Alom wordt Lotus Notes gezien als een strategisch belangrijk produkt. IBM was in ieder geval bereidt diep in de buidel te tasten om het in zijn bezit te krijgen. Hoe gebruiken organisaties het nu en welke mogelijkheden zijn er voor de verdere ontwikkeling van dit systeem als ‘groupware’-produkt? En hoe wil IBM het produkt verder uitbouwen tot een ook met grote systemen geïntegreerd pakket? IBM’s aanpak zou zijn dat Lotus-produkten, met name Notes, het ‘front-end’ gaat vormen van de ‘groupware’.
Lotus Notes is een systeem voor het opslaan, bekijken en delen met anderen van nogal ongestructureerde informatie die wordt bewaard in ‘documenten’ en opgeslagen in een Notes-server. Deze documenten dienen als communicatiemiddel tussen gebruikers (de ‘Notes clients’). Door middel van replicatie worden de documenten, samen met hun attributen en definities (een ‘formulier’), verspreid over een netwerk van Notes-servers. Die replicatie, die een of meer keren per dag plaatsvindt, houdt de documenten courant, wat wil zeggen dat veranderingen automatisch aangebracht worden. Deze eigenschap maakt Notes uitermate geschikt voor groupware, een informatiesysteem waarmee een groep van mensen die zich bevinden op verschillende lokaties kan samenwerken.
De documenten kunnen veel verschillende typen informatie bevatten, van platte tekst tot en met digitale spraak of videoclips. Bovendien is het mogelijk om bestanden te koppelen aan een document en mee te sturen naar geadresseerden. Via attributen wordt bepaald wie de eigenaar van een document is, wie het mag inzien, veranderen enzovoort. Een speciaal document dient voor een discussie-database, waarmee een forum of elektronische conferentie met andere gebruikers te verwezenlijken valt. Deze multimedia- en andere faciliteiten maken van Notes een uniek gedistribueerd informatiesysteem voor het uitwisselen van allerlei soorten informatie.
De grafische gebruikersinterface is eenvoudig te begrijpen. Er zijn folders die via de tabkaarten-metafoor worden geselecteerd. Op elke tabkaart staan de beschikbare Notes-databases. Iedere toepassing heeft een eigen database en valt (door een ingewijde) snel op te zetten en te repliceren via de Notes-servers.
Voor persoonlijke communicatie is Notes-Mail beschikbaar. Dit biedt de mogelijkheid berichten en faxen te versturen naar andere gebruikers in het netwerk. Deze berichten worden niet courant gehouden door replicatie, maar ze zijn wel te amenderen en door te sturen naar andere gebruikers. Het meer uitgebreide Cc:mail valt ook samen met Notes te gebruiken, maar tot en met release 3 is de samenwerking niet optimaal. Dit komt ondermeer door een andere manier van adressering, een aparte repository en aparte servers.
Persoonlijke contacten
Notes wordt veelal gezien als een uitstekend hulpmiddel in grote ondernemingen, maar daartoe is het niet beperkt. "Met Notes kunnen we vrijwel alles vastleggen wat speelt in ons bedrijf", zegt Rob Bontekoe, directeur van Appligate te Leusden, een opleidingsbedrijf met acht werknemers, van wie er vijf docent zijn. "Omdat onze instructeurs nogal eens onderweg zijn, is het een prima direct communicatiemiddel, niet alleen met de administratie, de telefoniste en de technische man, maar ook onderling. De medewerkers kunnen allerlei berichten en nieuwtjes uitwisselen. Men kan de eigen inroostering en die van anderen eenvoudig raadplegen."
Het vervangt niet de belangrijke persoonlijke contacten. De onderneming gebruikt het vooral om de laatste wijzigingen door te geven. Docenten gebruiken het voornamelijk aan het eind van de dag, voor de planning voor de komende dagen en voor het beantwoorden van post. De administratie en telefoniste werken de hele dag met Notes om de lopende zaken te noteren en, waar nodig, om actie te vragen van de andere medewerkers.
Appligate is een voor produkten van Lotus geautoriseerd opleidingsinstituut dat ook andere trainingen en toepassingen levert. Aan het einde van iedere Lotus-cursus moeten de cursisten deze elektronisch evalueren. Die evaluatie wordt doorgestuurd naar het softwarebedrijf, om te controleren hoe goed de gecertificeerde docenten hun werk doen. De docenten kunnen de scores ook zelf bekijken via Notes. Hun score moet minimaal 80 procent zijn. Verder vindt via de gekoppelde servers ook verspreiding van het dagelijks nieuws van Lotus plaats naar iedereen die op Notes is aangesloten. Deze koppeling is tevens in gebruik om de roosters van alle geautoriseerde opleidingsinstituten over de gehele wereld te verzamelen, te bundelen en te verspreiden. Hierdoor ontstaat een hecht contact met de softwareleverancier en blijven docenten op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en oplossingen.
