Bestuursraad ministerie VenJ gaat mobiel digitaal

De bestuursraad alsmede een groot aantal directieleden, managers en zelfs mogelijk binnenkort de staatssecretaris van het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) zijn de eersten van de topambtenaren van de elf departementen die binnenkort ook ‘mobiel digitaal’ gaan. Mobiel digitaal door gebruik te maken van de DigiJust-app op hun iPad.

Digitaal en mobiel werken met de DigiJust app
DigiJust, de naam van de applicatie waarmee de gehele documentenstroom bij het ministerie van Veiligheid en Justitie digitaal wordt afgehandeld, biedt middels de app de mogelijkheid om plaats- en tijdonafhankelijk beleidsstukken, kamervragen, burgerbrieven of wetsvoorstellen digitaal te kunnen inzien, in pdf te bewerken en geparafeerd door te zenden. Het is bedoeld voor de staatssecretaris, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal en diverse afdelingsdirecteuren die een grote hoeveelheid documenten moeten beoordelen en dikwijls onderweg zijn.

Tijdens het iBestuur congres 2013 van 24 januari presenteerden Jan Medendorp, projectleider implementatie DigiJust, en Peter Nuijten, deelprojectleider mobiel DigiJust de DigiJust app. Er werd gedemonstreerd hoe er met behulp van deze app voortaan ook mobiel stukken kunnen worden goed- of afgekeurd, dan wel becommentarieerd. Volgens Medendorp wordt daarmee in een grote behoefte voorzien. Niet alleen bij het ministerie van Veiligheid en Justitie,maar ook bij andere departementen.  

Beperkt budget, beperkte functionaliteit, kort tijdsbestek
Medendorp geeft een schets hoe de app in een kort tijdsbestek (2,5 maand) en met een beperkt budget, succesvol is ontwikkeld en draagvlak heeft gekregen bij het voltallige management van Veiligheid en Justitie. De aanpak bestond uit twee workshops, waarbij onder het credo ‘less is more’ is bewerkstelligd dat op basis van de input (‘must haves’ en wensenlijst) uit de eerste workshop, een paar dagen later een (mogelijke) oplossing en de haalbaarheid daarvan, werd vastgesteld. Participanten in de workshops waren naast DigiJust-deskundigen een projectleider van het Dienstencentrum van het kerndepartement, technische- en applicatiebeheerders van het Gemeenschappelijk Dienstencentrum ICT (GDI) en een senior app consultant en lead app developer van Atos. Laatstgenoemde had verder deskundigheid beschikbaar om de technische realisatie uit te voeren en was daarnaast betrokken bij het opstellen van de functionele- en technische specificaties voor de app, de trainingen en de implementatie. De informatie die via de app loopt is beveiligd via Good.

Deze realisatie is uitgevoerd in nauwe samenwerking met het GDI die tevens het beheer van de DigiJust-applicatie voor het departement verzorgt. Het pilottraject bestond uit 25 voornamelijk leidinggevenden van het ministerie van Veiligheid en Justitie, ofwel een afspiegeling van de toekomstige gebruikersgroep.

Succes DigiJust app
Het resultaat was goed, mede vanwege het feit dat het team goed op elkaar was ingespeeld benadrukken Medendorp en Nuijten, zowel aan opdrachtgever- als opdrachtnemer zijde: een goed mature niveau van de betrokkenen, goede en open samenwerking, een slimme werkwijze met korte lijnen, commitment en hoge prioriteit van dit project en ‘last, but not least’ vertrouwen in elkaar. Dat laatste was hard nodig want het management van het ministerie van Veiligheid en Justitie heeft haar nek wel degelijk uitgestoken.

Uitdagingen waren: nieuwe technologie, een ambitieus project  en onduidelijkheid of het allemaal ging lukken. Eind goed, al goed! Wat expliciet bijdraagt in het succes is de daadwerkelijke behoefte aan de geboden functionaliteit bij het management. Er was goed geluisterd in het voortraject en daarmee draagvlak om hier snel actie op te nemen door beschikbaar te zijn voor vragen, testen, aansluitend instructie en het daadwerkelijk gebruik van de DigiJust app op de iPad. Daarmee kan het management van Veiligheid en Justitie, zoals men is gewend, in de trein, auto of thuis mobiel digitaal doorwerken, echter nu zonder de stapels papieren documenten.