In veel organisaties vormt de informatievoorziening een kritische succesfactor voor het behalen van de doelstellingen. De informatievoorziening vraagt voortdurende investeringen en ook veelal hoge operationele kosten. Toetsing en analyse hiervan zijn dan ook essentieel. De methode Information Infrastructure Economics kan het management helpen om de efficiëntie en effectiviteit van de informatie-infrastructuur te evalueren, meent een management-consultant van Parmenides.
Om de kosten en baten van informatievoorziening binnen organisaties vast te stellen is een methode ontwikkeld: Information Infrastructure Economics (IIE). De methode is gebaseerd op een ‘vraag en aanbod’-benadering van informatievoorziening en is verwant aan Informatie Infrastructuur Management, een methode voor het managen, ontwikkelen, beheren en gebruiken van informatie-infrastructuren.
De informatie-infrastructuur bestaat uit de gegevensinfrastructuur (kennis en informatie), de applicatie-infrastructuur (softwarepakketten, ontwikkelde maatwerksystemen) en de technische infrastructuur (hardware, systeemsoftware, datanetten). De infrastructuur omvat zowel bestaande (operationele) componenten als componenten die in ontwikkeling zijn. De methode IIE voor de beoordeling van kosten en baten neemt al deze componenten in beschouwing.
IIE bestaat uit vijf fasen: vaststellen van de doelstellingen, beoordelen van de gewenste informatie-infrastructuur (de vraagzijde), beoordelen van de aanwezige informatie-infrastructuur (de aanbodzijde), beoordelen van de kosten, consolideren en prioriteren.
Gewenste infrastructuur
Tijdens de fase vaststellen van de doelstellingen (de kick-off’) worden het onderzoeksgebied, de doelstellingen en de beschikbare tijd en middelen voor het IIE-onderzoek vastgesteld. Afhankelijk van de doelstellingen van het onderzoek wordt meer of minder gewicht toegekend aan de erop volgende fasen.
Tijdens de fase beoordelen van de gewenste informatie-infrastructuur (de vraagzijde) worden de eisen ten aanzien van informatievoorziening geïnventariseerd, zoals informatiebehoeften en serviceniveaus, en wordt vastgesteld in hoeverre hieraan wordt voldaan. De doelstelling hiervan is het identificeren en onderbouwen van de eisen, onafhankelijk van het (bestaande) aanbod van informatievoorziening. Deze onderbouwing vindt plaats door de eisen te relateren aan de doelstellingen van de organisatie (dan wel het organisatie-onderdeel), en door het categoriseren van de infrastructuurcomponenten, zoals de verschillende applicaties, waarop de eisen betrekking hebben.
Het relateren van eisen aan doelstellingen van de organisatie (organisatie-onderdeel) kan plaatsvinden met behulp van de techniek van impact-analyse. Eisen en doelstellingen worden in een matrix vastgelegd; door middel van een cijfer wordt aangegeven in hoeverre een eis bijdraagt aan de realisatie van een doelstelling. Een ‘5’ geeft aan dat een bepaalde eis essentieel is voor de realisatie van een doelstelling, een ‘1’ dat een bepaalde eis in het geheel niet relevant is voor de realisatie van een bepaalde doelstelling. Uit deze analyse kan bijvoorbeeld blijken dat bepaalde eisen niet of nauwelijks bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen van een organisatie. Deze kunnen vervolgens geschrapt worden of van een lage prioriteit worden voorzien ten behoeve van de fase consolideren en prioriteren. Anderzijds kan tijdens deze analyse ook blijken dat er bepaalde doelstellingen zijn die (nog) niet ondersteund worden door bepaalde systeemeisen. Deze eisen moeten dan alsnog geformuleerd worden en meegenomen worden in de verdere beschouwing.
Een ander aspect van de analyse van de gewenste informatie-infrastructuur is het categoriseren van de onderdelen van de informatie-infrastructuur waarop de eisen betrekking hebben. Afhankelijk van de categorie waartoe een component gerekend kan worden, zijn verschillende evaluatietechnieken van toepassing, zoals in de beschrijving van de fase ‘consolideren en prioriteren’ nader wordt toegelicht. Een component kan voorwaardenscheppend zijn, onmisbaar, bijdragen aan de efficiëntie of de effectiviteit, de organisatie een voorsprong geven op de concurrenten of experimenteel zijn. Afhankelijk van de categorie waartoe een onderdeel behoort, zijn verschillende evaluatietechnieken van toepassing. Bij de beschrijving van de fase ‘consolideren en prioriteren’ wordt dit nader toegelicht. Deze categorisering is dynamisch en verandert in de loop van de tijd. Een bepaalde applicatie is aanvankelijk experimenteel, behoort vervolgens tot de categorie concurrentievoordeel, en daarna tot de categorie efficiëntie. De evaluatie van de kosten en de baten van een dergelijke applicatie dient dan ook in de loop van de tijd overeenkomstig aangepast te worden.