Discipline vereist
Wie een systeem als Notes wil invoeren, moet er ondermeer rekening mee houden dat het gebruik ervan de nodige discipline vereist. Een ander aspect is dat de medewerkers het gevoel kunnen krijgen dat al hun misstappen voor iedereen, inclusief de grote baas, duidelijk zichtbaar zijn. "Dat laatste is zeker waar", aldus Bontekoe. "Het kan dus alleen in een omgeving waarin mensen elkaar vertrouwen. Zo’n omgeving wil ik ook graag creëren in mijn bedrijf en Notes ondersteunt dat. Mijn omzetcijfers zijn direct opvraagbaar voor iedereen die daarvoor belangstelling heeft. Natuurlijk bestaat de mogelijkheid om allerlei zaken af te schermen, maar je krijgt alleen vertrouwen door het zelf te schenken en je creëert openheid enkel door zelf open te zijn." Zijn ervaring is dat het systeem uitnodigt tot samenwerking en het nemen van eigen initiatieven.
Op de vraag of deze programmatuur ook als workflow-pakket te beschouwen valt, antwoordt Bontekoe dat dit wel mogelijk is, maar dat andere pakketten meer mogelijkheden bieden om de logica daarvan in Notes te programmeren. Zonder programmering is iedereen vrij om te doen of te laten wat hem het beste lijkt. Wel bestaat de mogelijkheid om via een macro een automatisch alarm te programmeren dat afgaat als een bepaalde zaak op een bepaald tijdstip nog niet is afgehandeld. "Onze interne procedures staan overigens in het systeem, zodat iedereen die op elk moment kan raadplegen", vertelt Bontekoe trots. Dit is nodig voor een ISO-9001-certificatie; die vereist dat alle bedrijfsprocessen gedocumenteerd zijn.
Op het eerste gezicht lijkt het niet nodig om intern te kiezen voor Notes; Cc:mail biedt immers ook de mogelijkheid om via servers te communiceren. "Dat is alleen een elektronisch postsysteem", zegt Bontekoe. "Notes daarentegen beschikt over veel mogelijkheden om samen te werken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een formulier te definiëren waarin de gegevens voor een bepaalde toepassing op een standaard manier zijn in te voeren ten behoeve van overzichten. In een ‘view’ definieer je hoe die in het beeldscherm worden getoond."
Op deze manier voert de onderneming de administratieve en boekhoudkundige gegevens in in het systeem. Uiteindelijk worden de gegevens echter geëxporteerd naar een relationele database, voor de echte administratie en boekhouding. Ook het bundelen van mailings op postcode vindt plaats via een export, naar Dbase en een extern programma. De brieven zelf bestaan uit platte tekst, die als voorbeeldbrief in een Notes-database zijn opgeslagen. Deze voorbeelden zijn eenvoudig op te roepen, aan te passen voor een specifieke situatie en vervolgens af te drukken. Voor uitgebreidere grafische informatie en verslagen is het wel noodzakelijk om een apart dtp-pakket (desktop publishing) te gebruiken.
Als team werken
Het beeldscherm van Bontekoe laat een enorm aantal toepassingen zien in de Notes-omgeving. De media maken regelmatig melding van de hoge kosten van het programmeren en beheren van toepassingen. Bontekoe denkt dat het maken van toepassingen voor zijn omgeving erg meevalt; dit heeft wellicht alles bij elkaar ongeveer twintig mandagen gekost. Zijn telkens weer terugkerende opmerking luidt dat het programmeren van Notes ‘zo simpel is en niets bijzonders’. Door de docenten heeft de onderneming echter wel de expertise daarvoor in huis. Het is niet zo dat willekeurige eindgebruikers ‘zomaar even’ nieuwe toepassingen ontwikkelen. De hulp van professionele automatiseerders is gewenst om de diverse toepassingen goed te coördineren en integreren.
