De huidige goederenstroom is dynamisch geworden als gevolg van het logistiek management. Het beheer van de kasstroom is echter nog gebaseerd op de ouderwetse goederenstroom en mist daarom deze dynamiek. Ter overbrugging van de kloof is een module binnen het Triton-pakket ontwikkeld. MRP-III maakt het mogelijk kasstromen te voorspellen en vergroot daarmee het inzicht van de directie.
In dertig jaar tijd is de goederenstroom dynamisch geworden. Dit is veroorzaakt door de ontwikkeling van het logistiek management dat over de goederenstroom heen een besturingsnetwerk ontwikkelt. Het wordt meer en meer duidelijk dat dit netwerk alleen kan bestaan dankzij kennis. Op haar beurt neemt ook de dynamiek van de kennisstroom toe. Het gevolg is een nog dynamischere goederenstroom.
Parallel aan de goederenstroom beweegt zich een geldstroom. De besturing daarvan heeft zijn ‘definitieve’ vorm omstreeks 1930 verkregen en is sindsdien nauwelijks veranderd. Het beheer van de geldstroom is gebaseerd op een goederenstroom uit het verleden. Door de ontwikkelingen bij het logistiek management zijn het financieel en het logistiek management uit elkaar gegroeid. De spanningen die tussen beide zijn ontstaan, moeten worden opgelost. Van de geldstroom wordt dezelfde dynamiek geëist als van de goederenstroom. Begin jaren tachtig werden daartoe de eerste aanzetten gegeven, ondermeer door Kaplan. Het besef dat er op dit gebied iets moet gebeuren, dringt nu ook door in de financiële praktijk. Symptoom is de toenemende aandacht voor kasstroombeheer (cash management).
De firma Baan pakte deze vernieuwing op en ontwikkelde binnen het Triton-pakket voor logistiek en financieel management een nieuwe module voor de planning van de kasstroom, money resource planning (MRP-III).
Gebruik van kennis
De goederenstroom wordt steeds beweeglijker. Een onderneming levert niet meer wat zij in de aanbieding heeft, maar wat de klant wenst. Verder is er sprake van concentratie op kernactiviteiten: wat niet direct bijdraagt aan de diensten aan de klant wordt aan derden uitbesteed. Via total quality management komt service meer en meer in beeld. Service signaleert waar het bij het gebruik van de geleverde goederen fout gaat en hoe dit te voorkomen is. De stap die volgt na service is het zo hoog nodige levenscyclusbeheer. Veel produkten zijn niet milieuvriendelijk, niet duurzaam, niet recyclebaar. Over al die aspecten maakt de huidige logistiek manager zich zorgen. Maar met levenscyclusbeheer is hij er nog niet. Produkten moeten niet alleen duurzaam zijn, maar ook energie- en materiaalarm. Verder dient het vervoer van goederen (en personen) te worden teruggebracht door dichter bij de bron te produceren en door dichter bij de werkplek te wonen.
Lichter, duurzaam, materiaal- en energie-arm en dichter bij de gebruiker: dat kan allemaal door een goed gebruik van meer kennis. Kennis is de substitutie voor grondstoffen, energie èn kapitaal, en is volop aanwezig. Zij ligt als een net over de goederenstroom; over het proces van produktontwikkeling tot en met het hergebruik van het versleten produkt. Die kennisstroom zijn wij nu aan het ontdekken, vormgeven en toepassen. Internationals hebben de eerste processen gestart om kennis van gebruikers los te weken, toegankelijk te maken, wereldwijd toe te passen en te evalueren. Zij wordt een mobiel produkt.