De resultaten van deze fase worden vastgelegd in een zogenaamd vraagprofiel; dit bevat alle eisen met betrekking tot de informatievoorziening, voorzien van een onderbouwing.
Aanwezige infrastructuur
In de fase beoordelen van de aanwezige informatie-infrastructuur (de aanbodzijde) wordt het aanbod van de informatievoorziening binnen een organisatie geïnventariseerd, zoals de beschikbare informatiesystemen, de aanwezige hardware, de diensten die geleverd worden, de aanwezige functies en processen met betrekking tot systeemontwikkeling en -beheer, enzovoort.
Deze fase is te vergelijken met het samenstellen van een catalogus van alle geleverde diensten, op alle onderdelen van de informatie-infrastructuur: de gegevensinfrastructuur (kennis, informatie), de applicatie-infrastructuur (softwarepakketten, ontwikkelde maatwerksystemen) en de technische infrastructuur (hardware, systeemsoftware, datanetten). Tijdens deze fase wordt tevens aandacht geschonken aan de organisatie van de informatievoorziening door het analyseren van aspecten als centralisatie/decentralisatie en concentratie/deconcentratie. De belangrijkste doelstelling van deze fase is te komen tot een zogenaamd aanbodprofiel waarin alle aangeboden diensten zijn vastgelegd. Dit profiel dient ter toetsing van het vraagprofiel, zoals vastgesteld tijdens de analyse van de gewenste informatie-infrastructuur: vraag en aanbod worden in de fase ‘consolideren en prioriteren’ onderling vergeleken.
Tijdens de fase ‘beoordelen van de kosten’ worden de kosten van de gewenste en de aanwezige informatie-infrastructuur geïnventariseerd en geanalyseerd. De mate van gedetailleerdheid van deze analyse hangt, behalve van de doelstelling van het onderzoek, ook af van de beschikbaarheid van relevante kostengegevens.
In de fase ‘consolideren en prioriteren’ worden alle gegevens geanalyseerd die tijdens de voorafgaande analysestappen zijn verzameld. Door het vergelijken van de gewenste en de gevraagde informatie-infrastructuur (vraag en aanbod) worden die eisen geïdentificeerd waarin de informatie-infrastructuur niet voorziet of waar die tekortschiet. Ook worden diensten of elementen geïdentificeerd die wel geboden worden, maar niet of in mindere mate vereist zijn. Deze laatste categorie komt in aanmerking voor verbetering van de effectiviteit van de informatievoorziening. Ook kunnen tijdens deze fase efficiëntieverbeteringen geïdentificeerd worden door aan de hand van de vergelijking van vraag en aanbod na te gaan of de middelen op de juiste wijze worden ingezet.
Eisen die zijn vastgelegd in het vraagprofiel, maar op dit moment niet (of niet in de juiste mate) geleverd worden, leiden tot verbetervoorstellen met betrekking tot de informatie- infrastructuur. Deze moeten geëvalueerd en geprioriteerd worden.
Evaluatie
Voor de evaluatie worden de hieronder genoemde technieken onderscheiden. Ze zijn toe te passen afhankelijk van de aard van het onderdeel van de informatie-infrastructuur waarop het voorstel betrekking heeft, zoals vastgesteld tijdens de fase ‘analyse vraagzijde’.