Bontekoe werkt een half uur tot drie kwartier per dag in een Notes-omgeving. De telefoniste/receptioniste en de administratieve kracht werken de hele dag met het systeem, om alle informatie en wijzigingen in te voeren en om anderen op de hoogte te brengen van gemaakte afspraken en regelingen die nodig zijn. Ze kunnen op eenvoudige wijze van de ene naar de andere database springen om daarin iets op te zoeken. Het zoekmechanisme werkt full text; een naam of telefoonnummer, of een gedeelte daarvan, is voldoende om alle gegevens over een bepaalde klant of leverancier direct op het scherm te brengen.
In het begin bestond er, vooral bij de docenten, nogal wat weerstand tegen de verplichting om alle informatie in databases te moeten opslaan. De medewerkers beoordeelden dat als extra arbeid, die vooral verstarring in de hand zou werken. Nu kan niemand zich meer voorstellen hoe men zonder het systeem als team zou kunnen werken. Veel wensen voor nieuwe functies heeft Bontekoe niet. Hij zou graag meer nieuwe drivers willen hebben voor het exporteren en importeren van gegevens van en naar Notes (release 4 voorziet hierin), en wat mogelijkheden om numerieke gegevens grafisch weer te geven in de vorm van een diagram.
Beter geïntegreerd
"Elektronische communicatie speelt een steeds belangrijkere rol als middel om onze produktiviteit te verhogen", zegt Henk Tobias, ‘global e-mail manager’ bij Unilever. "Mensen die het nooit gebruikt hebben, kunnen vaak moeilijk begrijpen hoeveel tijd het spaart om even e-mail te versturen, in plaats van een brief te schrijven en te versturen, of moeizaam iemand aan de telefoon te krijgen. De namen en adressen komen uit een elektronisch adresboek, zodat je alleen de essentiële tekst hoeft in te voeren. Met één druk op een toets verstuur je het bericht. Dat kan op elk moment van de dag, waar en wanneer het je het best uitkomt. Hetzelfde geldt voor het lezen en beantwoorden van elektronische post. Het is een bijzonder efficiënte manier van communiceren." Bij Unilever zijn inmiddels 55.000 medewerkers over de hele wereld aangesloten op het interne e-mail-systeem op het netwerk van de onderneming.
De medewerkers gebruiken zowel Notes als Cc:mail, afhankelijk van de vraag of het noodzakelijk is om de speciale Notes-functies, zoals replicatie en multimedia, te gebruiken. Tobias is een Notes-gebruiker, mede vanwege de Discussie-database, die hij gebruikt voor communicatie en discussies binnen de groep e-mail-coördinatoren van Unilever. Evenals de gebruikers is hij erg te spreken over de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit van beide produkten. De huidige integratie is echter beneden de maat. "Door de andere manier van adressering zijn aparte servers en repositories nodig. Het zijn duidelijk produkten uit een verschillende stal. Ze zullen pas in 1996, met release 4, beter geïntegreerd zijn."
Tobias legt uit dat de grootste kosten van deze elektronische communicatiesystemen liggen in het beheer van de servers. Om die reden is integratie belangrijk. De trend naar downsizing van de laatste jaren wordt wat dit betreft weer teruggedraaid, met het doel het aantal servers, en dus beheerders, te verlagen.
Veilige verbinding
Tobias is vice-voorzitter van de Eema (European Electronic Mail Association) en voorzitter van de gebruikersgroep. "Voor ons bedrijf is het belangrijk dat e-mail niet alleen intern, maar ook extern te gebruiken valt, voor onze contacten met leveranciers en klanten. De grote ondernemingen hebben meestal wel een systeem voor e-mail waarmee we kunnen werken. De midden- en kleine bedrijven (het mkb) echter vaak niet. Dat is jammer, omdat die verreweg het grootste gedeelte van de markt vormen. Vandaar dat we via de Eema proberen normen en adviezen te ontwikkelen en begrip bij leveranciers te kweken voor het verbeteren van deze situatie."
Tobias onderscheidt elektronische handel (electronic commerce) via edi (electronic data interchange) voor gestructureerde gegevens en e-mail voor ongestructureerde informatie-overdracht. In deze tweedeling valt Notes tussen beide vormen in, omdat het mogelijk is met een Notes-document ook een edi-bericht mee, te sturen.