Zichtbare kasstroom
Het beheer van de kasstroom staat in schrille tegenstelling tot de dynamiek van de goederen- en kennisstroom. Het boekhoudkundige informatiesysteem is voor zijn specifieke doelstellingen perfect. De basis is het rekeningstelsel dat de verplichte jaarrekening onderbouwt. De boekhouding is ontwikkeld voor een correcte geldoverdracht, voor het voorkomen van fraude en voor een foutloze presentatie van de resultaten aan financiers, aandeelhouders en fiscus. De financiële administratie is echter de administratie van de historie. In de financiële administratie kijkt men achteruit – naar wat is gepasseerd – en niet naar de toekomstige kasstroom. Er is geen relatie met de toekomstige economische realiteit, doordat de boekhouding in een verplichte vorm moet worden opgesteld volgens een systeem van voorgedefinieerde waarderingsregels. Het knelpunt ligt in het feit dat de financieel manager met behulp van de financiële administratie het resultaat nauwelijks kan overzien. Een jaar vooruit kijken is wel het maximum. De huidige financiële administratie is geen systeem voor het onderbouwen van beslissingen, hoewel ze daarvoor soms toch wordt gebruikt. Het is immers het enige beschikbare financiële informatiesysteem. Om zicht te krijgen op de dynamiek van de goederenstroom wordt deze gepland en gesimuleerd; alternatieven kunnen worden onderzocht. De geldstroom mist deze dynamiek.
De kloof tussen de besturing van de goederenstroom en de geldstroom moet worden overbrugd. De jaarrekening met de balans en de verlies- en winstrekening moeten blijven bestaan omwille van de verplichting tot publikatie. Om dit probleem op te lossen worden de twee ‘historische staten’ balans, en verlies- en winstrekening geprojecteerd in de toekomst en wordt er een extra staat aan toegevoegd, namelijk het geprojecteerde kasplan. Dit is de resultante van de ontvangsten en de uitgaven. Ontvangsten vloeien voort uit verkopen. Uitgaven zijn het gevolg van inkopen, lonen en salarissen, rekeningen voor uitbesteed werk, energie, investeringsuitgaven en dergelijke.
De kasstroom is een dynamische stroom en een direct gevolg van de goederenstroom. Hij moet meetbaar, zichtbaar en manipuleerbaar worden gemaakt. In dat geval is de kasstroom een projectie van de werkelijke, maar ook van de geplande, gesimuleerde goederenstroom. Dat zichtbaar en manipuleerbaar maken van de kasstroom voorziet in een behoefte. Een goede Nederlandse uitdrukking zegt dat geld – de kasstroom – moet rollen. Het laten ‘rollen’ van de kasstroom door het logistiek management vereist integratie van het logistieke en het financiële systeem.
Balans voor de toekomst
De oplossing van het probleem is volgens Laurens van der Tang, vice-president van Baan, gecompliceerd. Planning op verschillende niveaus dient ook bij de kasstroom plaats te vinden: op strategisch, tactisch en operationeel niveau. In de logistiek wordt de goederenstroom strategisch gepland met behulp van het ‘Master Production Schedule’. De tactische planning vindt plaats vanuit de MRP-planning, terwijl de operationele planning gebeurt met behulp van de ‘onderhanden werkplanning’ (Shop Floor Control, SFC). Deze planningen moeten worden vertaald in een kasstroom.
In de aangekondigde MRP-III-release (1997) van Triton is de functionaliteit voor het kasstroombeheer bepaald tot het MPS- (master production schedule) en MRP-niveau. Doel is een financieel gereedschap voor het geïntegreerd onderbouwen van logistieke en financiële beslissingen. De toepassingsgebieden zijn de middelgrote ondernemingen tot en met multi-site en multi-valuta produktie-omgevingen, projectmatige, handels- en distributie-omgevingen. Voor die organisaties wordt via de MPS- en MRP-berekening gepland op termijnen van één jaar tot één week. Naast die berekening levert de financiële administratie de historische balans en de verlies- en winstrekening als startpunt. Aan deze informatie wordt nu de logistieke projectie van de toekomstige goederenstroom, vertaald in een kasstroom (cashflow), toegevoegd. Dat levert een geprojecteerde balans, verlies- en winstrekening en kasplan. Al deze drie staten zijn nu in feite nieuw. Doordat de geprojecteerde balans en verlies- en winstrekening als achtergrond de ontwikkeling van de kasstroom krijgen, worden ze met het geprojecteerde kasplan de balans en de verlies- en winstrekening voor de toekomst.
De kasstromen kunnen in verschillende valuta worden opgesteld en daarna naar één valuta worden geaggregeerd. Op basis daarvan is in de MRP-III-module een separate functie opgenomen voor BTW-beheer. Dit gaat uit van de berekening van de balans met daarin vervat de BTW-berekening en afdracht. Voor multinationals geschiedt deze berekening per land in de eigen valuta.