Kosten-en-batenanalyse. Dit is een evaluatietechniek waarbij alle kosten en baten die samenhangen met een project gekwantificeerd worden in geld; het gaat niet alleen om de eenvoudig te kwantificeren elementen. De kosten van ontwikkeling, implementatie en operationeel gebruik en beheer worden afgezet tegen de waardering van de baten (kostenbesparing of verschuiving van kosten). De kosten die optreden wanneer de functionaliteit niet door middel van een (geautomatiseerd) informatiesysteem, maar handmatig wordt gerealiseerd, worden bepaald;
Utiliteitsbaten: een evaluatietechniek, met name geschikt voor infrastructurele componenten van de informatie-infrastructuur. De evaluatie geschiedt aan de hand van de utiliteit (het nut) die componenten ervaren die gebruik maken van deze infrastructurele componenten;
Baten ontleding: Deze evaluatietechniek kan met name toegepast worden wanneer baten niet geheel maar slechts gedeeltelijk in geld zijn uit te drukken. Deze techniek gaat ervan uit dat ook niet-kwantificeerbare baten zijn op te splitsen in kwantificeerbare onderdelen. De oorspronkelijke baten worden geanalyseerd en ontleed. Dit proces van ontleden wordt zolang voortgezet tot de baten te formuleren zijn in kwantificeerbare elementen. Zo is dienstverlening te ontleden in reactietijd (en andere elementen); veranderingen in reactietijd kunnen vertaald worden in geld. Door de baten van een projectvoorstel niet uitsluitend te formuleren in termen van gevolgen voor de dienstverlening, maar ook in de gevolgen die het heeft voor de reactietijd en geld, zijn de baten te evalueren.
Budget maximering: een evaluatietechniek die toegepast kan worden wanneer baten in het geheel niet te kwantificeren zijn, maar indien de afweging intuïtief plaatsvindt. In dat geval worden de maximaal toegestane projectkosten gelimiteerd. Deze evaluatietechniek kan met name toegepast worden bij r&d-achtige projecten.
Wanneer de afzonderlijke verbetervoorstellen geëvalueerd zijn, kan het nodig zijn prioriteiten te stellen binnen een portfolio van voorstellen. Een techniek die hiervoor gebruikt kan worden is Information Economics. Hierbij worden verbetervoorstellen beoordeeld aan de hand van een aantal criteria die zijn onderverdeeld in een bedrijfsdomein en een technologiedomein. Criteria in het bedrijfsdomein zijn onder andere de roi (return on investment), de aansluiting op de strategie, het concurrentievoordeel. Criteria in het technologiedomein zijn onder andere de aansluiting op de informatie-architectuur, de technische onzekerheid en de infrastructurele risico’s. Criteria kunnen tot positieve en tot negatieve scores leiden.
Toekenning van scores
De eerste stap in de toepassing van deze techniek is de toekenning van gewichten aan elk van deze criteria, specifiek voor de organisatie en het moment waarop de organisatie deze evaluatie uitvoert. In het algemeen is het belang van criteria in het bedrijfsdomein afhankelijk van de marktstrategie van de organisatie: voor een zogenaamde ‘costleader’ zal de roi relevant zijn en zwaar wegen, voor een zogenaamde ‘innovator’ zal het criterium van concurrentievoordeel zwaar wegen.
De tweede stap is het beoordelen van alle verbetervoorstellen op de verschillende criteria in het bedrijfs- en het technologiedomein. Hierbij worden verschillende disciplines (informatici, materiedeskundigen, enzovoort) ingeschakeld. Op basis van discussies en het uitwisselen van standpunten zal er uiteindelijk een gezamenlijk standpunt ontstaan met betrekking tot de toe te kennen scores.
Tot slot worden de toegekende scores getotaliseerd en getoetst aan de maximaal haalbare positieve en negatieve scores. Afhankelijk van de score van een verbetervoorstel ten opzichte van de maximaal haalbare positieve en negatieve scores kan er een besluit worden genomen over de realisatie van een verbetervoorstel. Projecten met een relatief hoge score op de positieve criteria en een relatief lage score op de negatieve criteria komen in aanmerking voor voortzetting. Projecten met een relatief lage score op de positieve criteria en een relatief hoge score op de negatieve criteria dienen geannuleerd te worden. Projecten tussen deze uitersten moet men heroverwegen. Men moet nagaan of er maatregelen genomen kunnen worden waardoor de score op de positieve criteria toeneemt en de score op de negatieve criteria afneemt.
Samenvattend kan gesteld worden dat Information Infrastructure Economics een effectief hulpmiddel is voor organisaties die op een gedegen wijze de kosten en baten van informatievoorziening willen afwegen. De methode omvat een aantal bestaande en bewezen technieken en sluit nauw aan bij een eigentijdse methode voor het managen van informatie-infrastructuur.
Ing. B.C.H. van den Camp, management consultant Parmenides bv te Amsterdam
LITERATUUR
Uijttenbroek, A.A., Sietsma, J. Hice, G.F., Camp, B.C.H. van den, Informatie Infrastructuur Management. Lansa Publishing
Het beoordelen van investeringen in informatietechnologie. Informatie, Oosterhaven (1992)
Information Economics. Journal of Information Technology, Wiseman (1992)