Hij is zeer uitgesproken over de veiligheid van de verbinding. "Bij ons mag Internet-e-mail alleen benut worden voor interpersoonlijke communicatie. Een verbinding tussen een Nederlandse en een Belgische gebruiker kan via Zuid-Amerika lopen; onderweg is op elk knooppunt het bericht te bekijken. Voor bedrijfskritisch gebruik moet men daarom bij ons X.400-adressering toepassen, waarbij een gegarandeerde en directe verbinding tussen de twee betrokken telecombedrijven benut wordt." Hij merkt op dat PTT Telecom weinig aan de weg timmert met hun Memocom-dienst, die bovendien gebaseerd is op de oude 1984-versie van X.400, en niet op die van 1988 of 1992. Hij moet toegeven dat zijn X.400 adres niet bepaald eenvoudig is (/G=Henk /S=Tobias /OUI=2000RTPA /O=TMNL.UNI /P=LANGATE /A=TELEMAIL /C=GB/). In een systeem voor e-mail hoeft men dit echter slechts eenmalig in te voeren in het adresboek.
Internet
Gevraagd naar de toekomst van elektronische post en de noodzakelijke verbeteringen om e-mail universeler bruikbaar te maken, antwoordt Tobias: "In de eerste plaats zou er een universele viewer moeten komen, waarmee men de berichten uit e-mail-systemen van verschillende leveranciers kan lezen en beantwoorden."
"De vraag naar open systemen wordt hoe dan ook steeds groter", vervolgt hij. "Wellicht dat OSF, in ieder geval de OSF-kernel, hierbij een rol kan spelen. Verder zouden telecombedrijven de huidige X.400-adressering kunnen vereenvoudigen, zodat mijn e-mail-adres bijvoorbeeld kan zijn: Henk.Tobias@Unilever. Ze moeten de X.400-adressen toch onderling uitwisselen en een extra vertaalslag kan geen groot probleem zijn voor geregistreerde bedrijven."
Tobias ziet een grote toekomst voor e-mail-systemen. Ze kunnen bijvoorbeeld meehelpen aan het oplossen van de huidige fileproblemen. Voor veel werk hoeft men niet op kantoor te zitten en dankzij e-mail zijn mensen niet langer gebonden aan werken ‘van negen tot vijf’. Hij denkt dat het nog wel een jaar of vijf zal duren voordat telecombedrijven Internet – waarop veel meer mensen zijn aangesloten dan op X.400 – zullen exploiteren en het gebruik ervan veiliger en betrouwbaarder wordt. World Wide Web (WWW) is een attractieve, maar complementaire vorm van elektronisch communiceren.
De nieuwe functies
Sinds eind 1995 is Notes release 4 beschikbaar. Van de nieuwe functies is "de allerbelangrijkste de integratie van Notes en Cc:mail, zowel in de gebruikersinterface als in de server", stelt Bas van der Hoek, ‘product marketing manager’ van Lotus Benelux. "Beide produkten zijn onafhankelijk van elkaar ontwikkeld, maar onze klanten willen ze graag gecombineerd gebruiken. Notes wordt steeds meer onze integrale omgeving voor communicatie, raadpleging en verwerking. Daaraan is nu ook een Web Navigator toegevoegd."
Verdere verbeteringen betreffen het ontwikkelen van toepassingen, waaronder interfaces naar produkten van andere leveranciers, en vereenvoudigingen voor mobiele gebruikers. De schaalbaarheid is sterk vergroot, onder andere door ondersteuning van smp (symmetric multiprocessing, symmetrische multiverwerking). Van der Hoek: "Bij de ontwikkeling van release 3 rond 1993 was er nog nauwelijks behoefte aan echt grote servers. In release 4 wordt de SP/2 van IBM (tot 512 processoren) ondersteund, en nu denkt deze leverancier voor release 5 al aan het gebruik van mainframes als Notes-server – zo snel gaan de ontwikkelingen."
Dergelijke omvangrijke servers zullen zeker nodig zijn voor de openbare Notes-diensten die elf grote telecombedrijven (ondermeer BT, Compuserve, Deutsche Telekom, NTT, Telecom Italia, Telecom Malaysia, Telstra, Unisource en US West) volgend jaar zullen gaan leveren. AT&T en IBM leveren reeds zo’n dienst. Van de werking daarvan merken gebruikers niets volgens Van der Hoek. "De openbare versie van Notes, die de telecombedrijven zullen gaan gebruiken, beschikt over de mogelijkheid van het clusteren van servers om de beschikbaarheid te vergroten, de mogelijkheid om gegevens van verschillende afnemende organisaties veilig te bewaren op één server en speciale koppelingen met de systemen van telecombedrijven. De communicatie zelf kan gewoon via de openbare netten plaatsvinden, omdat de overgestuurde informatie door Notes beschermd is."
