Meyn Food Processing Technology heeft onlangs een cloud-oplossing geïmplementeerd. Het van oorsprong in Nederland gevestigde bedrijf was op zoek naar een nieuw CRM-systeem dat ook door de vestigingen in het buitenland gebruikt kon worden. De keuze viel uiteindelijk op de cloud-oplossing van salesforce.com omdat de gegevens zo overal beschikbaar zijn en het systeem altijd geconfigureerd kan worden.
Meyn Food Processing Technology is een onderneming gespecialiseerd in kippenslacht- en vleesverwerkingsapparatuur. Het bedrijf is in meer dan negentig landen vertegenwoordigd. Meyn loopt al 50 jaar lang in de voorhoede op het gebied van innovatie en het ontwerpen van deze apparatuur.
In het verleden werkte Meyn met een CRM-systeem dat een soort module was op het bestaande ERP-systeem. Dat CRM-systeem had een flink aantal beperkingen. Zo was het niet mogelijk om dashboards te creëren, was het moeilijk om goede rapportages te maken en was het systeem niet altijd up-to-date. Jarenlang is met het CRM-systeem gewerkt, tot bleek dat het niet langer aansloot op wat de business daadwerkelijk nodig had.
Meyn startte een interne audit om de exacte reden te achterhalen waarom het oude CRM-systeem niet naar wens functioneerde. Er zijn ook een aantal literatuurstudies gedaan om te achterhalen waarom het eerdere CRM-project is mislukt. Naar aanleiding hiervan werd duidelijk dat het anders moest en dat er een andere aanpak was vereist.
Interviews
De eerste, zeer belangrijke, stap was dat de business leading zou worden in het keuzetraject, met ondersteuning van de ict-afdeling. Vervolgens is er een onderzoek gedaan hoe men het juiste CRM-systeem kon kiezen. De ‘functional requirements' waren op dat moment nog niet helemaal duidelijk, deze zouden in de loop van het traject steeds duidelijker worden. Aan de hand van interviews met gebruikers, over wat zij niet goed vonden aan het oude CRM-systeem en wat zij verwachtten van en nodig hadden van een nieuw systeem, werden de gebruikerswensen in kaart gebracht.
Zo bleek dat gebruikers de mogelijkheid wilden om het nieuwe systeem off-line te kunnen gebruiken. En het moest ook mobiel te gebruiken zijn. Daarnaast moest CRM de core business zijn van de te kiezen leverancier. Vervolgens is er een shortlist opgesteld waarop drie leveranciers voorkwamen. Salesforce.com is hierbij na een proof-of-conceptfase als winnaar naar voren gekomen. De doorslag gaf dat Salesforce een Software-as-a-Service-oplossing is waarmee je een zeer hoge implementatiesnelheid kan bereiken.
De tijdens de proof-of-conceptfase gebouwde functionaliteit kon ook daadwerkelijk in het project worden gebruikt. Hiermee was de uiteindelijke implementatie al voor een kwart uitgevoerd. Regiodirecteur Antoine van Bree: 'Eerder is een CRM-traject tot twee keer toe mislukt, nu moest het lukken. Wat hierbij heeft geholpen, is dat Salesforce erg gebruiksvriendelijk en intuïtief werkt. De functionaliteit is volledig op maat te snijden en er worden op regelmatige basis updates doorgevoerd. Dit gebeurt automatisch, waardoor je zeker weet dat je altijd gebruik maakt van de meest up-to-date CRM-functionaliteit.'
Training
Van Bree: 'Na de implementatie zijn we begonnen met het trainen van de users. Voorafgaand aan die trainingen is een lijst gemaakt met alle op dat moment bestaande sales opportunities. Die moesten tijdens de training ter plekke worden ingevoerd, al doende leert men immers. Toen de mensen de training verlieten, waren de opportunities volledig up-to-date. Op dit moment zijn mensen van vijftien Meyn-kantoren getraind.'