Simulatie kasstroom
De kracht van de MRP-III-module is de integratie van de geprognotiseerde en actuele order- en grootboekgegevens. De ’treasurer’ krijgt inzicht in het toekomstige en actuele verloop van de kaspositie in lokale en/of vreemde valuta. Algemeen en financieel directeuren hebben inzicht in de actuele en het geplande kasstroomverloop. In de MRP-III-module is een functie opgenomen voor het simuleren van kasstromen. Uitgangspunten zijn bestaande financiële verplichtingen en de samenstelling van te ontwikkelen en bestaande produkten, prognoses, orders en verkoopcontracten, het verloop van de voorraden en de inkopen en koerswijzigingen. Alternatieve scenario’s met betrekking tot produkt- en procesontwikkelingen, marktbediening, valuta’s en dergelijke kunnen worden gesimuleerd en uitgedrukt in de verandering van de kasstroom. De simulaties worden per vestiging uitgevoerd op basis van het MPS of MRP en geaggregeerd. Uit de simulatie volgt niet alleen het verloop van de kasstroom, maar ook de ontwikkeling van de balans en de verlies- en winstrekening. MRP-III heeft ook een functie voor ‘audit trails’. Als basis hiervoor dienen veronderstellingen, actuele en geprognotiseerde resultaten. Het doel is het maken van vergelijkingen tussen geplande en werkelijke situaties. Hiermee wordt de mate van betrouwbaarheid van de plannen duidelijk. De uitkomsten van MRP-III-simulaties reiken daardoor verder dan de ondersteuning van managementbeslissingen. Het tot één jaar plannen van de kasstroom en het toetsen van de voorspelde resultaten aan de werkelijkheid op een later tijdstip geven niet alleen een beeld van de betrouwbaarheid van managementbeslissingen. Die mate van zekerheid en de voorspelling van de kasstroom zijn ook een belangrijk gegeven voor het verkrijgen van leningen. Zij geven bovendien meer inzicht in de winstverwachtingen. MRP-III is derhalve ook een gereedschap voor verbetering van de financiële marketing.
Rekencapaciteit
Toepassing van MRP-III vergt toegang tot een grote hoeveelheid in de database verspreid opgeslagen logistieke en financiële gegevens. MRP-III is niet toepasbaar voor ondernemingen die een beperkt aantal modules hebben geïmplementeerd. De gehele goederenstroom en financiële administratie moeten onder geautomatiseerde controle zijn, omdat uit order- en betalingsgegevens de informatie voor kasstroombeheer wordt gegenereerd. Het verzamelen en aggregeren van al die gegevens vraagt veel rekencapaciteit. Daarentegen is het bewerken van de geaggregeerde gegevens tot informatie voor kasstroombeheer veel minder rekenintensief. Triton draait op Unix-systemen. MRP-III draait op een PC onder Microsoft Office. Tussen beide systemen heeft Baan een API-link gelegd. Hiermee worden de geaggregeerde financiële gegevens, distributie-, produktie- en/of projectgegevens overgebracht naar de MRP-III-database. De gebruiker simuleert met de gegevens uit deze database de toekomstige balansen, verlies- en winstrekeningen en kasplannen, zie figuur 2. 
Triton maakt strategische en tactische capaciteitsplanningen normaal tegen oneindige capaciteit. Voor het maken van betrouwbare MRP-III- simulaties bestaat een functie voor planning tegen eindige capaciteit. Deze IRP (intelligence resource planning) wordt uitgevoerd voordat de gegevens worden overgedragen aan de office- database.
Triton
Triton is het eerste pakket met een geïntegreerde planning voor de goederenstroom en de geldstroom. Uitgangspunt vormde het werk van de Belgische professor Francis Schollaert. De firma Baan heeft zijn werk verder ontwikkeld en een eigen gezicht gegeven. Een centrum van de ontwikkeling van geldstroommanagement is de TU Eindhoven. Daar verricht professor Theeuwes in samenwerking met ITP-TNO onderzoek naar geldstroomanalyses voor de operationele goederenstroombesturing.
Cees van Heijkoop,
freelance medewerker Computable
Met dank aan vice-president Laurens van der Tang (Baan) en software engineer Piet Vandenbossche (promovendus TU Eindhoven).
Literatuur
Francis Schollaert, Money Resource Planning; MRP-III. ISBN 90-9007305-1