Verder hebben de telecombedrijven toegezegd dat ze zullen samenwerken, zodat klanten die zijn aangesloten bij verschillende bedrijven toch met elkaar kunnen communiceren. Een onderneming met een aansluiting op zo’n openbare dienst zal in het algemeen wel een eigen Notes-server willen hebben om daarmee offline te kunnen werken, maar (voor bijvoorbeeld mobiel gebruik of e-mail) is dat niet nodig.
Concurrentie
Er komt nogal wat concurrentie op de markt. Sommige media schilderen Microsoft Exchange af als de Notes-killer. Netscape Communications heeft voor de WWW-activiteiten inmiddels ook contracten afgesloten voor een openbare Web-dienst (met AT&T, Deutsche Telekom, MCI, Telia en US West). Deze produkten lijken toch beter vergelijkbaar met Notes dan met e-mail. "Wellicht, maar ik zou ze vooral willen zien als een tussenvorm", reageert Van der Hoek. "Ze scheppen een multimediaal bulletinbord dat op een plezierige manier te raadplegen valt, maar dat is toch iets heel anders dan Notes. Met dat systeem kunnen gebruikers creatief werken – informatie ophalen, veranderen en voor anderen beschikbaar maken. Het is mogelijk om toegangsrechten te definiëren. De communicatie is cryptografisch goed beveiligd en betrouwbaar. Door replicatie is geen directe buitenverbinding nodig. Bovendien bevat het een geïntegreerde en zeer uitgebreide omgeving voor het ontwikkelen van toepassingen. De combinatie van al deze mogelijkheden maakt het geschikt voor zowel groupware-toepassingen als andere vormen van communicatie."
De overname van Lotus door IBM is inmiddels ruim een half jaar oud. Yvo Donders, ‘product manager software & networking group’ van IBM Nederland: "De zaken in Nederland lopen gewoon door als vroeger, alleen stemmen we onderling veel af en ondernemen we gezamenlijk allerlei activiteiten op het gebied van marketing. Lotus is duidelijk IBM’s merknaam voor PC- en werkgroep-toepassingssoftware. Lotus Smart Suite wordt de IBM Desktop Suite. De integratie van de produkten van de twee ondernemingen zal later duidelijk worden. De strategie is dat Lotus-produkten, met name Notes, het front-end gaat vormen van toekomstige ontwikkelingen op basis van onze groupware-produkten. Lotus Notes wordt IBM’s strategische workgroup client en mail, messaging en groupware serverplatform. In de overgangsperiode komen er bijvoorbeeld bruggen tussen Lotus Notes en Visualinfo. Onze produkten zijn nogal complementair, dus ik verwacht dat de integratie niet zo moeilijk is."
Toekomstige produktlijn
Tijdens de Comdex, najaar 1995, heeft IBM ontwikkelgereedschap voor Opendoc aangekondigd, beschikbaar sinds december van vorig jaar. Het plan is om de OS/2 Opendoc runtime vanaf midden 1996 te integreren in de volgende versie van OS/2 Warp. (Opendoc is een consortium van vrijwel alle grote softwareleveranciers, met uitzondering van Microsoft, voor het ontwikkelen van koppelingen – application programming interfaces ofwel api’s – voor een geïntegreerd document met objecten volgens de Corba-normen van het OMG.)
Een integratie van Opendoc en IBM’s Som (System Object Model) met Notes in een toekomstige produktlijn ligt volgens Donders voor de hand. "Daarover zijn echter geen officiële mededelingen gedaan. Men is nog druk bezig de plannen te consolideren. Lotus heeft de gewoonte om goed te luisteren naar de reacties van proefgebruikers, en daarvan zal dus ook afhangen wat er in de nieuwe release komt."
Er lijken genoeg mogelijkheden te zijn voor de verdere ontwikkeling van het groupware-produkt Lotus Notes. De integratie met Cc:mail is inmiddels een feit. De toekomst zal leren of IBM en Lotus in staat zijn om het produkt verder uit te bouwen tot een pakket dat ook geïntegreerd wordt in grote systemen en zo ja, hoe dit zal gebeuren. Lotus-produkten zullen hoogst waarschijnlijk niet beperkt blijven tot IBM-systemen, getuige de recente aankondiging van de beschikbaarheid van Notes voor Digitals Alpha-platform.
Hein van Steenis, freelance medewerker Computable