'Tijdens het traject van trainingen, kwamen we veelvuldig met het voordeel van een SaaS-oplossing in aanraking. Het grote verschil tussen SaaS en niet-SaaS is dat je bij een niet-SaaS-oplossing alles van tevoren precies moet hebben uitgedacht. Vervolgens kom je er in de loop van het proces achter dat je dingen toch graag anders had gedaan. Met onze SaaS-oplossing scherpten we het proces al gaandeweg steeds verder aan en werd het steeds beter. Je kan immers niet alles van tevoren weten, al doende krijg je beter inzicht in wat je precies wilt', aldus Van Bree.
Elk kwartaal komt het sales management van salesforce.com Benelux samen met het sales management van Meyn. Van Bree: 'Tijdens zo'n meeting geeft salesforce.com aan hoe zij als onderneming zelf met Salesforce werkt. Dat is voor Meyn heel nuttig. We horen en zien graag hoe salesforce.com het doet, wat de ‘best practices' zijn. Het krachtige hiervan is dat het live is en geen demo. Het is echt zoals het er bij salesforce.com aan toegaat en hier kan je zelf uiteraard de nodige ideeën van opdoen.'
Tijdswinst
Ook op user-niveau is er veel veranderd in werkwijze. Voorheen was informatie op veel verschillende plekken opgeslagen. Met de invoering van Salesforce kunnen users alles wat ze nodig hebben uit één systeem halen, wat veel tijdswinst oplevert en daardoor een toename van de productiviteit betekent. Van Bree: 'Onze inschatting is dat mensen minimaal een kwartier per week minder kwijt zijn aan het zoeken naar een document. Op jaarbasis betekent dit voor het bedrijf uiteraard een flinke kostenbesparing. Ook de transparantie van de pijplijn aan opportunities is sterk toegenomen, we hebben nu een beter inzicht. Salesforce laat geregeld zien dat er meer opportunities zijn dan er gedacht werd. Meyn kan zich hierdoor als organisatie beter focussen op waar de mogelijkheden liggen.'
De rapportagemogelijkheden van Salesforce zijn zeer uitgebreid. Van Bree: 'Door de rapportages die we maken, kun je snel zien hoe de pijplijn in ieder willekeurig land gevuld is. Dit is uiteraard erg waardevolle informatie voor het management. Vroeger waren dergelijke rapportages niet mogelijk. Alle informatie waar je maar behoefte aan hebt, kan je binnen enkele minuten uit Salesforce halen. In real-time, wat handig is in verband met het tijdsverschil, aangezien onze kantoren zich over de hele wereld verspreid bevinden.'
Ook negatieve zaken moeten gerapporteerd worden. Een voorbeeld hiervan zijn de lost orders. Van Bree: 'Voordat we Salesforce gebruikten, hadden we altijd het vermoeden dat we op het gebied van lost orders met een zwart gat te maken hadden. Door de komst van Salesforce worden alle opportunities gelogd en iedere opportunity is uiteindelijk ofwel succesvol en levert een klant op, of is niet succesvol en is daarmee een lost order. Op dit moment zijn er veel meer gerapporteerde lost orders. De accuraatheid van onze lost order-analyse is met de helft verbeterd.'
Social media
Van Bree: 'Ik denk dat het gebruik van social media binnen bedrijven mainstream gaat worden. Salesforce.com heeft met het oog hierop Salesforce Chatter in het leven geroepen. Wij en andere klanten krijgen deze functionaliteit automatisch tot onze beschikking. Chatter stimuleert kennisoverdracht, het delen van informatie en daarmee samenwerking. Van deze functionaliteit gaan wij zeker gebruik maken in de toekomst. Als Meyn willen we mee met de laatste ontwikkelingen binnen de cloud. Ook wij willen net als heel veel andere ondernemingen de vruchten plukken van technologische ontwikkelingen en daardoor efficiënter gaan werken.'
