede tools. Voor het beheer van de netwerkcomponenten heeft Microsoft onlangs het Engelse bedrijf NMC opgekocht en de belofte gedaan om de produkten van deze onderneming volledig in SMS te integreren. Op dat moment zullen we Open View, waarvan we nu elementen gebruiken voor het beheer van de actieve netwerkcomponenten, gaan vervangen. We streven ernaar om één geïntegreerd beheersysteem te implementeren en menen dat in de combinatie Windows NT/SMS te hebben gevonden", aldus Ubels die licht de indruk wekt een echte Microsoft-adept te zijn.
Lokaal beheer
"Microsoft maakt goede produkten, waarbij goed over de concepten is nagedacht. Windows NT en SMS zijn goede implementaties van een concept dat uitgaat van een gedistribueerde IT-omgeving die centraal gecontroleerd en beheerd kan worden. Toch lossen de Microsoft-produkten niet alles op. Ik denk dan aan het centraal beheren van de toegangsbeveiliging in een netwerkomgeving", zegt Ubels die ervan overtuigd is dat de taken van de lokale netwerk- en systeembeheerders veranderen, naarmate het beheer wordt gecentraliseerd en er tools in gebruik worden genomen die ‘remote control’ mogelijk maken. "Ik zal blij zijn wanneer wij IT-mensen het minder druk krijgen met al die kastjes en kabeltjes. Want dan kunnen we onze aandacht meer richten op een daadwerkelijke ondersteuning van de gebruikers. Bijvoorbeeld door hen te trainen in het gebruik van de softwarefuncties. De standaardapplicaties die momenteel op de markt komen zijn zo ingewikkeld dat meer dan de helft van de functionaliteit niet wordt gebruikt. Toch kunnen ze heel goed bijdragen aan een fikse produktiviteitsverhoging in een kantooromgeving. Mits de IT-afdeling helpt daarvoor de faciliteiten te bieden, door het geven van trainingen maar ook door nieuwe functies beschikbaar te stellen."
Cok de Zwart, freelance medewerker Computable
